先月辞めた人から、ある日電話がかかってきます。「転職先に出すので、退職証明書をもらえますか」。
このとき、たいていの会社がやることは決まっています。ネットで「退職証明書 テンプレート」と検索し、出てきた様式をダウンロードして、在籍期間、職種、役職、給与、退職理由——欄が並んでいるので、全部埋める。印鑑を押して、郵送する。丁寧に対応したつもりで、むしろ気持ちよく終わる手続きです。
ところが、この「全部埋める」が、条文の形と逆を向いています。労働基準法22条は、退職証明書を「会社が作って渡す紙」としては作られていません。本人が請求した項目だけを証明する紙として作られていて、請求されていない項目を書くことは、同じ条文の3項で禁止されています。しかも罰則付きです。出さないことと、書き足すことが、同じ罰条に並んでいる——これが、テンプレートを探す前に知っておきたいことです。
この記事では、退職証明書の発行義務の範囲、書ける項目と書いてはいけない項目、解雇理由証明書（22条2項）との違い、そして自社が中途採用する側として提出を求めるときの線を、条文と行政通達の原文で整理します。
そもそも、法律に「退職証明書」という言葉はない
最初に、言葉の話をひとつ。労働基準法に「退職証明書」という用語は出てきません。条文の見出しは「退職時等の証明」で、本文はただ「証明書」と書かれています。
労働者が、退職の場合において、使用期間、業務の種類、その事業における地位、賃金又は退職の事由（退職の事由が解雇の場合にあつては、その理由を含む。）について証明書を請求した場合においては、使用者は、遅滞なくこれを交付しなければならない。（労働基準法22条1項）
この条文からは、3つのことが読めます。
ひとつ目。交付義務は「請求した場合」に発生します。 退職する人全員に渡す紙ではありません。退職の手続きを一式そろえるときに、辞める人全員へ自動で発行している会社もありますが、それは条文が求めていることを超えた親切です（禁じられてはいません。後述する3項の範囲に気をつける限りです）。
ふたつ目。証明する対象は5つに限られています。 使用期間、業務の種類、その事業における地位、賃金、退職の事由。この5つだけです。
三つ目。様式の定めがありません。 この条文には「厚生労働省令で定める様式による」といった委任がなく、労働基準法施行規則にも22条の証明書に対応する様式はありません。厚生労働省の主要様式ダウンロードコーナーに並んでいるのは、36協定届や就業規則の届出といった「届け出る紙」で、この証明書は入っていません。つまり書式は自社で作ってよく、公式の正解はありません。市販のテンプレートを使うことに問題はありませんが、そのテンプレートが条文の5項目をどう扱っているかは、使う側が見る必要があります。
「法定様式がない」と「書く内容が自由」は別の話です。様式は自由、項目は条文、という組み合わせになっています。
書けるのは5項目、それも「請求されたものだけ」
ここが、この紙のいちばん独特なところです。
前二項の証明書には、労働者の請求しない事項を記入してはならない。（労働基準法22条3項）
請求された項目だけを書く。逆に言えば、本人が「在籍期間だけ証明してください」と言ってきたら、書くのは在籍期間だけです。職種も役職も給与も退職理由も、書いてはいけません。
5項目それぞれの中身を整理します。
| 条文の項目 | 書く内容 | 実務で迷うところ | | --- | --- | --- | | 使用期間 | 雇い入れた日から退職日まで | 試用期間も雇用されていた期間なので含まれる。有期契約を更新してきた人は通算の期間 | | 業務の種類 | 担当していた仕事 | 「営業」「調理」「介護職」など職種レベルで足りる。評価や習熟度は項目ではない | | その事業における地位 | 退職時の役職・立場 | 役職がなければ「一般社員」等。昇格の履歴は請求されていなければ書かない | | 賃金 | 支給していた賃金 | どの時点の・どの範囲かは請求の内容で変わる。控除前か控除後かを本人に確認する | | 退職の事由 | 自己都合・契約期間満了・定年・解雇など | 解雇の場合は「その理由を含む」と条文が書いている（後述） |
そして、ここに書いてはいけないものがあります。勤務態度、遅刻や欠勤の回数、他の社員との関係、再雇用したいかどうか、退職時に揉めた経緯——これらはどれも5項目のどこにも入りません。本人が請求していないのだから、書けば3項違反です。
「出さない」と「書き足す」が、同じ罰則に並んでいる
ここが、上位の解説記事があまり踏み込んでいないところです。罰則条文を見ると、22条は2段に分かれています。
次の各号のいずれかに該当する者は、三十万円以下の罰金に処する。
一 第十四条、第十五条第一項若しくは第三項、第十八条第七項、第二十二条第一項から第三項まで、第二十三条から第二十七条まで（以下略）（労働基準法120条1号）
1項（請求に応じて交付する）から3項（請求しない事項を書かない）までが、ひとまとめに30万円以下の罰金です。つまり、求められた証明書を出さないことと、求められていないことを書き足すことは、同じ重さの違反として扱われています。良かれと思って1行書き添えるのは、法的には「出さない」のと同じ列に並ぶ行為です。
一方、4項は別の条文に入っています。
使用者は、あらかじめ第三者と謀り、労働者の就業を妨げることを目的として、労働者の国籍、信条、社会的身分若しくは労働組合運動に関する通信をし、又は第一項及び第二項の証明書に秘密の記号を記入してはならない。（労働基準法22条4項）
この4項は、119条1号で6月以下の拘禁刑又は30万円以下の罰金です。解雇予告（20条）や解雇制限（19条）と同じ段に置かれています。いわゆるブラックリストや、証明書に第三者だけが分かる印をつけて次の就職を妨げる行為を禁じた規定で、同じ22条の中でも罰則の重さが変わります。
実務で踏みやすいのは3項のほうですが、転職先から電話で「あの人、どうでしたか」と聞かれて踏み込んだ話をしてしまう場面は、4項の趣旨にかかる可能性があります。応募者の情報をめぐる線は、応募者のSNS確認は違法かでも別角度から整理しています。
だから、最初にやるのは「どの項目を請求しますか」の確認
条文の構造がこうなっているので、手続きの最初の一手は、テンプレートを探すことではありません。請求の内容を確認することです。
請求の方法について、条文は何も定めていません。書面でなければならないとは書かれていないので、電話での口頭の請求でも交付義務は発生します。ただ、どの項目を請求されたのかは記録に残しておかないと、3項を守ったことを後から説明できません。メール1本で足ります。
※記入例（筆者が作成した文例です。実在の企業のものではありません）
○○様
退職証明書のご依頼をありがとうございます。発行にあたり、証明する項目をお知らせください。法律上、証明書に記載できるのは次の5つのうち、ご本人が請求された項目のみとなっています。
1. 在籍期間 2. 業務の種類（職種） 3. 当社における地位（役職） 4. 賃金 5. 退職の事由
必要な項目の番号と、提出先から指定されている様式があればお送りください。4の賃金については、月額・年額、控除前・控除後のどちらで記載するかもあわせてお知らせいただけますと助かります。
このメールには、もうひとつ効き目があります。本人が「退職証明書」と言いながら、実際に必要なのは別の書類だった、という取り違えがここで分かることです（この点は後半でまとめます）。
解雇理由証明書（22条2項）は、同じ条文の中の別の紙
22条には2項があり、こちらは在職中に請求される紙です。
労働者が、第二十条第一項の解雇の予告がされた日から退職の日までの間において、当該解雇の理由について証明書を請求した場合においては、使用者は、遅滞なくこれを交付しなければならない。ただし、解雇の予告がされた日以後に労働者が当該解雇以外の事由により退職した場合においては、使用者は、当該退職の日以後、これを交付することを要しない。（労働基準法22条2項）
1項が「退職の場合において」なのに対し、2項は「解雇の予告がされた日から退職の日までの間」。解雇を告げてから最後の出勤日までの、まだ在職している期間に請求できる証明書です。目的も違います。この2項は2003年の改正で追加されたもので、行政通達は趣旨をこう書いています。
解雇をめぐる紛争を未然に防止し、その迅速な解決を図ることを目的として、現行の退職時証明に加えて、解雇を予告された労働者は、当該解雇の予告がなされた日から当該退職の日までの間においても、使用者に対して当該解雇の理由を記載した証明書の交付を請求できることとし（平成15年10月22日基発第1022001号）
つまり、本人が解雇を争うかどうかを判断するための材料として用意された紙です。渡したくない気持ちが働く場面ですが、請求されたら交付義務があります。
即時解雇のときは、2項は使えない
ここが、この条文のいちばん分かりにくいところで、通達が正面から答えています。
法第22条第2項の規定は、解雇予告の期間中に解雇を予告された労働者から請求があった場合に、使用者は遅滞なく、当該解雇の理由を記載した証明書を交付しなければならないものであるから、解雇予告の義務がない即時解雇の場合には、適用されないものであること。この場合、即時解雇の通知後に労働者が解雇の理由についての証明書を請求した場合には、使用者は、法第22条第1項に基づいて解雇の理由についての証明書の交付義務を負うものと解すべきものであること。（平成15年10月22日基発第1022001号）
解雇予告手当を払って当日で辞めてもらった場合、「予告された日から退職の日までの間」という期間がそもそも存在しません。だから2項は働かない。けれども1項の「退職の事由（解雇の場合はその理由を含む）」として、交付義務は残ります。
逆向きの救済もあります。
労働者が解雇予告の期間中に当該解雇の理由について証明書を請求した場合は、その日以後に労働者が当該解雇以外の事由で退職した場合を除いて、使用者は、当該解雇予告の期間が経過した場合であっても、法第22条第2項に基づく証明書の交付義務を負うものであること。この場合、労働者は、当該解雇予告の期間が経過したからといって、改めて法第22条第1項に基づき解雇の理由についての証明書を請求する必要はないこと。（平成15年10月22日基発第1022001号）
予告期間中に請求された証明書を、退職日が来てから「期間が過ぎたので無効です」と扱うことはできません。請求の効力は残ります。
4つの場面を表にすると、こうなります。
| 場面 | 請求の時期 | 根拠 | 交付義務 | | --- | --- | --- | --- | | 30日前に予告して解雇 | 予告した日から退職日まで | 22条2項 | あり。退職日を過ぎても、予告期間中の請求は有効 | | 30日前に予告して解雇 | 退職後 | 22条1項 | あり（退職の事由＋その理由） | | 予告手当を払って即日解雇 | 通知後〜退職日 | 22条2項は適用なし | 2項では義務なし。1項で義務を負うと解される | | 予告後、本人が自分から辞めた | 退職日以後 | 22条2項ただし書き | 退職日以後は交付不要 |
なお、予告手当そのものの計算（試用期間中の人の平均賃金、最低保障）は試用期間で本採用しないとき、解雇予告手当はいくら払うのかで扱っています。この記事は「証明書を求められたときに何を書くか」の話なので、混ぜずに分けて読んでください。
解雇理由は「就業規則の条項の内容＋該当するに至った事実関係」
では、解雇の理由はどう書くのか。ここも通達が記載内容を定めています。
「解雇の理由」については、法第22条第1項に基づく請求における場合と同様に、具体的に示す必要があり、就業規則の一定の条項に該当する事実が存在することを理由として解雇した場合には、就業規則の当該条項の内容及び当該条項に該当するに至った事実関係を証明書に記入しなければならないものであること。（平成15年10月22日基発第1022001号）
必要なのは2つ。条項の内容と、その条項に該当するに至った事実関係です。条文番号だけでは足りません。
※記入例（筆者が作成した文例です。実在の企業のものではありません）
Before
解雇の理由：就業規則第48条第1項第3号に基づく。
After
解雇の理由：当社就業規則第48条第1項第3号は「正当な理由なく無断欠勤が14日以上に及んだとき」を解雇事由として定めています。貴殿は2026年8月18日から同年9月8日まで、事前の連絡なく出勤せず、当社から8月20日・8月27日・9月3日に電話および書面で連絡を試みましたが応答がありませんでした。同号に該当するものとして、9月10日付で解雇を通知しました。
Afterは、条項の文言、該当するとした事実、日付、会社が取った対応が1つの段落に並んでいます。書く手間はかかりますが、手間をかけて書けるかどうかが、そのまま解雇の中身が整理できているかの検算になります。条項の文言を書き写せない、該当する事実を日付で並べられない、という状態で証明書だけ整えても、先の話し合いで持ちません。
ひとつ注意点を添えると、ここに書いた理由が、後の話し合いの土台になります。思い出した順に理由を足していく形にはしない方が安全です。証明書を出す前に、事実関係を時系列で一度まとめておく。解雇に伴う助成金の扱いは解雇で助成金が止まる期間で別に整理しています。
いつまで請求されるのか——退職から2年
「3年前に辞めた人から請求が来た」というとき、応じる義務があるのかどうか。条文に「証明書」という語で期限は書かれていません。根拠になるのは時効の規定です。
この法律の規定による賃金の請求権はこれを行使することができる時から五年間、この法律の規定による災害補償その他の請求権（賃金の請求権を除く。）はこれを行使することができる時から二年間行わない場合においては、時効によつて消滅する。（労働基準法115条）
証明書の請求権は、この「その他の請求権」に含まれると解されています（条文に「証明書」と名指しされているわけではありません）。したがって退職から2年が目安です。なお同じ115条の賃金の5年は、143条3項により「当分の間」3年と読み替えられていて、賃金と証明書で年数が違います。
実務として効くのは、年数そのものではなく2年のあいだ、請求されたら書ける状態を保つことです。在籍期間、職種、役職、賃金——これらは労働者名簿と賃金台帳を見れば書けます。この2つの保存期間は労働者名簿・賃金台帳の保存期間は5年か3年かで整理したとおり、証明書の2年より長いので、台帳をきちんと残していれば証明書は作れます。
本人が本当に欲しいのは、別の紙かもしれない
退職をめぐる書類は名前が似ていて、本人も取り違えます。4枚を仕分けておきます。
| 書類 | 根拠 | 誰が誰に出すか | 何に使うか | | --- | --- | --- | --- | | 退職証明書（退職時等の証明） | 労基法22条 | 会社 → 本人（請求があったとき） | 転職先への提出、国民健康保険・国民年金の手続き、離職票が届く前のつなぎ | | 離職票（雇用保険被保険者離職票） | 雇用保険法 | ハローワーク →（会社経由で）本人 | 失業給付の手続き。会社は資格喪失届と離職証明書を提出する | | 健康保険の資格喪失証明書 | 健康保険の実務 | 会社または保険者 → 本人 | 国民健康保険への加入、家族の被扶養者認定 | | 在職証明書・就業証明書 | 法定ではない | 会社 → 本人 | 保育所の入所申請、融資審査など。22条の対象ではない |
いちばん多い取り違えは、離職票を待っている人が「退職証明書」と言ってくるケースです。退職証明書を急いで作っても失業給付の手続きはできません。逆に、国民健康保険の加入手続きのように「退職日が分かる紙」が要るだけの場面なら、離職票を待たずに退職証明書で足りることがあります。だから最初に「何の手続きに使いますか」を聞くのが早い。
会社側の手続きのほうは、資格喪失届の喪失原因の選び方（雇用保険の資格喪失届の喪失原因）と、離職理由欄の書き方（離職証明書の離職理由欄（⑦欄）の書き方）が別にあります。退職証明書の「退職の事由」と、離職証明書の離職理由を食い違わせないこと。同じ退職を2枚の紙で別に説明すると、本人からも窓口からも問い合わせが来ます。
「転職先に直接送ってほしい」と言われたら
条文は「遅滞なくこれを交付しなければならない」と書いています。交付の相手は、請求した労働者本人です。転職先の会社へ会社から直送することを義務づけた条文ではありません。
本人の依頼で転職先へ送る場合、それは本人以外への情報の提供になります。個人データの第三者提供には本人の同意が必要（個人情報保護法27条1項）なので、口頭の依頼だけで進めず、本人の依頼をメール等の形で残してから送る。原則は本人に渡し、本人が提出する形がいちばん簡単です。
採用する側として、提出を求めるときの3つの線
ここまでは出す側の話でした。自社が中途採用をするときは、立場が入れ替わります。「前職の退職証明書を出してください」と応募者や内定者に求める場面です。上位の解説記事はほとんどが出す側で書かれているので、求める側の線をまとめておきます。
第1の線。前職には、こちらの様式に従う義務がありません。 22条は、本人が前職に請求して前職が交付する紙です。採用する会社が様式を指定しても、前職はその様式で作る義務を負いません。項目の順番が違う、記載の粒度が違う、押印がない——そういう紙が返ってくることは普通にあります。だから入社日や入社手続きを、証明書の到着に紐づけないこと。「証明書が届いてから雇用契約書を交わす」という段取りを組むと、前職の処理速度に自社の採用が引きずられます。
第2の線。項目を増やさせる形は、条文の構造と逆向きです。 請求できるのは本人で、書けるのは本人が請求した項目だけ（3項）。採用する側が「退職理由も必ず書かせてください」と指定すると、形としては本人の請求でも、実質は会社が項目を決めていることになります。その紙を受け取ること自体が違法になるわけではありませんが、前職の側には書けないものもあるという前提で設計しておくほうが、現場は回ります。
第3の線。そもそも、何のために集めるのか。 応募者の個人情報の収集は、職業安定法が範囲を定めています。
（前略）求職者、労働者になろうとする者又は供給される労働者の個人情報（中略）を収集し、保管し、又は使用するに当たつては、その業務の目的の達成に必要な範囲内で、厚生労働省令で定めるところにより、当該目的を明らかにして求職者等の個人情報を収集し、並びに当該収集の目的の範囲内でこれを保管し、及び使用しなければならない。（職業安定法5条の5第1項）
「必要な範囲内」で「目的を明らかにして」。経歴の確認が目的なら、在籍期間と職種で足りることが多く、前職の賃金額や退職理由まで要るかは一度考える価値があります。前職に直接問い合わせる形を取るなら、同意の取り方がさらに変わります（リファレンスチェックの同意は誰が取る？）。
そして、退職証明書の提出を労働者側に義務づける条文は見当たりません。 22条は「請求した場合に交付しなければならない」という構造で、本人に提出を命じる規定ではありません。出してもらえないこと自体を前提に、代わりの書類で回す段取りを持っておくのが現実的です。
| 確認したいこと | 退職証明書でなくても足りる書類 | | --- | --- | | 雇用保険の加入歴 | 雇用保険被保険者証（被保険者番号） | | 年金の加入歴 | 基礎年金番号（基礎年金番号通知書・年金手帳） | | 前職の給与と源泉徴収 | 前職の源泉徴収票（年末調整で必要） | | 税・社会保険の手続き | マイナンバー（収集のタイミング） |
※記入例（筆者が作成した文例です。実在の企業のものではありません）
ご提出のお願い：入社手続きのため、雇用保険被保険者証、基礎年金番号が分かる書類、前職の源泉徴収票をご用意ください。
前職の在籍期間の確認のため、退職証明書をお持ちの方はあわせてご提出ください（お持ちでない場合、ご用意いただく必要はありません。当社の様式は指定しません）。証明書の発行は前職に対するご本人の請求によるものですので、記載項目はご本人が必要と判断された範囲で差し支えありません。
「お持ちでない場合は不要」と書いてあるだけで、入社手続きが止まる確率は下がります。
やりがちなNGと、直す順番
| やりがちなこと | 条文・通達の根拠 | 直し方 | | --- | --- | --- | | テンプレートの全欄を埋めて渡した | 22条3項（請求しない事項を記入してはならない）／120条1号で30万円以下の罰金 | 請求項目をメールで確認し、その項目だけ書く | | 勤務態度や欠勤回数を書き添えた | 5項目のどこにも入らない | 削る。所見を書く欄は作らない | | 「請求されたら出せばいい」と口頭依頼を放置した | 1項の交付義務は口頭の請求でも発生 | 受付の記録を残し、遅滞なく交付する | | 即時解雇だったので2項はないと考え、何も出さなかった | 通達＝即時解雇は2項の適用外だが1項で義務 | 退職後の請求には1項で交付する | | 解雇理由に就業規則の条番号だけ書いた | 通達＝条項の内容＋該当するに至った事実関係 | 条項の文言と、日付入りの事実を書く | | 退職証明書の退職事由と離職証明書の離職理由が違う | 同じ退職を2枚で別に説明している状態 | 先に事実を1つ決め、両方の紙を合わせる | | 本人を飛ばして転職先へ直送した | 22条は本人への交付／個人情報保護法27条1項 | 本人に渡す。依頼があれば記録を残してから送る | | 採用で「当社様式の退職証明書」を必須にした | 22条は本人の請求に応じて前職が作る紙 | 任意に切り替え、代替書類で確認する |
直す順番は、上から2つです。請求項目の確認を手順に入れることと、所見を書く欄を様式から消すこと。この2つを先に片付けておくと、担当者が親切心で踏む落とし穴がなくなります。
自分の求人はどこでつまずくか
退職の手続きが丁寧にできても、抜けた1人分の仕事は残ります。そこから先は、募集の話に戻ります。何の仕事を任せるのか、どんな一日になるのか、給与の幅と休日をどう書くのか——辞めた人の後任ほど、「前と同じ条件で」と求人を出し直してしまいがちな場面です。
よくある質問（FAQ）
Q. 電話で「退職証明書をください」と言われただけですが、出す義務はありますか？ A. あります。労働基準法22条1項は「請求した場合においては、使用者は、遅滞なくこれを交付しなければならない」と定めていて、請求の方法を書面に限っていません。口頭の請求でも交付義務は発生します。ただし、記載できるのは本人が請求した項目だけ（3項）なので、どの項目を請求されたのかはメール等で確認し、記録に残しておくことをおすすめします。請求内容が曖昧なまま全項目を埋めると、3項違反の側に寄ってしまいます。
Q. 退職証明書に会社印は必要ですか。決まった様式はありますか？ A. 労働基準法22条には様式の定めがなく、施行規則にも対応する様式はありません。厚生労働省の主要様式ダウンロードコーナーにも載っていないので、自社の書式で作ることになります。押印を義務づける条文もありませんが、提出先（転職先、市区町村の窓口など）が社名・所在地・代表者名の記載や押印を求めることがあるため、実務上は入れている会社が多い形です。提出先の指定がある場合は、本人に確認するのが早いです。
Q. 自己都合か会社都合かを書くよう求められました。書いていいのでしょうか？ A. 「退職の事由」は22条1項の5項目のひとつなので、本人から請求されたのであれば書きます。書くときに気をつけたいのは、雇用保険の離職証明書に記載する離職理由と食い違わせないことです。同じ退職について、証明書では「自己都合」、離職証明書では別の理由、という状態になると、本人からもハローワークからも照会が来ます。先に事実を1つ決めて、両方の書類を合わせてください。
Q. 懲戒解雇で辞めてもらった人から請求されたら、「懲戒解雇」と書くのですか？ A. 退職の事由を請求されたのであれば、事実として解雇であることを書きます。条文は「退職の事由が解雇の場合にあつては、その理由を含む」としているので、解雇の理由も記載の対象です。その理由の書き方については、平成15年10月22日基発第1022001号が、就業規則の該当条項の内容と、その条項に該当するに至った事実関係を記入しなければならないとしています。条番号だけでは足りません。なお、本人が「在籍期間だけ」を請求しているなら、退職の事由は書きません。
Q. 退職から2年以上たってからの請求は、断ってよいのでしょうか？ A. 労働基準法115条は「災害補償その他の請求権（賃金の請求権を除く。）」の時効を2年としており、証明書の請求権もここに含まれると解されています。したがって2年が目安になります。ただし条文に「証明書」と名指しされているわけではなく、個別の事情で判断が分かれる余地があります。年数が微妙なときや、本人と争いがある状態での請求は、所轄の労働基準監督署または社会保険労務士・弁護士に確認してから回答するのが安全です。台帳が残っていて書ける内容なら、争わずに出してしまうほうが早いこともあります。
この記事は、中小企業の採用運用を支援する SaishiLu（運営：株式会社プラスメイト）が作成しています。求人の書き方から応募対応までを、現場の手順に落として整理しています。