採用が決まって、入社手続きの案内をまとめている最中に手が止まる。「マイナンバーも一緒に出してもらおう」と書きかけて、ふと、これは内定の段階で聞いていいものだったかが分からなくなる。あるいは、入社書類の返送用封筒に「マイナンバーカードのコピー」と刷り込んだまま何年も使っていて、いま急に不安になった。採用を社長や総務の一人で回している会社で、いちばん多いのはこの止まり方です。
このとき多くの人が考えるのが、「早めに集めておいたほうが手続きがスムーズだから、応募書類と一緒にもらっておこう」です。気持ちとしてはまったく自然なのですが、マイナンバーに関しては、これがいちばんやってはいけない方向です。理由は単純で、マイナンバーは「持っていていい期間」が法律で決まっている、採用で扱う書類の中でほとんど唯一のものだからです。早く集めるほど安全になるのではなく、早く集めた分だけ、根拠なく持っている期間が伸びます。
履歴書や職務経歴書なら、少なくとも保存期間そのものを定めた規定はありません（この点は不採用者の履歴書は返却か廃棄かで整理しました）。ところがマイナンバーだけは、集めてよい時期の入口と、捨てなければならない出口の両方が決まっています。この記事では、その入口と出口を、採用の時間軸（選考中・内定後・入社後）に沿って引き直します。条文とガイドラインの原文を確認しながら進めるので、読み終えたら自社の入社案内をそのまま直せる形にします。
大前提：マイナンバーは「誰でも」勝手に持てない
最初に、ほかの個人情報と決定的に違う一点を押さえます。マイナンバーの収集と保管を制限しているのは、番号法（行政手続における特定の個人を識別するための番号の利用等に関する法律）の第20条です。個人情報保護委員会のガイドラインは、この条文をこう説明しています。
何人も、番号法第19条各号のいずれかに該当する場合を除き、他人（注）の個人番号を含む特定個人情報を収集又は保管してはならない。
（出典：個人情報保護委員会「特定個人情報の適正な取扱いに関するガイドライン（事業者編）」第4-3-(3)）
注目してほしいのは主語です。「事業者は」ではなく「何人も」。個人情報保護法の多くの義務は「個人情報取扱事業者」に向けられていますが、番号法20条は誰に対しても、原則として他人のマイナンバーを持つこと自体を禁じています。そして例外（19条各号）のうち会社が日常的に使うのは、給与の源泉徴収、健康保険・厚生年金保険の届出、支払調書の作成といった、法律で決められた手続きのために扱う場合だけです。
つまり順番が逆なのです。「集めてから使い道を考える」のではなく、「その手続きが発生するから、その分だけ持てる」。ここを取り違えると、あとに出てくる話のほとんどがずれていきます。
「事務が発生した時点」が原則、という書き方
では、いつから持てるのか。ガイドラインは提供を求める時期について、こう書いています。
事業者が行う個人番号関係事務においては、個人番号関係事務が発生した時点で個人番号の提供を求めることが原則であるが、本人との法律関係等に基づき、個人番号関係事務の発生が予想される場合には、契約を締結した時点等の当該事務の発生が予想できた時点で個人番号の提供を求めることが可能であると解される。なお、契約内容等から個人番号関係事務が明らかに発生しないと認められる場合には、個人番号の提供を求めてはならない。
（出典：同ガイドライン 第4-3-(1)「2 提供を求める時期」）
三段になっています。原則は「事務が発生した時点」。例外として「発生が予想できた時点」まで前に倒せる。そして最後の一文が効いていて、事務が明らかに発生しないなら、求めてはならない（禁止）と書かれています。「念のため」「あとで要るかもしれないから」は、この三段目に当たります。
採用の時間軸で線を引く
この物差しを、採用の流れに当てていきます。
応募・選考の段階：求めてはいけない
応募者は、まだ雇用されるかどうか分かりません。給与を払う予定も、社会保険に入れる予定も、この時点では確定していない。つまり「個人番号関係事務が明らかに発生しないと認められる場合」に近く、求めてはならない側に立ちます。
これを裏側から確認できるのが、人材派遣会社についてのQ&Aです。
人材派遣会社に登録したのみでは、雇用されるかどうかは未定で個人番号関係事務の発生が予想されず、いまだ給与の源泉徴収事務等の個人番号関係事務を処理する必要性が認められるとはいえないため、原則として登録者の個人番号の提供を求めることはできません。
（出典：個人情報保護委員会「ガイドライン（事業者編）に関するQ&A」Q4-5）
登録しただけでは求められない。採用選考の途中は、これよりさらに手前です。応募フォームの項目や、面接時に持ってきてもらう書類のリストに、マイナンバー（や、マイナンバーカードのコピー）が混ざっていないか。ここは一度見に行く価値があります。応募段階で何を聞いてよいかの全体像は、採用時に戸籍謄本・住民票を提出させていいかと面接で聞いてはいけないことでも扱っています。
なお同じQ4-5には、「登録時にしか本人確認をした上で個人番号の提供を求める機会がなく、実際に雇用する際の給与支給条件等を決める等、近い将来雇用契約が成立する蓋然性が高いと認められる場合」には例外的に求められる、という但し書きもあります。ただしこれは派遣登録という特殊な事情についての説明です。応募者に一度しか会わない、という理由で選考段階の収集が正当化されるわけではないので、そのまま自社の選考に持ち込まないほうが安全です。
内定の段階：条件つきで求められる
いちばん知りたいのはここだと思います。Q&Aに正面から項目があります。
Q4-1 事業者は、「内定者」に個人番号の提供を求めることはできますか。
いわゆる「内定者」については、その立場や状況が個々に異なることから一律に取り扱うことはできませんが、例えば、「内定者」が確実に雇用されることが予想される場合（正式な内定通知がなされ、入社に関する誓約書を提出した場合等）には、その時点で個人番号の提供を求めることができると解されます。
（出典：同Q&A Q4-1）
読み取れることは2つです。ひとつ目は、「内定者だから一律にOK」ではないこと。「内定」と呼んでいても、口頭で「では来月から」と伝えただけの状態と、通知書を出して入社の誓約書を受け取った状態は、この物差しでは別に扱われます。
ふたつ目は、条件として挙げられているのが会社側の書類の有無だということ。正式な内定通知を出しているか、入社に関する誓約書（入社承諾書など）を受け取っているか。どちらも会社が用意すればよいものです。ここを整えると、内定の段階でマイナンバーを求める根拠が立ちます。逆に、内定通知も承諾書もないまま「内定したから」でマイナンバーを集めているなら、先に整えるべきは書類の順番のほうです。
入社後：本来の位置
入社して給与を払う段になれば、源泉徴収も社会保険の届出も現に発生します。ここは迷う余地がありません。実務としては、入社承諾書と一緒に案内して、入社日以降に回収するのがいちばん説明のつきやすい設計です。
ひとつ補足しておくと、雇用形態が変わっても集め直す必要はありません。
従業員の雇用形態が変わっても、当初の利用目的の範囲内であれば個人番号を利用することができます。
（出典：同Q&A Q1-14「従業員の雇用形態をアルバイトから正社員に変更した場合」）
アルバイトから正社員に登用したときに、律儀にもう一度提出させている会社がありますが、当初の利用目的の範囲なら、その必要はありません。
記入例：入社案内の文面
※以下は記入例です（架空の文面で、金額や日数は例示です）。
Before
【ご提出いただくもの】履歴書、マイナンバーカードのコピー、住民票、給与振込先の口座情報
※面接時にご持参ください。
After
【選考時にご提出いただくもの】履歴書のみ（マイナンバーは選考では使いませんので、ご提出は不要です）
【内定後・入社手続きでご提出いただくもの】
・入社承諾書（同封の書式にご記名ください）
・マイナンバー（ご本人分。扶養されるご家族がいる場合は、扶養控除等申告書にご記入ください）
・番号確認と身元確認のための書類
※マイナンバーは、給与の源泉徴収と社会保険の手続きのために使います。ほかの目的には使いません。
※担当は総務の◯◯です。提出後は施錠できる場所で保管し、法令で定められた保存期間を過ぎたものは廃棄します。
やったことは、選考で要るものと入社手続きで要るものを分けただけです。それだけで、応募段階の収集がなくなり、利用目的の明示（番号法・個人情報保護法の求める説明）も同時に済みます。
「集める」と「確認する」は別の行為
時期の次に効くのが、この切り分けです。ガイドラインは「収集」の意味をかなり具体的に説明しています。
「収集」とは、集める意思を持って自己の占有に置くことを意味し、例えば、人から個人番号を記載したメモを受け取ること、人から聞き取った個人番号をメモすること等、直接取得する場合のほか、電子計算機等を操作して個人番号を画面上に表示させ、その個人番号を書き取ること、プリントアウトすること等を含む。一方、特定個人情報の提示を受けただけでは、「収集」に当たらない。
（出典：同ガイドライン 第4-3-(3)A。強調は引用者）
つまり、見せてもらって画面や書類で確認するだけなら「収集」ではない。コピーを取って手元に置いた瞬間に収集になります。ここが分かると、実務がひとつ軽くなります。確認のために見るだけなら、コピーを保管しなくてよい場面がある。カードのコピーを集めて金庫に貯め込むのが唯一の正解ではないのです。
同じ節には、中小企業でこそ起きやすい話も書かれています。
事業者の中で、単に個人番号が記載された書類等を受け取り、支払調書作成事務に従事する者に受け渡す立場の者は、独自に個人番号を保管する必要がないため、個人番号の確認等の必要な事務を行った後はできるだけ速やかにその書類を受け渡すこととし、自分の手元に個人番号を残してはならない。
社長が入社書類を受け取って、社労士に渡すまで自分の机の引き出しに入れておく。渡したあとも、控えとしてコピーが残っている。これがまさにここで名指しされている状態です。受け取る人と手続きをする人が違うなら、受け取った人は手元に残さない。 会社が小さいほど、この2つの役が同じ人に見えてしまうので、意識して分ける必要があります。
もうひとつ。管理のための台帳を作るときの注意も、ガイドラインの別添に書かれています。取扱状況を確認するための記録等には「特定個人情報等は記載しない」。つまり管理表にマイナンバーそのものを書かない。書くのは、誰の分をいつ受け取り、どこに保管し、いつ廃棄したかです。番号を管理表に転記した時点で、守るべきものが1つ増えてしまいます。
扶養している家族の分は、会社が集めるのではない
ここは実務でいちばん混乱が起きるところで、しかも上位の解説記事があまり触れません。
従業員が扶養控除等申告書に配偶者や子のマイナンバーを書いて提出する。このとき、家族の番号を集めているのは会社ではなく従業員本人です。
従業員等は自ら個人番号関係事務実施者として扶養親族の個人番号の提供を受け、扶養控除等申告書を事業者に提出するものであることから、事業者が番号法上の監督義務を負うものではありません。
（出典：同Q&A Q1-11）
従業員本人が「個人番号関係事務実施者」という立場になる、という説明です。ここから実務上の結論が出ます。扶養親族の番号確認・身元確認は、会社の仕事ではない。 従業員に「お子さんのマイナンバーカードのコピーも出してください」と求めて、それを会社が保管する運用にしている場合、必要のない書類を増やしている可能性があります。
ただし例外があります。国民年金の第3号被保険者（従業員の配偶者）に関する届出です。
国民年金法の第3号被保険者（第2号被保険者である従業員等の配偶者）に関する届出については、国民年金法第12条第5項及び第6項の規定に従って、第3号被保険者本人が事業者に提出することとなっています。したがって、第2号被保険者である従業員等が第3号被保険者の届出を提出する場合には、第3号被保険者本人の代理人として提出することとなり、個人番号関係事務に該当しません。
（出典：同Q&A Q1-12）
配偶者が自分で（または従業員が代理人として）会社に提出する、という建て方です。扶養控除等申告書のルートと年金のルートで、同じ配偶者の番号の流れ方が違う。ここを混ぜたまま「家族の分もまとめてコピーで集める」とすると、根拠のない書類が手元に残ります。
そしてもう一点。扶養に入らない家族の番号は、そもそも求められません。
家族であっても社会保障や税における扶養親族に該当しない者などは、事業者として個人番号関係事務を処理する必要がないことから、それらの者の個人番号の提供を求めることはできません。
（出典：同Q&A Q4-1-2）
断られたときの正解は、「記録を残す」
「マイナンバーは出したくない」と言われることがあります。ここで焦って空欄のまま出すか、強く求めて揉めるかの二択になりがちですが、Q&Aには第三の道が書かれています。
従業員等に対してマイナンバー（個人番号）の記載は、法律（国税通則法、所得税法等）で定められた義務であることを伝え、提供を求めてください。それでもなお、提供を受けられない場合は、提供を求めた経過等を記録、保存するなどし、単なる義務違反でないことを明確にしておいてください。
（出典：同Q&A Q4-6。国税庁「法定調書に関するFAQ」からの引用部分。強調は引用者）
やることは2つだけです。法律上の義務であることを伝えて求める。それでも出ないなら、いつ・誰が・どう求めたかを記録して残す。 メールで依頼した記録が残っているだけでも十分な足がかりになります。税務署は番号の記載がない書類も受け取る扱いになっていますが、それは「書かなくてよい」という意味ではない、というのが同じQ&Aの説明です。
出口：いつ捨てなければならないか
入口より難しいのが、こちらです。そしてここが、ほかの応募書類といちばん扱いの違うところです。
給与所得の源泉徴収票、支払調書等の作成事務のために提供を受けた特定個人情報を電磁的記録として保存している場合においても、その事務に用いる必要がなく、所管法令で定められている保存期間を経過した場合には、原則として、個人番号をできるだけ速やかに廃棄又は削除しなければならない。
（出典：同ガイドライン 第4-3-(3)B。強調は引用者）
「望ましい」ではなく「しなければならない」。個人情報保護法の側では、不要になった個人データの消去は努力義務として書かれていますが、マイナンバーについては保存期間の経過後に廃棄する義務があります。同じ封筒、同じファイルに履歴書とマイナンバーを一緒に綴じてしまうと、この出口の違いが管理できません。 置き場を分ける実務上の理由は、ここにあります。
期間の目安も具体的に示されています。
扶養控除等申告書は、所得税法施行規則第76条の3により、当該申告書の提出期限（毎年最初に給与等の支払を受ける日の前日まで）の属する年の翌年1月10日の翌日から7年を経過する日まで保存することとなっていることから、当該期間を経過した場合には、当該申告書に記載された個人番号を保管しておく必要はなく、原則として、個人番号が記載された扶養控除等申告書をできるだけ速やかに廃棄しなければならない。
（出典：同ガイドライン 第4-3-(3)B）
続けてガイドラインは、「保存期間経過後における廃棄を前提とした保管体制をとることが望ましい」と書いています。つまり、あとで探して抜き出すのではなく、最初から年度ごとに分けて綴じて、7年経ったら束ごと捨てられる形にしておく。これが「廃棄を前提とした保管体制」の中身です。
捨て方についても、別添に具体的な指定があります。個人番号を「できるだけ速やかに復元不可能な手段で削除又は廃棄する」こと、削除・廃棄した記録を保存すること、作業を外部に委託する場合は委託先が確実に削除・廃棄したことを証明書等で確認すること。外部に頼むときの考え方は、個人情報の委託先の監督とはでも整理しています。
内定を辞退された人の分は、どうなるか
実務で必ず出てくる場面です。内定の段階で番号を受け取ったあと、入社されなかった。
ガイドラインは、保管できるのは「それらの事務を行う必要がある場合に限り」と書いています。入社しなかった以上、源泉徴収も社会保険の届出も発生しません。したがって保管の根拠が失われるので、速やかに廃棄する側に立つと考えられます。ここは「内定辞退者」を名指しした条文やQ&Aを見つけられなかったため断定は避けますが、少なくとも「次に応募してきたときに使えるから取っておく」は、番号法19条各号のどれにも当たりません。
裏を返すと、これが内定の段階で急いで集めない実務的な理由にもなります。入社前に集めるほど、辞退されたときに廃棄すべき番号が手元にできます。
漏れたときの物差しは、個人情報保護法と違う
最後に、事故が起きたときの話です。応募書類の誤送付やメールの誤送信についてはメール誤送信で個人情報が漏れたときの報告義務と手順で整理しましたが、マイナンバーが混じると基準が変わります。
報告義務の根拠は番号法第29条の4で、報告しなければならない事態は規則第2条に4つ定められています。このうち人数で線が引かれているのが第4号です。
(4) 次に掲げる特定個人情報に係る本人の数が100人を超える事態
（出典：同ガイドライン（別添2）3A。強調は引用者）
個人情報保護法の側で人数の線が引かれているのは1,000人を超える場合（個人情報保護法施行規則第7条第4号）ですが、マイナンバーが含まれると100人で線が引かれます。桁がひとつ違います。従業員名簿を誤送信したとき、名前と住所だけなら報告対象外でも、マイナンバー欄が入っていれば対象になり得る、ということです。
人数に関係なく報告対象になる類型もあります。規則第2条第2号の「不正の目的をもって行われたおそれがある」漏えい等です。ガイドラインはここに一文を添えています。
「不正の目的をもって」イからハに該当する事態を発生させた主体には、第三者のみならず、従業者も含まれる。
社内の人が業務と関係なくマイナンバーを見た、持ち出した、という場面が1件でも報告対象に入ります。報告を要する事例として「業務に関係なく、マイナンバーを利用し、住所等を検索・取得した場合」が挙げられているのも、同じ趣旨です。
期限の構造は個人情報保護法と同じで、速報が「知った」時点から概ね3日〜5日以内、確報が30日以内（規則第2条第2号の事態は60日以内）。法人の場合の起算点は「いずれかの部署が当該事態を知った時点」です。
ひとつ救いのある事実も書かれています。特定個人情報を第三者に閲覧されないうちに全てを回収した場合は、漏えいに該当しない。郵送の誤送付に気づいたときに、まず回収に動く意味はここにあります。
報告先について、実務的な一点。個人情報保護委員会の案内ページには、「マイナンバーが含まれているか不明な場合にも、こちらのフォームから報告をお願いします」と書かれています（特定個人情報の漏えい等事案が発生した場合の対応について）。入っているかどうか調べ終わるまで待つ必要はない、という意味です。
従業員100人以下の会社が、実際にやること
ガイドラインには規模による特例があります。
「中小規模事業者」とは、事業者のうち従業員の数が100人以下の事業者をいう。ただし、次に掲げる事業者を除く。……委託に基づいて個人番号関係事務又は個人番号利用事務を業務として行う事業者……
（出典：同ガイドライン（別添1）2）
除外に注意してください。他社から委託を受けてマイナンバーを扱う事業者は、従業員数にかかわらずこの特例を使えません。 社労士事務所や給与計算の受託会社がこちら側です。自社の従業員の分を扱うだけの会社は、特例の側に立ちます。
その特例の中身を、別添から拾うとこうなります。
- 特定個人情報等の取扱いを明確化する（規程を作り込む前に、誰が何を扱うかをはっきりさせる） - 事務取扱担当者が複数いる場合、責任者と担当者を区分することが望ましい - 取扱状況の分かる記録を保存する（前述のとおり、番号そのものは書かない） - 漏えい等に備え、従業者から責任ある立場の者への報告連絡体制をあらかじめ確認しておく - 責任ある立場の者が、取扱状況について定期的に点検を行う - 書類等を持ち運ぶ場合、パスワードの設定、封筒に封入し鞄に入れて搬送する等の方策を講ずる - 削除・廃棄したことを、責任ある立場の者が確認する - 機器を特定し、取り扱う担当者を限定する／機器に標準装備されているユーザーアカウント制御を使う（いずれも「望ましい」）
見てのとおり、買うものはほとんどありません。決めること（誰が）と、残すこと（記録）と、確認すること（責任者） に寄っています。この構造は個人情報の安全管理措置で扱った一般法側の中小規模事業者の欄とよく似ています。
もうひとつ、別添には人が入れ替わる場面についての一行があります。「事務取扱担当者が変更となった場合、確実な引継ぎを行い、責任ある立場の者が確認する」。担当が代わるときが、いちばん所在の分からない書類が生まれる瞬間です。
なお、規模の手加減がない項目もあります。人的安全管理措置（事務取扱担当者の監督と教育）には中小規模事業者向けの別扱いが置かれていません。担当者に何を守るか伝えることは、会社の大きさに関係なく必要だという建て方です。
今日やる4つ（この順番で）
1. 応募・選考の書類からマイナンバーを外す。 応募フォーム、面接時の持参物リスト、募集要項。ここに残っていたら、いちばん先に直す場所です。 2. 入社案内を「選考で要るもの／入社手続きで要るもの」に分ける。 内定通知書と入社承諾書の書式を整えると、内定段階で求める根拠も同時に立ちます。 3. 担当者を一人決めて、置き場を履歴書と分ける。 出口（廃棄の期限）が違うものを同じ束に入れない。 4. 年度ごとに綴じ直して、廃棄の期限を書いた付箋を貼る。 扶養控除等申告書なら、提出期限の属する年の翌年1月10日の翌日から7年。「探して抜き出す」から「束ごと捨てる」に変えるだけで、出口が回り始めます。
自分の求人は、どこでつまずくか
ここまでは、採用が決まったあとの手続きの話でした。ただ実際のところ、多くの会社でより深く詰まっているのは、その前の「応募が来ない」の段です。書類の運用を整えても、面接する相手がいなければ動きません。
よくある質問（FAQ）
Q. 応募者全員から、あらかじめマイナンバーを集めておいてはいけませんか？ A. 避けてください。番号法は、法律で決められた手続き（源泉徴収や社会保険の届出など）のために必要な場合に限って収集を認めており、ガイドラインは「契約内容等から個人番号関係事務が明らかに発生しないと認められる場合には、個人番号の提供を求めてはならない」と書いています。雇用が決まっていない応募者は、この側に当たります。
Q. 内定者からは、いつから求めていいのですか？ A. 個人情報保護委員会のQ&A（Q4-1）は、内定者を一律には扱えないとしつつ、「正式な内定通知がなされ、入社に関する誓約書を提出した場合等」のように確実に雇用されることが予想される場合には、その時点で求められると解されると説明しています。内定通知書と入社承諾書を先に整えるのが実務の順番になります。
Q. マイナンバーカードのコピーは、必ず保管しないといけませんか？ A. 保管が唯一の方法ではありません。ガイドラインは「特定個人情報の提示を受けただけでは、『収集』に当たらない」としています。確認のために見せてもらう運用と、コピーを取って保管する運用は別物なので、どちらを選ぶかは自社で決められます。本人確認の具体的な方法は番号法・施行規則等に従う必要があるため、自社の手続きに合うかは社労士や所轄の窓口に確認してください。
Q. 扶養している配偶者や子のマイナンバーカードのコピーも、会社で預かるべきですか？ A. 扶養控除等申告書のルートでは、家族の番号を集めているのは従業員本人（個人番号関係事務実施者）であり、Q&A（Q1-11）は会社が番号法上の監督義務を負うものではないとしています。会社が家族分の本人確認書類を集めて保管する必要があるかは、ここから見直せます。ただし国民年金の第3号被保険者に関する届出は別ルート（Q1-12）なので、手続きごとに切り分けて考えてください。
Q. 従業員に断られました。手続きを止めるしかないのでしょうか。 A. まず、記載が法律上の義務であることを伝えて求めてください。それでも提供を受けられない場合は、Q&A（Q4-6）が「提供を求めた経過等を記録、保存するなどし、単なる義務違反でないことを明確にしておいてください」と示しています。依頼した日付と方法を残しておくことが、そのまま対応になります。
この記事は、中小企業の採用運用を支援する SaishiLu（運営：株式会社プラスメイト）が作成しています。本文中の条文・ガイドライン・Q&Aの引用は、いずれも出典先の公開資料によります。自社の個別の手続きについては、社労士や所轄の窓口にご確認ください。