経歴書と面接だけで決めるのが心細い、という相談はよくあります。前の職場に一本連絡を入れて、「実際どんな働き方をされていた方ですか」と聞ければ、判断はずっと楽になる。大企業がやっているリファレンスチェックというのは、要するにそれでしょう、と。
調べると、たいていこう書いてあります。「本人の同意を取れば違法ではない」。それで同意書のテンプレートを作り、候補者にサインをもらう。ここまでやった会社が前職に電話をすると、かなりの確率で「お答えできません」と断られます。そして「同意書もあるのに、なぜ」と戸惑うことになります。
実はここが、この話のいちばんのつまずきです。「同意を1枚取れば適法になる」という理解が、半分しか当たっていません。 リファレンスチェックには立場の違う二社が関わります。聞く側（採用企業）と、答える側（前職企業）です。そして法律は、この二社にそれぞれ別の義務を課しています。しかも同意の宛先が逆向きなので、採用企業が集めた同意書は、答える側の義務を満たしません。前職が断るのは担当者が冷たいからではなく、法律の筋としてまっとうな対応なのです。
この記事では、リファレンスチェックを縛っている条文を2本に分け、どちらの会社がどの同意を必要とするのかを原文で確かめます。そのうえで、中小企業が自社でやる場合に、何をどの順番で用意すれば前職から答えてもらえる形になるのかを、同意書の記入例つきで整理します。
リファレンスチェックを縛る法律は2本ある
リファレンスチェックそれ自体を禁止する法律はありません。ただ、「採用のために他人から人の情報を集める」という行為なので、2本の法律が別々の角度からかかってきます。
1本目：職業安定法5条の5（求人者も名前が入っている）
まず職業安定法です。現行条文はこうなっています（出典：e-Gov法令検索 職業安定法）。
第五条の五 公共職業安定所、特定地方公共団体、職業紹介事業者及び求人者、労働者の募集を行う者及び募集受託者、特定募集情報等提供事業者……は、それぞれ、その業務に関し、求職者、労働者になろうとする者又は供給される労働者の個人情報……を収集し、保管し、又は使用するに当たつては、その業務の目的の達成に必要な範囲内で、厚生労働省令で定めるところにより、当該目的を明らかにして求職者等の個人情報を収集し、並びに当該収集の目的の範囲内でこれを保管し、及び使用しなければならない。
注目したいのは、列挙の中に「求人者」が入っているところです。人材紹介会社だけの話ではなく、求人を出して人を採る会社そのものが対象になります。自社で直接募集している中小企業も、ここに含まれます。
ひとつ条番号の注意があります。解説記事で「職業安定法5条の4」として紹介されていることがありますが、現行の5条の4は求人等に関する情報の的確な表示の条文で、個人情報の取扱いは5条の5です。改正で条番号がずれているので、原文を確かめるときは番号だけを頼りにしないほうが安全です。
条文の中身は指針（告示）で具体化されている
5条の5は「必要な範囲内で」「目的を明らかにして」と書いてあるだけなので、具体的な中身は厚生労働大臣の指針に落ちています。その指針（平成11年労働省告示第141号）の第五には、収集してよい手段が3つ名指しで並んでいます（出典：厚生労働省 法令等データベース 平成11年労働省告示第141号）。
本人から直接収集し、本人の同意の下で本人以外の者から収集し、又は本人により公開されている個人情報を収集する等の手段であって、適法かつ公正なものによらなければならない（第五 一(三)）
リファレンスチェックは、この真ん中にあたります。「本人の同意の下で本人以外の者から収集」です。つまり採用企業が候補者から同意を取る根拠は、個人情報保護法ではなく、まずこの指針にあります。
同じ指針には、収集してはならない情報も挙がっています。
人種、民族、社会的身分、門地、本籍、出生地その他社会的差別の原因となるおそれのある事項／思想及び信条／労働組合への加入状況（第五 一(二)）
さらに、保管と使用の範囲にも線が引かれています。
個人情報の保管又は使用は、収集目的の範囲に限られること（第五 一(五)）
この3つは面接の質問にもそのままかかる話なので、応募書類や質問項目の点検は面接で聞いてはいけないこと14項目にまとめてあります。
2本目：個人情報保護法27条1項（第三者提供の制限）
もう1本が個人情報保護法です。
第二十七条 個人情報取扱事業者は、次に掲げる場合を除くほか、あらかじめ本人の同意を得ないで、個人データを第三者に提供してはならない。（出典：e-Gov法令検索 個人情報の保護に関する法律）
一読して流してしまいがちですが、この条文の主語は「提供する側」です。禁じられているのは「提供すること」であって、「受け取ること」ではありません。
リファレンスチェックの場面に当てはめると、前職企業が「あの方は〇〇でした」と答える行為が、この第三者提供にあたります。したがって27条1項の同意を用意しなければならないのは、前職企業のほうです。
同意は2枚あり、宛先が逆向き
ここまでを1枚の表にすると、構造が見えます。
| 誰が誰から取る同意か | 根拠 | 何のための同意か | | --- | --- | --- | | 採用企業 ← 候補者 | 職業安定法5条の5／指針 第五 一(三) | 本人以外の者から情報を集めること | | 前職企業 ← 候補者 | 個人情報保護法27条1項 | その会社が情報を提供すること |
2枚目が抜けている状態で前職が答えると、違反側に立つのは答えた前職企業です。 採用企業が机の上に持っている同意書は、前職企業の義務とは別物なので、そこを埋めません。前職の担当者が「本人から何も聞いていないので」と断るのは、この2枚目が無いからです。
しかも、同意という言葉の中身も軽くありません。個人情報保護委員会のガイドライン（通則編）は、本人の同意をこう定義しています。
本人の個人情報が、個人情報取扱事業者によって示された取扱方法で取り扱われることを承諾する旨の当該本人の意思表示をいう（出典：個人情報保護委員会 個人情報の保護に関する法律についてのガイドライン（通則編） 2-16）
「示された取扱方法」が条件になっています。誰が誰に何を聞き、何に使うのかが示されていない一行の同意は、承諾する対象がはっきりしません。テンプレートを1枚挟んだから安心、とはなりにくいということです。
だから実務は「本人から前職に向けて」の形にする
この構造が分かると、やることは決まります。2枚目の同意が前職企業に届く形を作る、これだけです。やり方は3つあります。
(1) 候補者自身に推薦者を選んで依頼してもらう。 いちばん軽く、いちばん確実です。候補者が「前職の〇〇さんに連絡を取ります」と先に伝えておけば、答える側は本人の依頼を受けている状態になります。採用企業が突然電話をかける形を避けられるので、候補者本人のリスク（在職中の転職活動が知られるなど）も下がります。
(2) 同意書の宛先を前職企業にする。 採用企業宛の同意書とは別に、本人が前職に提出する形の書面を用意します。(1)が難しい場合の補強です。
(3) 調査会社に委託する。 外部の専門業者を使う場合、採用企業から業者への情報の受け渡しは「委託に伴う提供」として、条文上は第三者に該当しないものとされています（個人情報保護法27条5項1号）。ただし同じ法律の25条で、委託先への「必要かつ適切な監督」が義務になります。この線引きは個人情報の委託先の監督とはで整理しました。なお、業者を使っても前職企業が答える行為は第三者提供のままです。 2枚目の同意の問題は外注では消えません。
同意書に書くこと（記入例）
ガイドラインの「示された取扱方法」を満たす形にすると、書く項目はおのずと決まります。
まず、よく見かける形です。
※記入例（直す前）
選考のため、必要に応じて前職への照会を行うことに同意します。
これだと、誰に・何を聞くのかが分かりません。候補者は何を承諾したのか説明できないし、前職にこの紙を見せても、自社が答えてよい根拠にはなりません。
※記入例（直した後）
【リファレンスチェックに関する同意書】
・照会する人：当社採用担当（氏名）
・照会先：ご本人が指定した推薦者（会社名・氏名・関係／2名まで）
・聞く内容：在籍期間、担当業務、チームでの働き方。勤務成績に関する評価は含みません
・聞かない内容：思想・信条、労働組合への加入状況、家族・本籍・出生地に関すること
・使う目的：本選考の合否判断のみに使用し、他の選考や他部署への共有は行いません
・記録の扱い：選考終了後〇か月で廃棄します
・撤回：同意後も、選考途中であればいつでも撤回できます
・推薦者へのご依頼：ご本人から推薦者へ事前に連絡いただいたうえで実施します
「聞かない内容」をわざわざ書くのは、指針の第五 一(二)に挙がっている3項目が、雑談の流れでいちばん出やすいからです。先に紙に書いておくと、当日の会話でも止めやすくなります。
なお、本人から直接書面で個人情報を取得するときは、あらかじめ利用目的を明示することが求められています（個人情報保護法21条2項）。上の「使う目的」の行は、その明示を兼ねる形になります。
やりがちなNGと、直す順番
SNSを見るのは違法か。 指針は「本人により公開されている個人情報を収集する」ことも適法な手段のひとつに挙げています。したがって公開アカウントを見る行為そのものは、手段としては外れていません。問題は中身です。SNSでもっとも目につくのは、政治的な意見、支持している団体、組合活動の投稿といったもので、これは第五 一(二)で収集してはならないとされている側に当たります。手段は適法でも、集めた情報が列挙に入っていれば同じく外れるという二段構えになっています。
得た情報を他の用途に回す。 「今回は見送りだが来年の募集で声をかけたい」と記録を残しておくのは自然な発想ですが、指針 第五 一(五)は保管と使用を収集目的の範囲に限っています。別の目的で使うなら、改めてその目的を示して同意を得る必要があります。
選考が終わっても持ち続ける。 指針は適正管理の措置として「保管する必要がなくなつた個人情報を破棄又は削除するための措置」を挙げています。不採用者の書類と同じ扱いになるので、不採用者の履歴書は返却か廃棄かで整理した廃棄のルールに乗せてしまうのが楽です。
内定を出した後に実施する。 これは法律の線というより順番の問題です。内定後に照会をして、その結果で判断を変えるとなると、話は「選考の方法」から「いったん出した内定を取り消せるか」という別の問題に移ります。実施するなら内定を出す前に終わらせる、という順序にしておくほうが、揉め事の芽が少ないです。
直す順番としては、①候補者が推薦者に依頼する形にする → ②同意書に「誰に・何を・何に使う・いつ消す」を書き足す → ③聞かない項目を紙に明記する、の3手です。①が済むだけで、前職に断られる場面はかなり減ります。
自分の求人はどこでつまずくか
ここまでは、応募があったあとの話です。ただ実際には、リファレンスチェックで埋めようとしている不安の多くが、募集の段で条件や仕事の中身を言葉にしきれていないことから来ています。「どんな人か分からないから確かめたい」の前に、「どんな人に来てほしいかを求人票に書けているか」を一度見ておく価値があります。
よくある質問（FAQ）
Q. 候補者の同意書をもらえば、前職に直接電話してよいのですか？ A. 採用企業の側は、職業安定法5条の5と指針（第五 一(三)）の「本人の同意の下で本人以外の者から収集する」に乗ります。ただし答える前職企業の側には、個人情報保護法27条1項の第三者提供の制限が別にかかり、こちらの同意は前職企業が本人から得る必要があります。採用企業が持っている同意書は、前職企業の義務を満たしません。本人から推薦者へ事前に依頼してもらう形にするのが実務上は確実です。
Q. 前職が「お答えできません」と断るのは、よくあることですか？ A. 法律の筋としてまっとうな対応です。前職企業が答える行為は個人情報保護法27条1項の第三者提供にあたるため、本人の同意がない状態で答えると、答えた側が違反の位置に立ちます。断られたことを候補者の評価に結びつけるのは筋違いで、まず本人経由で推薦者に依頼する形に組み替えてください。
Q. 調査会社に委託すれば、同意は要らなくなりますか？ A. 要らなくなりません。採用企業から業者への情報の受け渡しは、利用目的の達成に必要な範囲内の委託であれば第三者への提供にあたらないものとされています（個人情報保護法27条5項1号）が、同法25条で委託先への必要かつ適切な監督が義務になります。そして前職企業が答える行為は、委託したかどうかに関係なく第三者提供のままです。
Q. 応募者のSNSを見るのは違法ですか？ A. 指針は「本人により公開されている個人情報を収集する」ことを適法な手段のひとつに挙げているので、公開情報を見る行為そのものは手段として外れていません。ただし思想・信条、労働組合への加入状況、人種・民族・社会的身分・門地・本籍・出生地などは、第五 一(二)で収集してはならないとされています。公開されていても、これらをメモに残すのは別の問題になります。
Q. 候補者が同意を拒んだ場合、選考を打ち切ってよいのですか？ A. 同意は本人の意思表示なので、拒む選択はあります。拒否をそのまま不合格の理由にするのは説明が立ちにくく、トラブルの種になりやすい運用です。拒否された理由（在職中で前職に知られたくない、など）を聞いて、推薦者を前職以外（取引先、業務委託先、学校の指導者など）に広げる、面接の回数を増やす、試用期間の設計で見るといった代替手段に切り替えるほうが現実的です。
この記事は、中小企業の採用運用を支援する SaishiLu（運営：株式会社プラスメイト）が作成しています。本文中の条文・指針の引用はe-Gov法令検索、厚生労働省の法令等データベース、個人情報保護委員会のガイドラインに基づくもので、同意書の文例は記入例です。個別の運用判断は管轄の都道府県労働局またはハローワーク、個人情報の取扱いについては個人情報保護委員会の相談窓口にご確認ください。