離職証明書を作るとき、時間を取られるのは賃金の欄だと思われがちです。⑧欄から⑭欄に、2年分さかのぼって賃金と出勤日数を並べていく作業は確かに骨が折れます。ところが、あとから問い合わせが来たり、離職者ともめたり、助成金の申請でつまずいたりするのは、賃金の欄ではなく、その右上にある⑦欄（離職理由）であることのほうが多いのです。
そしてこの⑦欄は、多くの担当者が思っているものと、少し違うつくりをしています。「自己都合か、会社都合か、どちらかに丸をつける欄」と理解されていることがありますが、実際には1から6までの区分があり、その下にさらに細かい項目がぶら下がっている欄です。しかも、そこに会社が○をつけたからといって、そのとおりに決まるわけでもありません。厚生労働省の「注意」書きには、⑦欄の分類は「事業主が主張する離職理由を把握するために便宜上分類したもの」であり、「⑦欄の□の中に○を記入した離職理由と異なる場合があります」とはっきり書かれています（雇用保険被保険者離職証明書についての注意）。
つまり⑦欄は、判定する欄ではなく、会社の言い分を、証拠と一緒に記録する欄です。そう考えると、書き方のルールもすっと入ってきます。この記事では、⑦欄の4つの基本ルール、具体的事情記載欄に何をどう書くか、理由ごとに持っていく資料、そして⑮欄と⑯欄の役割の違いまでを、国とハローワークが出している資料の原文に沿って整理します。最後に、⑦欄の選択肢の多くが、実は辞めるときではなく募集のときに半分決まっているという話をします。
⑦欄は「会社の主張」を書く欄。判定するのはハローワーク
まず、この欄がどう使われるかを押さえておくと、あとの作業が迷わなくなります。「注意」書きは、離職理由の判定の流れをこう説明しています。
離職理由の判定は、①事業主が主張する離職理由を離職証明書の離職理由欄（⑦欄）により把握した後、離職者が主張する離職理由を離職票－2の離職理由欄（⑦欄）により把握することによって、両者の主張を把握するのみならず、②その際にはそれぞれの主張を確認できる資料による事実確認を行った上で、最終的に安定所において慎重に行います。
会社の言い分と本人の言い分、その両方を突き合わせて、資料で裏を取ったうえで、ハローワークが決める。だから同じ「注意」書きは続けて「事業主又は離職者の主張のみで判定するものではありませんので、離職理由を確認できる資料の持参をお願いしております」と書いています。⑦欄をきれいに埋めることと、その根拠になる紙を持っていくことは、セットです。
では、なぜそこまで慎重に扱われるのか。離職理由によって、離職者が受け取る失業等給付の中身が変わるからです。「注意」書きによれば、特定受給資格者・特定理由離職者に当たらない理由での離職なら、受給資格を得るのに離職前2年間に被保険者期間が通算12か月必要ですが、これらに当たる理由なら離職前1年間に通算6か月でも受給資格を満たします。加えて所定給付日数が手厚くなる場合があり、逆に「正当な理由のない自己都合離職等の場合には、給付制限が課される」ことになります。会社が⑦欄をどう書くかは、本人の生活に直結します。
同時に、会社の側にも跳ね返ります。ここは後半でまとめて扱いますが、⑦欄の書き方は助成金の使える・使えないにも効いてきます。関連するのは資格喪失届の喪失原因の欄で、こちらは1・2・3の番号を選ぶ別の欄です。⑦欄とは別物なので、混同しないようにしてください。
⑦欄の基本ルールは、4つしかない
① 「主たる離職理由」を1〜5から1つだけ選ぶ
「注意」書きの原文はこうです。
⑦欄（離職理由）については、離職者の主たる離職理由に該当するものを同欄の１～５の「離職理由」の中から1つ選び（中略）、その左側の「事業主記入欄」の該当する□の中に○を記入した上、
ポイントは「主たる」と「1つ」です。実際の退職は、複数の事情が重なっていることのほうが多い。契約が満了に近づいていて、かつ本人の体調もよくなくて、かつ通勤も遠くなっていた——といった具合です。そういうときでも、チェックは1つに絞ります。残りの事情は、後で説明する「具体的事情記載欄」に文章で書けばよく、そこで拾えます。
⑦欄の大きな区分は、次の6つです（各区分の下に、さらに細かい項目があります）。
| 区分 | 内容 | | --- | --- | | 1 | 事業所の倒産等によるもの | | 2 | 定年によるもの | | 3 | 労働契約期間満了等によるもの | | 4 | 事業主からの働きかけによるもの | | 5 | 労働者の判断によるもの | | 6 | その他（1－5のいずれにも該当しない場合） |
3には「(1) 採用又は定年後の再雇用時等にあらかじめ定められた雇用期限到来による離職」と「(2) 労働契約期間満了による離職」があり、4には「(1) 解雇（重責解雇を除く）」「(3) 希望退職の募集又は退職勧奨」などがあります。5は「(1) 職場における事情による離職」と「(2) 労働者の個人的な事情による離職（一身上の都合、転職希望等）」に分かれます。なお重責解雇は「解雇（重責解雇を除く）」とは別の項目として用意されているので、懲戒での解雇をひとまとめに「解雇」に入れないよう注意してください。
6の「その他」は、あくまで1〜5のどれにも当たらないときの受け皿です。判断に迷ったからという理由で最初から6を選ぶ欄ではありません。6に○をつけるときは、「（理由を具体的に）」に具体的理由を簡潔に書いたうえで、具体的事情記載欄に詳細な事情を書く、という二段構えが求められます。
② 括弧の中を埋め、選択項目は○で囲む
⑦欄でいちばん取りこぼしが多いのがここです。「注意」書きは、
「離職理由」の各項目に記載箇所がある場合には、空欄（例えば（契約更新回数 回））には該当する内容を記載し、選択項目（例えば（労働契約における契約の更新又は延長する旨の明示の有・無））には該当する事項を○で囲んで下さい
と書いています。チェックを1つ入れて終わり、ではないということです。たとえば「3の(2) 労働契約期間満了による離職」の①を選んだ場合、同じ資料の記入例では次の括弧がすべて埋まっています。
（1回の契約期間 4箇月、通算契約期間 8箇月、契約更新回数 1回）
（契約を更新又は延長することの確約・合意の有・無（更新又は延長しない旨の明示の有・無））
（直前の契約更新時における雇止め通知の 有・無）
（当初の契約締結後に不更新条項の追加がある・ない）
そして小さな注記が2つ付いています。「当初の契約締結後に不更新条項の追加がある・ない」は、「契約を更新又は延長することの確約・合意の有無」を「無」にした場合のみ記載すること。「直前の契約更新時における雇止め通知の有・無」は、直前の契約更新時の契約内容に基づいて記載すること。どちらも、書類を見ないと書けない項目です。
定年（2）の場合は、定年年齢を「（定年 歳）」に記載し、労働者の定年後の継続雇用の希望の有無に応じて該当する事項に○をつけます。継続雇用を希望していた場合はさらに2のa〜cのどれかに○をつけ、c（その他）に当たるときは具体的理由を書きます。
③ 「労働者から契約の更新又は延長」は3択
有期契約の満了で辞める場合に必ず通る、地味ですが重要な選択肢がこれです。⑦欄には、
- 「労働者から契約の更新又は延長を希望する旨の申出があった」 - 「労働者から契約の更新又は延長を希望しない旨の申出があった」 - 「労働者から契約の更新又は延長の希望に関する申出はなかった」
の3つが並んでいて、どれかに○をつけます。「注意」書きは、この3つ目についてこう補足しています。
労働者から更新・延長の希望に関する申出を受ける機会がなかった場合には、「希望に関する申出はなかった」に○を記載して下さい。その際、「具体的事情記載欄（事業主用）」に、労働者からの申出を受ける機会がなかった経緯について、具体的事情を記載して下さい。
ここは読み飛ばしやすいのですが、実務上の意味は小さくありません。「聞いていなかった」場合は3つ目に○をつけることになり、そのうえで「なぜ聞く機会がなかったのか」を文章で説明することになる、ということです。更新のたびに本人の意向を確認する運用がないと、この一文が書けません。
なお、離職区分コードの判断基準を示した厚労省の離職区分コード早見表では、契約期間満了による離職のうち、①通算契約期間が3年以上かつ契約更新回数が1回以上で、②労働者が更新・延長を希望していたにもかかわらず更新されなかったもの、が3Aの入口の一つとして挙げられています。そして②には「労働者本人の申し出により契約更新を希望しない場合を除き、『更新を希望していた』と解する」という但し書きが付いています。本人が「更新しなくていい」と言った記録がないケースは、希望していたものとして扱われる、という読み方になります。有期契約の更新については求人の契約更新・更新上限の書き方もあわせてどうぞ。
④ 具体的事情記載欄は「必ず」書く
大阪労働局の手引きに載っている記入例の説明は、この欄について「必ず記載してください」と太字で指示したうえで、こう書いています。
離職に至った原因とその経緯等の具体的事情を必ず、なるべく詳しく記入してください。なお、離職理由が5(2)の「労働者の個人的な事情による離職」に該当する場合には、離職者から把握している範囲で可能な限り、離職に至った具体的事情を記入してください。
（出典：雇用保険被保険者離職証明書（用紙右側部分）の記入例／大阪労働局）
注目したいのは後半です。5(2)＝いわゆる自己都合のときも「書かなくていい」とは書かれていないこと。把握している範囲で、可能な限り書く、とされています。「一身上の都合により退職」の一行だけで済ませている会社は多いと思いますが、資料が求めている水準はもう少し上にあります。
具体的事情記載欄には、何をどう書くか
抽象的な指示だけでは手が止まるので、「注意」書きに載っている記載例をそのまま見てみます。これは国の資料に印刷されている文例で、会社が作った例ではありません。
・就業規則第○条に基づき65歳定年により離職。（2に該当）
・定年退職後、1年更新で65歳までを期限として再雇用されることがあらかじめ定められており、65歳に達したことに伴い離職。（3の(1)に該当）
・令和○年10月1日に雇用し、契約期間が1年の労働契約を6回更新しており、労働者が契約継続を事業主に申し入れたが事業主が契約更新しなかったため離職。（3の(2)に該当）
・令和○年7月1日に雇用され、2か月の労働契約を3回更新してきており、労働者は次回の更新も希望していたが、事業主からは更新の希望の有無も確認しないまま雇止めしたため離職。（3の(2)に該当）
・令和○年10月2日に、人員整理のため解雇したため（解雇予告日令和○年9月1日）。（4の(1)に該当）
・経営悪化に伴う人員整理の一環としての希望退職制度（令和○年9月に事業主より提示し、募集期間は3週間）があり、これに応じて離職。（4の(3)に該当）
・業績悪化に伴い、令和○年5月から基本給が40万円から30万円に低下したため離職。（5の(1)の①に該当）
・入社以来、15年間NC旋盤工として働いていたが、事業主より経理事務を行う部署に変更を命じ、教育訓練を行わず、対応できなかったため離職。（5の(1)の⑤に該当）
・○○病と令和○年○月○日に診断され、職務に耐えられず離職。（5の(2)に該当）
並べてみると、共通の型が見えてきます。①いつ（日付）→ ②どれだけ（期間・回数・金額）→ ③何があって、その結果どうなったか（経緯）。この3つが1文に入っています。逆に言えば、「会社都合により退職」「契約期間満了のため」のような、結論だけの一行は型を満たしていません。
もうひとつ気づくのは、会社にとって都合の悪い事実も、そのまま書かれていることです。「事業主からは更新の希望の有無も確認しないまま雇止めした」という文例が国の資料に載っています。この欄は会社の主張を美しく見せる欄ではなく、経緯を事実として残す欄だ、という前提が読み取れます。
なお愛知労働局の資料には、週の所定労働時間を20時間未満に変更したことで資格を喪失する場合の書き方として、「変更の発端が本人・事業主のいずれかを離職証明書の具体的事情欄へ記入して下さい」という指示と、「6その他に☑『扶養を理由とした本人からの申し出により週20時間未満に変更。』」という記入例が載っています（離職証明書の書き方 ～初めての方向け～／愛知労働局）。発端がどちらだったかを1行で書く、という書き方の見本として使えます。
離職理由ごとに、持っていく資料が違う
⑦欄とセットで求められるのが確認資料です。「注意」書きは、理由ごとに【持参いただく資料】を挙げています。主なものを拾うと次のとおりです。
| ⑦欄の理由 | 持参する資料の例 | | --- | --- | | 1の(1) 倒産手続の開始、手形取引停止 | 裁判所において倒産手続の申立てを受理したことを証明する書類など | | 1の(2) 事業所の廃止・事業活動停止 | 解散の議決がなされた場合は、その議決が行われた議事録（写）など | | 5の(1)の⑤ 職種転換等に適応困難 | 採用時の労働契約書、職種転換・配置転換・転勤の辞令（写）、賃金台帳など | | 5の(1)の⑥ 事業所移転により通勤困難 | 事業所移転の通知、移転先が分かる資料、離職者の通勤経路に係る時刻表など | | 5の(2) 労働者の個人的な事情 | 退職願（写）等その内容が確認できる資料 | | 6 その他 | その内容が確認できる資料 |
これに加えて、各労働局が地域向けの案内を出しています。愛知労働局の資料では、定年なら就業規則、定年後の再雇用の期限到来なら就業規則・雇用契約書等、契約期間満了なら雇用契約書等、休職期間満了なら就業規則（休職規定部分）と休職に関する通知書、早期退職優遇制度・選択定年制度なら制度内容が分かる規定等、重責解雇なら労働基準監督署の解雇予告除外認定書（控）または就業規則の懲戒規定・詳細の説明文（懲罰委員会の記録・経過書等）、週20時間未満への変更なら雇用契約書など、と整理されています。別のリーフレットでは、解雇（重責解雇を除く）に解雇予告通知書・退職証明書、労働者の個人的な事情に退職届など、労働契約期間満了に労働契約書・雇入通知書・契約更新の通知書、が対応づけられています（離職証明書の書き方（離職理由欄）／愛知労働局）。
ここで押さえておきたいのは、同じ愛知労働局の資料でも「自己都合・解雇・退職勧奨などの場合は、退職願・解雇通知書・退職勧奨通知書などがあれば添付して下さい。(無くても受理可能です。)」と書かれていることです。必ず要る資料と、あれば添える資料が混ざっています。運用は管轄によって差があるので、案内の文言をそのまま読み、迷ったら提出先のハローワークに確認するのが早いです。
⑮欄と⑯欄は、役割が違う
離職者に名前を書いてもらう欄が2つあり、ここを取り違えている会社が少なくありません。「注意」書きの原文を並べると、違いがはっきりします。
⑮欄——「離職証明書（安定所提出用）（第2葉目）の⑮欄には、離職者にこの証明書の内容（⑦欄を除く。）を確認させた上、氏名を記載させて下さい」。つまり⑮は、⑦欄以外の全部（賃金や被保険者期間など）の確認です。
⑯欄——「離職理由は、離職者の失業等給付（基本手当）の受給資格の有無、所定給付日数、給付制限の有無に影響を与えるものですので、離職者が帰郷その他やむを得ない場合を除き、離職する日までに、必ず離職者に事業主の記載した離職理由を確認させ、（中略）⑯欄（離職者本人の判断）に、離職者本人に該当する事項を○で囲ませた上、離職者の氏名を記載させて下さい」。○で囲む選択肢は「事業主が○を付けた離職理由に異議 有り・無し」です。
実務でいちばん効くのは「離職する日までに」の一語です。退職日を過ぎてから追いかけて署名をもらおうとすると、連絡がつかなくなることがあります。そこで同じ資料は、逃げ道も用意しています。
この場合、賃金計算等が未処理のため、まだ「離職の日以前の賃金支払状況等」の欄及び⑯欄に記載されていない段階でも構いません。
賃金の欄が埋まっていなくても、先に⑦欄と⑯欄だけ取っておいてよい、ということです。どうしても氏名の記載を得られないときは、⑯欄にその理由を記載します。賃金の欄の書き方そのものは離職証明書の⑧〜⑭欄の書き方にまとめています。
ついでに期限の話も。「注意」書きには「資格喪失届は、労働者が離職した翌々日から10日以内に公共職業安定所に提出しなければなりません」とあり、さらに「賃金計算が未処理のため、賃金の支払状況等の欄の記載が行えないとの理由から、届出期限を超過することがないよう注意してください」と釘が刺されています。賃金欄に記載がなくても、具体的事情を書いたうえで届出を行うことは可能で、後から改めて記載を求められる運用になっています。賃金計算待ちで期限を落とすほうが不利益、という整理です。
書き間違えると、会社側に何が起きるか
上位の解説記事ではあまり触れられていない部分ですが、離職証明書の用紙の「注意」欄には、事業主に対する警告が2つ印刷されています。原文はこうです。
事業主の方が離職理由について虚偽の記載を行った場合、偽りその他不正の行為をしたものとして、そのような虚偽の離職理由に基づき不正に受給した者と連帯して不正受給金の返還・納付命令（3倍返し）の対象となるとともに、詐欺罪等として刑罰に処せられる場合があります。
離職者と連帯して、という点が重い。会社が書いた離職理由が虚偽で、それに基づいて本人が給付を受けた場合、返還の責任が会社にも及びうる、という構えです。
・1人以上の被保険者を事業主都合により解雇（勧奨退職、解雇予告を含む。）させた事業主
・事業所の被保険者の一定割合以上の特定受給資格者（一部のものを除く。）を発生させた事業主
のいずれかには、雇入れ関係助成金が支給されないこととなります。
こちらは助成金の話です。括弧の中の「勧奨退職、解雇予告を含む」を見落とさないでください。いわゆる「解雇」だけでなく、退職勧奨も、解雇予告をした段階も含まれると読める書き方になっています。しかも1つ目の条件は「1人以上」。期間の数え方や、どの助成金が止まるのかは解雇・退職勧奨で助成金が止まる期間と中小企業の採用助成金で整理しています。
裏返すと、⑦欄の書き方は「本人に有利にしてあげよう」で動かしていい欄ではない、ということでもあります。本人に頼まれて会社都合に寄せる、あるいは助成金のために自己都合に寄せる——どちらも、資料と食い違えば虚偽の記載の側に立ちます。事実のとおりに書いて、その事実を示す資料を添える。これが結局いちばん安全です。
やりがちなNGと、直す順番
⑦欄まわりで見かける詰まり方を並べておきます。当てはまるものがあれば、上から順に直すのがおすすめです。
1. チェックだけ入れて、括弧を空のままにしている——契約期間・通算期間・更新回数・確約や明示の有無は、記載箇所がある以上、埋める前提の項目です。 2. 具体的事情記載欄が「一身上の都合により退職」の一行——国の記載例は日付・期間・経緯を1文に入れています。型に合わせるだけで通りやすくなります。 3. 迷ったので6「その他」に逃げている——6は1〜5のどれにも当たらないときの受け皿です。まず1〜5を当て直します。 4. ⑯欄を退職日の後に取りにいっている——「離職する日までに」確認させる指示です。賃金欄が空でも先に取れます。 5. ⑮欄で⑦欄も確認させたつもりになっている——⑮は「⑦欄を除く」内容の確認です。離職理由の確認は⑯でしか取れません。 6. 確認資料を持たずに窓口へ行く——理由ごとに求められる資料が違い、後日出直しになります。 7. 本人の希望に合わせて理由を寄せる——虚偽の記載は連帯での返還・納付命令や刑罰の対象になりうると明記されています。
自分の求人はどこでつまずくか
ここまでの内容を、募集の側から見直すと、少し違う景色になります。⑦欄の選択肢の多くは、辞める日に決まるのではなく、募集した日と、更新のたびの運用で半分決まっているからです。
3の(2)を見てください。1回の契約期間、通算契約期間、契約更新回数、契約を更新または延長することの確約・合意の有無、更新または延長しない旨の明示の有無、直前の契約更新時における雇止め通知の有無、当初の契約締結後の不更新条項の追加。このすべてが、求人票と雇用契約書と更新のたびの書面にしか根拠がありません。辞めるときに思い出して書ける項目は1つもない。
そして「労働者から契約の更新又は延長の希望に関する申出はなかった」に○をつけたら、その経緯を具体的事情記載欄に書くことになります。更新面談をしていなかった会社は、それをそのまま文章にして提出することになる。逆に、募集の段階で契約更新の有無・上限・判断基準を書き、更新のたびに本人の意向を聞いて紙に残していれば、⑦欄は転記するだけで終わります。募集時に明示が必要な項目は求人票の労働条件、明示が要る項目に、明示の方法は労働条件明示は書面かメールかにまとめています。
もうひとつ。5の(1)の①は「労働条件に係る問題（賃金低下、賃金遅配、時間外労働、採用条件との相違等）があったと労働者が判断したため」という項目です。「採用条件との相違」——つまり求人票に書いた条件と、実際の働き方のずれが、離職理由のチェック欄の入口として名前を挙げられています。募集のときに勤務時間や給与の幅をあいまいに書いておくと、そのずれが1年後の離職証明書に顔を出すことがある、ということです。勤務時間の書き方は求人の勤務時間の書き方で扱っています。
よくある質問（FAQ）
Q. ⑦欄は、自己都合と会社都合のどちらかに○をつける欄ではないのですか？ A. 違います。1「事業所の倒産等によるもの」から6「その他」までの区分があり、その下にさらに細かい項目がある欄です。そこから主たる離職理由に当たるものを1つだけ選び、括弧の中を埋め、具体的事情記載欄に経緯を書く、という構成になっています。厚労省の「注意」書きは、⑦欄の分類は事業主の主張を把握するための「便宜上」の分類であり、特定受給資格者・特定理由離職者の判断基準とは異なると明記しています。
Q. 退職の事情が複数重なっています。チェックは2つ入れてもいいですか？ A. 「主たる離職理由に該当するものを1つ選び」と指示されているので、チェックは1つに絞ります。残りの事情は、具体的事情記載欄に文章で書いてください。この欄は「離職に至った原因とその経緯等の具体的事情を必ず、なるべく詳しく記入」する欄なので、拾い切れます。
Q. 具体的事情記載欄には、どこまで書けばよいですか？ A. 国の資料の記載例を見ると、いずれも「いつ・どれだけ・何があって離職に至ったか」が1文に入っています。たとえば「令和○年10月1日に雇用し、契約期間が1年の労働契約を6回更新しており、労働者が契約継続を事業主に申し入れたが事業主が契約更新しなかったため離職」といった書き方です。結論だけの一行より、日付と回数と経緯を入れた文のほうが、資料との突き合わせがしやすくなります。
Q. 離職者に⑯欄の署名をもらう前に、賃金の計算が終わりません。 A. 「注意」書きには、賃金計算等が未処理で賃金支払状況等の欄が未記入の段階でも構わない、と明記されています。⑦欄と⑯欄を先に取っておいて問題ありません。むしろ、賃金計算待ちで届出期限を超過しないよう注意するよう求められています。
Q. 本人から「会社都合にしてほしい」と頼まれました。応じてよいですか？ A. 事実と異なる離職理由を書くことは避けてください。離職証明書の「注意」欄には、事業主が離職理由について虚偽の記載を行った場合、不正に受給した者と連帯して返還・納付命令（3倍返し）の対象となり、詐欺罪等として刑罰に処せられる場合がある、と印刷されています。事実のとおりに書いたうえで、認識が食い違うなら⑯欄で「異議 有り」に○をつけてもらい、最終的な判定をハローワークに委ねるのが本来の流れです。
この記事は、中小企業の採用運用を支援する SaishiLu（運営：株式会社プラスメイト）が作成しています。本文中の引用・数値は、厚生労働省および各労働局が公開している資料に基づいています。手続の運用は管轄のハローワークによって案内が異なる場合がありますので、最終的な取扱いは提出先の窓口にご確認ください。