退職者のファイルが棚にたまってきて、「これ、いつ捨てていいんだろう」と手が止まる。調べると「保存期間は5年。ただし経過措置で当分の間は3年」と出てきて、ひとまず3年で運用している——このあたりまでは、多くの会社で同じだと思います。
ただ、ここで多いのが、「3年」を会社全体の廃棄ルールにしてしまうことです。退職から3年たった人のファイルをまとめて処分する。一見きれいなのですが、この運用には抜けがあります。3年というのは労働基準法の帳簿についての数字で、同じファイルに綴じてある書類の中には、別の法律が4年や5年を求めているものが混ざっているからです。
もうひとつ、あまり語られないのが「なぜ3年なのか」です。3年は、書類の性質から決まった数字ではありません。労働基準法143条という1本の条文が、保存期間・付加金・賃金の時効という3つを、まとめて「当分の間3年」に読み替えているだけです。ここを押さえると、3年という数字の意味と、3年では足りない場面の見分け方が一度に分かります。
この記事では、条文の原文を引きながら、①5年と3年はどちらも現行の条文に書いてある、②保存が要るのは「三帳簿」だけではない、③起算日は書類ごとに違い、支払日で後ろにずれることがある、④労基法の3年で揃えて捨てると落ちる書類、⑤名簿と台帳に何を書くか、の5つを整理します。棚卸しの手順まで書くので、今日そのまま使えるはずです。
「5年」と「3年」は、どちらも現行の条文に書いてある
まず原文を見ます。保存の根拠は労働基準法109条です。
（記録の保存）
第百九条 使用者は、労働者名簿、賃金台帳及び雇入れ、解雇、災害補償、賃金その他労働関係に関する重要な書類を五年間保存しなければならない。
（出典：e-Gov 法令検索・労働基準法）
本則は5年です。そのうえで、同じ法律の中に、この5年を読み替える条文があります。143条です。
第百四十三条 第百九条の規定の適用については、当分の間、同条中「五年間」とあるのは、「三年間」とする。
（出典：同上）
「経過措置で3年」と言われているのは、この143条1項です。附則ではなく、労働基準法の本体に143条として置かれています。つまり「本当は5年なのに3年でいいの？」という疑問に対しては、現行の条文がそのまま『当分の間は三年間と読む』と書いている、というのが答えになります。3年で足りるのは正しく、同時に本則は5年なので、143条の「当分の間」が終われば5年に戻ります。
143条は、3つの期間を同時に読み替えている
ここが、この記事でいちばんお伝えしたい部分です。143条には項が3つあり、同じ「当分の間」で次の3つをまとめて読み替えています。
| 項 | 読み替える条文 | 内容 | 本則 | 当分の間 | | --- | --- | --- | --- | --- | | 1項 | 109条 | 帳簿・書類の保存期間 | 5年 | 3年 | | 2項 | 114条ただし書 | 付加金を請求できる期間 | 5年 | 3年 | | 3項 | 115条 | 賃金の請求権の時効 | 5年 | 3年 |
※115条の3項については、条文は「賃金の請求権」を3年に読み替えつつ、退職手当の請求権は5年のままとしています（143条3項）。
3つが同じ条文で揃えられているのは、偶然ではありません。115条の本体はこうです。
（時効）
第百十五条 この法律の規定による賃金の請求権はこれを行使することができる時から五年間、この法律の規定による災害補償その他の請求権（賃金の請求権を除く。）はこれを行使することができる時から二年間行わない場合においては、時効によつて消滅する。
つまり、保存期間の3年は「未払い賃金を請求されうる3年」と同じ長さに合わせてあります。帳簿は、請求されたときに「いくら払ったか」を示す材料です。請求できる期間だけは材料を持っていなさい、という設計になっている、と読めます。
この見方をすると、判断が1つはっきりします。社内ルールで保存を3年より短くすると、請求されうる期間なのに、反論する材料が自社に無い状態ができます。帳簿がないこと自体の罰則とは別に、ここは自社の不利に直結します。逆に、法改正を待たず最初から5年で運用しておけば、「当分の間」が終わった日に運用を組み替える必要もありません。
なお、115条の後半「災害補償その他の請求権」の2年は、143条の読み替え対象に入っていません。賃金の時効だけが動いている、という読み方になります。
保存が要るのは「三帳簿」ではない。109条は5つ挙げている
109条をもう一度読むと、対象は「労働者名簿、賃金台帳及び雇入れ、解雇、災害補償、賃金その他労働関係に関する重要な書類」です。名簿と台帳は固有名詞で挙がっていますが、そのあとに書類の種類が4つ並んでいるのが見落とされやすいところです。雇入れ、解雇、災害補償、賃金に関する書類と、「その他労働関係に関する重要な書類」。履歴書、雇用契約書の控え、退職届、タイムカード、災害の報告書——このあたりはここに入ってきます。
そして、よく使われる「法定三帳簿」という言葉についてです。これは法律用語ではありません。実際に数えてみました。
- 労働基準法の全文（約16万字）に、「法定三帳簿」「三帳簿」「出勤簿」「タイムカード」はいずれも0件 - 労働基準法施行規則の全文（約8.3MB）にも、「出勤簿」は0件
（出典：e-Gov 法令検索・労働基準法／労働基準法施行規則 の全文を取得して検索）
では出勤簿の義務はどこから出てくるのか。別の2つの条文です。
ひとつは賃金台帳の記載事項です。施行規則54条1項は、台帳に書く事項として4号「労働日数」、5号「労働時間数」を挙げています。日数と時間を台帳に書く義務があるので、その材料としての出勤記録が必要になる、という筋です。
もうひとつは労働安全衛生法です。
第六十六条の八の三 事業者は、……厚生労働省令で定める方法により、労働者（次条第一項に規定する者を除く。）の労働時間の状況を把握しなければならない。
（出典：e-Gov 法令検索・労働安全衛生法）
その「厚生労働省令で定める方法」が安全衛生規則52条の7の3です。1項が「タイムカードによる記録、パーソナルコンピュータ等の電子計算機の使用時間の記録等の客観的な方法その他の適切な方法」、そして2項が保存期間を定めています。
２ 事業者は、前項に規定する方法により把握した労働時間の状況の記録を作成し、三年間保存するための必要な措置を講じなければならない。
（出典：e-Gov 法令検索・労働安全衛生規則）
ここで注意したいのが、この3年は経過措置ではなく本則の3年だということです。労基法の帳簿の3年は「当分の間」ですが、こちらは条文がはじめから3年と書いています。「当分の間」が終わって帳簿が5年に戻っても、労働時間の状況の記録は3年のまま、ということになります。出勤簿を「3つ目の帳簿」として同じ棚に入れていると、この違いが見えなくなります。
起算日は書類ごとに違う（施行規則56条）
「3年」と決めたあとに効いてくるのが起算日です。ここは施行規則56条が5つに分けて書いています。
| 号 | 書類 | 起算日 | | --- | --- | --- | | 1号 | 労働者名簿 | 労働者の死亡、退職又は解雇の日 | | 2号 | 賃金台帳 | 最後の記入をした日 | | 3号 | 雇入れ又は退職に関する書類 | 労働者の退職又は死亡の日 | | 4号 | 災害補償に関する書類 | 災害補償を終わった日 | | 5号 | 賃金その他労働関係に関する重要な書類 | その完結の日 |
（出典：e-Gov 法令検索・労働基準法施行規則 56条1項）
条文の書き方で1つ気づくことがあります。109条の本体は「雇入れ、解雇」と書いているのに、規則56条1項3号は「雇入れ又は退職に関する書類」で、起算日は「労働者の退職又は死亡の日」です。解雇という語がここには出てきません。実務上は「雇用が終わった日」で揃えておけば、どちらの読み方でも足ります。
賃金台帳の起算日は、支払日で後ろにずれることがある
ここが、解説記事であまり触れられていない2項です。
２ 前項の規定にかかわらず、賃金台帳又は賃金その他労働関係に関する重要な書類を保存すべき期間の計算については、当該記録に係る賃金の支払期日が同項第二号又は第五号に掲げる日より遅い場合には、当該支払期日を起算日とする。
賃金台帳（2号）と重要書類（5号）については、賃金の支払期日のほうが後なら、支払期日が起算日になります。末締め翌月払いの会社では、ここで起算日が後ろにずれます。
※記入例（架空の設定です）
月末締め・翌月25日払いの会社で、ある人が3月31日に退職した。
・労働者名簿（1号）＝退職の日が起算日。3月31日から数える。
・賃金台帳（2号）＝3月分の記入をしたのが3月31日でも、その賃金の支払期日は4月25日。支払期日のほうが遅いので、4月25日が起算日になる。
→ 名簿と台帳で、起算日が25日ずれる。
ずれ自体は1か月弱ですが、「退職日から一律3年」で機械的に廃棄していると、台帳だけ期間内のものを捨てることになります。年度末の退職者をまとめて処分する運用だと、ここは特に当たりやすいところです。
年次有給休暇管理簿も、同じルールに乗っている
規則56条には3項もあります。2項の起算日ルールを、次のものに準用する、という規定です。
- 企画業務型裁量労働制・高度プロフェッショナル制度の対象者について作る、労働時間の状況に関する労働者ごとの記録 - 労使委員会の議事録 - 年次有給休暇管理簿
年休管理簿の保存期間は、規則24条の7にあります。
……当該有給休暇を与えた期間中及び当該期間の満了後五年間保存しなければならない。
そして、こちらにも読み替えの条文があります。規則71条です。
第七十一条 第十七条第二項、……第二十四条の七及び第三十四条の二第十五項第四号の規定の適用については、当分の間、これらの規定中「五年間」とあるのは、「三年間」とする。
労基法143条が法律の「五年間」を読み替えるのと同じことを、規則71条が省令の「五年間」について行っています。つまり年休管理簿も、本則5年・当分の間3年です。法律と省令で別々に経過措置が置かれているので、「労基法143条を見たから全部分かった」とはならない、ということになります。
労基法の「3年」で全部捨てると、落ちる書類がある
ここまでが労働基準法の世界です。問題は、退職者のファイルに綴じてある書類が、労基法だけの持ち物ではないことです。
| 書類 | 根拠 | 保存期間 | 経過措置 | | --- | --- | --- | --- | | 労働者名簿・賃金台帳・労働関係の重要書類 | 労基法109条 | 本則5年 → 3年 | あり（労基法143条1項） | | 年次有給休暇管理簿 | 労基則24条の7 | 本則5年 → 3年 | あり（労基則71条） | | 労働時間の状況の記録 | 安衛則52条の7の3第2項 | 3年 | なし（本則3年） | | 健康診断個人票 | 安衛則51条 | 5年 | なし | | 雇用保険の被保険者に関する書類 | 雇用保険則143条 | 4年 | なし | | 雇用保険のその他の書類 | 雇用保険則143条 | 2年 | なし | | 健康保険に関する書類 | 健保則34条 | 2年 | なし |
原文も挙げておきます。健康診断個人票は安全衛生規則51条です。
第五十一条 事業者は、……健康診断個人票（様式第五号）を作成して、これを五年間保存しなければならない。
（出典：e-Gov 法令検索・労働安全衛生規則）
雇用保険は、施行規則143条が2年と4年を書き分けています。
（書類の保管義務）
第百四十三条 事業主及び労働保険事務組合は、雇用保険に関する書類（……）をその完結の日から二年間（被保険者に関する書類にあつては、四年間）保管しなければならない。
（出典：e-Gov 法令検索・雇用保険法施行規則）
健康保険は2年です。
（事業主による書類の保存）
第三十四条 事業主は、健康保険に関する書類を、その完結の日より二年間、保存しなければならない。
（出典：e-Gov 法令検索・健康保険法施行規則）
表にすると当たり前に見えるのですが、実際の棚では、これらが1人1ファイルに混ざっています。入社のときに集めた一式には、労基法の「雇入れに関する書類」も、雇用保険の資格取得に関わる控えも、健康保険の被扶養者関係の控えも入っている。雇入時の健診の結果も、同じクリアファイルに入っていることが珍しくありません。
ここから出てくる判断は、シンプルです。
1. 保存期間は、書類の名前では決まらない。どの法律が義務づけているかで決まる。 2. 同じ1枚が複数の法律に当たるときは、長いほうに従う。 3. 起算日も法律ごとに違う。労基法は規則56条の5分類、雇用保険と健康保険は「完結の日」。
だから「退職から3年で一括処分」は、健診の結果（5年）と雇用保険の被保険者関係（4年）を、期間内に捨ててしまう運用になります。
なお、ここで挙げたのは労働・社会保険の関係だけです。源泉徴収に関する書類などは税法の系統で別に期間が定められているので、そちらは顧問の税理士に確認してください。この記事では数字を挙げません。
名簿と台帳は、何を書けば「作った」ことになるのか
保存の話と並んで多いのが、「うちの名簿、これで足りているのか」という不安です。記載事項は条文で決まっているので、照らし合わせれば判定できます。
労働者名簿（法107条＋規則53条）
法律側が3つ、省令側が6つです。
第百七条 使用者は、各事業場ごとに労働者名簿を、各労働者（日日雇い入れられる者を除く。）について調製し、労働者の氏名、生年月日、履歴その他厚生労働省令で定める事項を記入しなければならない。
規則53条1項が残りを挙げます。①性別 ②住所 ③従事する業務の種類 ④雇入の年月日 ⑤退職の年月日及びその事由（退職の事由が解雇の場合にあっては、その理由を含む） ⑥死亡の年月日及びその原因。様式は第19号です。
細かいですが、⑤の括弧書きは見落としやすいところです。解雇のときは、退職の事由として「解雇」と書くだけでなく、その理由まで名簿に書くのが条文の求めていることになります。
そして、小さい会社に直接効く規定が2項にあります。
２ 常時三十人未満の労働者を使用する事業においては、前項第三号に掲げる事項を記入することを要しない。
3号は「従事する業務の種類」です。常時30人未満の事業では、この欄は記入しなくてよいと条文が明言しています。市販の様式やテンプレートにはこの欄があるので、「埋まっていないから未完成だ」と気にしている会社がありますが、規模によっては気にしなくていい箇所です（逆に、30人以上になったら埋める必要が出てきます）。
もう1点、107条2項は「記入すべき事項に変更があつた場合においては、遅滞なく訂正しなければならない」としています。名簿は作って置いておくものではなく、住所変更や異動のたびに直すもの、という建て方です。
賃金台帳（法108条＋規則54条・55条）
台帳の記載事項は規則54条1項の8つです。①氏名 ②性別 ③賃金計算期間 ④労働日数 ⑤労働時間数 ⑥時間外・休日・深夜の各労働時間数 ⑦基本給、手当その他賃金の種類ごとの額 ⑧賃金の一部を控除した場合はその額。
ここで、名簿との差が1つあります。法108条には「日日雇い入れられる者を除く」という除外が書かれていません。
第百八条 使用者は、各事業場ごとに賃金台帳を調製し、賃金計算の基礎となる事項及び賃金の額その他厚生労働省令で定める事項を賃金支払の都度遅滞なく記入しなければならない。
名簿は日雇いの人を除いていいのに、台帳は除いていない。だから日雇いの人についても台帳は要る、という読み方になります。実際、規則55条は様式を使い分けています。常時使用される労働者（1か月を超えて引き続き使用される日々雇い入れられる者を含む）は様式第20号、日々雇い入れられる者（1か月を超えて引き続き使用される者を除く）は様式第21号です。そのうえで規則54条4項が、日々雇い入れられる者については3号（賃金計算期間）の記入は要らないとしています。
管理監督者の台帳は「要らない」ではなく「2つだけ要らない」
規則54条5項に、こういう規定があります。
法第四十一条各号のいずれかに該当する労働者及び法第四十一条の二第一項の規定により労働させる労働者については第一項第五号及び第六号は、これを記入することを要しない。
法41条に当たる人（管理監督者など）と高度プロフェッショナル制度の対象者については、⑤労働時間数と⑥時間外・休日・深夜の時間数を記入しなくてよい、という条文です。
ただし、免除されているのはこの2つだけです。①氏名 ②性別 ③賃金計算期間 ④労働日数 ⑦賃金の種類ごとの額 ⑧控除額は、ほかの人と同じように要ります。「管理監督者だから台帳はいらない」ではなく、「時間の2項目を書かなくていい」が正確なところです。④労働日数が残っているのも見落としやすい点です。
ほかに、規則54条2項は、就業規則で法と異なる所定労働時間や休日を定めている場合は、就業規則に基づいて算定した時間数で代えられるとしています。3項は、現物で支払われる賃金があるときはその評価総額を記入するとしています。
やらなかったときに何が起きるか
罰則は労働基準法120条1号です。該当する条文がずらりと並ぶ中に、こうあります。
……又は第百六条から第百九条までの規定に違反した者
次の各号のいずれかに該当する者は、三十万円以下の罰金に処する。
106条（周知）から109条（記録の保存）までが、同じ号でひとまとめにされています。名簿を作っていない（107条）、台帳を作っていない（108条）、保存していない（109条）は、いずれもこの30万円以下の罰金の範囲です。就業規則や協定の周知義務と同じ重さで並んでいる、と見ておくと位置づけが分かりやすいかもしれません。周知のほうの話は36協定の周知方法は3つだけでまとめています。
もうひとつ、条文が「各事業場ごとに」と書いていることにも注意が必要です（107条・108条）。本社でまとめて1冊、ではなく、事業場ごとに調製するのが原則です。どこまでを1つの事業場として数えるかは就業規則の「常時10人以上」の数え方で扱っています。
やりがちなNGと、直す順番
やりがちなNG
- 「退職から3年で一括処分」を全社ルールにしている。健康診断個人票（5年）と雇用保険の被保険者関係（4年）が期間内に捨てられます。 - 賃金台帳の起算日を「最後の記入をした日」で固定している。規則56条2項で、支払期日が後ならそちらが起算日です。 - 名簿の起算日を入社日や年度で数えている。規則56条1項1号は死亡・退職・解雇の日です。 - 給与明細の控えだけを残して、賃金台帳を作っていない。明細には性別や賃金計算期間、労働日数が載っていないことがあります。規則54条1項の8項目で照合してください。 - 管理監督者の台帳を作っていない。免除は⑤と⑥の2項目だけです。 - 退職事由に「解雇」と書いて、理由を書いていない。規則53条1項5号の括弧書きが理由まで求めています。 - 常時30人未満なのに「従事する業務の種類」の空欄を気にしている。規則53条2項で記入不要です。 - 出勤簿を帳簿と同じ棚に入れて、同じ年数で管理している。安衛則52条の7の3第2項は本則3年で、経過措置の3年とは別の扱いです。
直す順番
1. 捨てる前に、法律ごとに分ける。「どの書類か」ではなく「どの法律が持っている書類か」でグループを作ります。労基法／安衛法／雇用保険／健康保険・厚生年金／税。これが土台です。 2. 起算日を書類ごとに付け替える。労基法のものは規則56条の5分類、賃金台帳と重要書類は2項（支払期日）も見る。社会保険系は「完結の日」。 3. 記載事項の抜けを埋める。名簿は法107条の3つ＋規則53条の6つ、台帳は規則54条1項の8つ。30人未満の業務の種類と、法41条該当者の⑤⑥は除いて数えます。 4. 保存年数は、いちばん長い法律に合わせる。同じファイルに5年のものが1枚入っていれば、そのファイルは5年です。無理に分けるより、束ごと長いほうに合わせるほうが運用が壊れません。 5. 廃棄は年1回・起算日ベースで。「◯年度入社分」ではなく「起算日が◯年◯月より前のもの」で切ると、支払日のずれを拾えます。
5年で統一してしまうのも、ひとつの考え方です。労基法と年休管理簿の本則が5年で、健診個人票も5年なので、最初から5年で運用しておけば、「当分の間」が終わった日に何も変えなくて済みます。保管のコストと、改正のたびにルールを組み替える手間を見比べて決めるところだと思います。
自分の採用まわりの書類は、どこでつまずくか
帳簿の話は、採用の入り口と地続きです。入社のときにどの書類をもらって、どこに綴じて、いつまで持つか。ここが決まっていない会社では、求人を出して応募が来た先——内定、入社、そして退職までの書類が、人によってばらばらの形で残っていきます。
応募者から受け取った書類の扱いは、採用の段階でも整理が必要です。賃金の控除について労使協定で何を定めるかは賃金控除の労使協定に書く項目でまとめています。
よくある質問（FAQ）
Q. 保存期間は3年でいいのですか、5年なのですか。 A. 労働基準法の帳簿（労働者名簿・賃金台帳・労働関係の重要書類）については、本則が109条の5年で、同法143条1項が「当分の間、三年間と読む」としています。したがって3年で足ります。ただしこれは労基法の帳簿についての話で、健康診断個人票は安全衛生規則51条で5年、雇用保険の被保険者に関する書類は雇用保険法施行規則143条で4年と、経過措置のない別の期間が定められているものがあります。社内ルールを「一律3年」にすると、こちらが落ちます。
Q. 「当分の間」はいつ終わるのですか。 A. 条文に期限は書かれていません。労基法143条は、保存期間（109条）・付加金を請求できる期間（114条ただし書）・賃金の請求権の時効（115条）の3つを同じ「当分の間」で3年に読み替えているので、時効をどうするかの議論と一緒に動く構造になっています。終われば保存は5年に戻ります。今から5年で運用しておけば、そのときに何も変えずに済みます。
Q. 出勤簿は作らないといけませんか。「法定三帳簿」と聞きますが。 A. 「法定三帳簿」「出勤簿」という言葉は、労働基準法にも同法施行規則にも出てきません（全文を検索して0件でした）。ただし、賃金台帳には労働日数と労働時間数を記入する義務があり（規則54条1項4号・5号）、労働安全衛生法66条の8の3は労働時間の状況の把握を求めています。その記録は安全衛生規則52条の7の3第2項で3年間の保存が必要です。結果として出勤の記録は要る、ということになります。この3年は経過措置ではなく本則の3年なので、帳簿が5年に戻っても3年のままです。
Q. パート・アルバイトや日雇いの人も、名簿と台帳が要りますか。 A. 労働者名簿は、法107条1項が「日日雇い入れられる者を除く」としているので、日雇いの方は対象外です。一方、賃金台帳の法108条にはこの除外がありません。規則55条は、日々雇い入れられる者（1か月を超えて引き続き使用される者を除く）について様式第21号で調製するとしており、規則54条4項で賃金計算期間の記入が不要とされています。パート・アルバイトの方は、日雇いでなければ名簿も台帳も対象です。
Q. 管理監督者の賃金台帳はどう作りますか。 A. 規則54条5項で、法41条各号に該当する労働者と高度プロフェッショナル制度の対象者については、1項5号（労働時間数）と6号（時間外・休日・深夜の時間数）の記入が不要とされています。免除はこの2項目だけで、氏名・性別・賃金計算期間・労働日数・賃金の種類ごとの額・控除額は他の方と同じように記入が必要です。労働日数（4号）が残っている点は見落とされやすいところです。
この記事は、中小企業の採用運用を支援する SaishiLu（運営：株式会社プラスメイト）が作成しています。本文の条文は e-Gov 法令検索で原文を確認したうえで引用しました。個別のケースの判断は、所轄の労働基準監督署または社会保険労務士にご確認ください。