「採用が決まったので、まず本人にLINEで連絡した。書類は初出勤の日に渡すつもり」——中小企業の採用現場では、ごく普通に行われている段取りです。悪気はまったくありませんし、むしろ連絡が早くて丁寧なほうだと思います。
ただ、この段取りには2か所ひっかかるところがあります。ひとつは渡すタイミング。採用内定の連絡をした時点で労働契約が成立していると見なされる場合、労働条件を明示しなければならないのは「初出勤の日」ではなく「その内定の時点」です。もうひとつは渡す形。LINEやメールで労働条件を渡すこと自体は2019年から認められていますが、それは「本人が希望した場合」に限られていて、しかも守るべき作り方があります。本人が希望していないのにメールやSNSだけで済ませると、法令違反になります。
この記事は、求人票の書き方ではなく、その先の「渡し方」の話です。①いつ渡すか ②何を渡すか ③どの形で渡すか、の3つに分けて整理します。求人票の書き方そのもの（就業場所・業務の変更の範囲、更新上限など2024年4月に追加された項目の中身）は別の記事で扱っているので、ここでは触れる程度にとどめます。
まず、3つの「明示」を分ける
ここが混ざっていると、話がずっとこじれます。採用の過程には、別の法律にもとづく別々の明示が3回出てきます。
厚生労働省（職業安定局 需給調整事業課）の説明資料では、この3つが1本の流れとして図示されています（大阪労働局 労働条件等の明示について）。
1. 募集時の明示（当初の明示） … 求人票・求人広告に書くもの。職業安定法第5条の3第1項。 2. 変更等の明示 … 当初の明示と違う条件で契約しようとするとき、契約締結の前に渡すもの。職業安定法第5条の3第3項。 3. 労働契約締結時の明示（労働条件通知書） … 労働基準法第15条第1項。
よくある誤解が、「求人票に全部書いてあるから、それが労働条件通知書の代わりになる」というものです。なりません。1と3は目的も根拠条文も別で、求人票を出したことによって3が免除されることはありません。そしていちばん抜け落ちやすいのが、真ん中の2です。
① いつ渡すか：「内定の時点」が答えになる場合がある
労働基準法第15条は「労働契約の締結に際し」明示せよという書き方をしています。では締結はいつかというと、ここで採用内定の扱いが出てきます。
厚生労働省のリーフレット「採用内定時に労働契約が成立する場合の労働条件明示について」には、実施しなければならない措置として、こう書かれています（厚生労働省 201712_saiyounaitei.pdf）。
採用内定によって労働契約が成立する場合には、採用内定に際して労働条件を明示しなければならないこと。
同じリーフレットは、採用内定によって労働契約が成立していると解された最高裁判例を2件（昭和54年7月20日判決・昭和55年5月30日判決）挙げたうえで、成立するケースと成立しないケースの具体例を並べています。
労働契約が成立しているとされた例は、内定通知を受けた本人が①他社の求人への応募を辞退し②会社の求めに応じて入社誓約書を出し③近況報告をしていて、さらに会社側が内定通知のほかに契約締結のための特段の意思表示をすることを予定していなかったケースです。
成立していないとされた例は、会社が入社に向けた手続きを何もせず、本人も入社の誓約をしておらず、その内定が正式なものではないと本人が認識していたケースです。
中小企業の採用がどちらに近いかというと、たいていは前者です。内定の連絡をして、本人が「お願いします」と答えて、他社の選考を辞退して、あとは初出勤を待つだけ——という流れなら、その内定の連絡以外に契約を結ぶ場面はありません。つまり、労働条件を渡すべきタイミングは初日ではなく、内定を伝えたあたりにあるということです。
「配属先がまだ決まっていない」ときの扱い
内定の時点では勤務先の店舗や担当業務が確定していない、ということもあります。これについても同じリーフレットに答えがあります。
採用内定の際に、具体的な就業場所や従事すべき業務等を特定できない場合には、就労の開始時の就業の場所や従事すべき業務として想定される内容を包括的に示すこととしても差し支えないこと。
そして、そのうえで望ましい措置として3つ挙げられています。特定できなかった事項は就労開始前のできる限り早期に決定するよう努め、決まり次第あらためて明示すること。内定の際に、そのあらためて明示する時期についても明示すること。書面明示が義務づけられている条件については、そのあらためての明示も書面で行うこと。
実務に直すとこうなります。内定の連絡で「配属は◯◯店または△△店を想定しています。確定は3月上旬で、決まった時点であらためて書面でお知らせします」と、確定していない事実と、いつ確定するかの両方を渡しておく。これで包括的な明示として扱えて、後の食い違いも防げます。「決まってから渡そう」と黙って待つのが、いちばんまずい形です。
② いちばん抜ける「変更等の明示」
ここが本記事のいちばん実務的なところです。求人票に書いた条件と、実際に契約する条件がずれたときの手当てです。
先の大阪労働局の資料によれば、次の①〜④のいずれかに当たる場合、労働契約の締結の前に新たな明示が義務づけられています（平成30年1月1日施行）。
| | どんな場合か | 資料に載っている例 | |---|---|---| | ① | 当初の明示と異なる内容の労働条件を提示する | 当初：基本給30万円／月 ⇒ 基本給28万円／月 | | ② | 当初の明示の範囲内で特定された労働条件を提示する | 当初：基本給25万〜30万円／月 ⇒ 基本給28万円／月 | | ③ | 当初の明示で明示していた労働条件を削除する | 当初：基本給25万円＋営業手当3万円 ⇒ 基本給25万円 | | ④ | 当初の明示で明示していなかった労働条件を新たに提示する | 当初：基本給25万円 ⇒ 基本給25万円＋営業手当3万円 |
注目してほしいのは②です。求人票に「月給25万〜30万円（経験による）」と幅で書き、面接を経て「28万円で」と確定させる。これは求職者にとって不利になった話ではなく、幅の中に収まってもいます。それでも、当初の明示を「特定」したことになるので、変更等の明示の対象です。
当サイトでは求人の給与の書き方で「当社規定をやめて幅で書く」ことをおすすめしています。その考えは変えませんが、幅で書いたなら、確定させた時点でひと手間ある——ここまでセットで覚えておくのが正確なところです。
変更等の明示は、どう渡すのが望ましいか
同じ資料の「留意点（指針）」には、方法について次のように書かれています。望ましいのがイ、ロなどの方法でも可能、という書き方です。
イ 当初の明示と変更内容等とを対照することができる書面を交付すること。
ロ 労働基準法第15条第１項の規定に基づき交付される労働条件通知書において、変更内容等に下線を引き、若しくは着色し、又は変更内容等を注記すること。
ロには続きがあって、当初明示した事項の一部を削除する場合は、削除される前の内容も併せて記載することとされています。「消したことが分かるように消す」という考え方です。
タイミングについても書かれています。条件の調整が終わった後、その契約を結ぶかどうか求職者が考える時間が確保されるよう、可能な限り速やかに行うこと。そして、変更した理由を質問されたら適切に説明すること。
さらに、いちばん芯にあたる一文がこれです。
当初明示された労働条件は、そのまま労働契約の内容になることが期待されているものであり、変更等の明示を行うか否かにかかわらず、安易に変更等を行ってはならない。また、当初の明示が適切に行われていない場合は、変更等の明示を行ったとしても、当初の明示が適切だったとみなされるものではない。
つまり、「後で変更の明示をすればいいから、求人票は適当でいい」は通りません。求人票をふわっと書いて後で絞る、という運用が想定されていない、と読むのが自然です。
③ 何を渡すか：書面が要るものと、要らないもの
明示事項のうち、書面の交付が必要な事項と、明示は必要だが書面交付までは義務づけられていない事項が分かれています。厚生労働省のリーフレットでは、書面交付が必要なのは a〜f として整理されています（厚生労働省 000481172.pdf）。
- a 労働契約の期間 - b 有期労働契約の更新の基準 - c 就業場所・従事すべき業務 - d 始業・終業時刻、所定労働時間を超える労働の有無、休憩時間、休日、休暇、2交代制等に関する事項 - e 賃金の決定・計算・支払方法、賃金の締切・支払時期、昇給に関する事項 - f 退職（解雇を含む）に関する事項
一方、書面の交付は義務づけられていないが明示は必要とされているのが、退職手当（適用される労働者の範囲・決定/計算/支払方法・支払時期）、臨時に支払われる賃金・賞与・精勤手当・勤続手当・奨励加給・能率手当・最低賃金額、労働者に負担させるべき食費や作業用品に関する事項、安全衛生・職業訓練・災害補償および業務外の傷病扶助・表彰と制裁・休職に関する事項です。
「書面でなくてもいい」と言われると省きたくなりますが、ここは省かないほうが得です。作業服代や食費の自己負担は、入社後にもめる代表格で、先に書いておくほうが手間が少ないです。手当の見せ方は求人の手当の書き方でも扱っています。
なお2024年4月からは、「就業場所・業務の変更の範囲」「更新上限の有無と内容」「無期転換申込機会と無期転換後の労働条件」が明示事項に追加されています（厚生労働省 2024年4月から労働条件明示のルールが変わります）。それぞれの中身の書き方は就業場所・業務の変更の範囲の書き方、有期契約の更新上限の書き方、パートの無期転換の書き方にまとめています。
書式を自分で作る必要はありません。厚生労働省のサイトから、職種別のモデル労働条件通知書（Word版・PDF版）を無料でダウンロードできます。
④ どの形で渡すか：メールとLINEの条件
ここが本題の後半です。原則は書面の交付。ただし2019年（平成31年）4月1日から、施行規則の改正により、労働者が希望した場合は次の方法でも明示できるようになりました。
①FAX ②Eメールや、Yahoo!メール、Gmail等のWebメールサービス ③LINEやメッセンジャー等のSNSメッセージ機能 等
LINEが名指しで挙がっているとおり、LINEで渡すのは想定された使い方です。ただし条件がつきます。
ただし、出力して書面を作成できるものに限られます。なお、労働者の個人的な事情によらず、一般的に出力可能な状態であれば、出力して書面を作成できると認められます。
「本人の家にプリンターがあるか」まで気にする必要はない、という意味です。一般的に印刷できる形なら足ります。
そして認められないものも明記されています。
（注）第三者に閲覧させることを目的としている労働者のブログや個人のホームページへの書き込みによる明示は認められません。
守る6つのこと
同じリーフレットの留意事項を、実務の順に並べるとこうなります。
1. 希望を、個別かつ明示的に確認する。 「紛争を未然に防止する観点から」本人が本当に電子メール等による明示を希望したかを個別に確認するよう書かれています。本人が希望していないのに電子メール等のみで明示することは労働基準関係法令の違反で、リーフレットには「最高で30万円以下の罰金となる場合があります」とあります。就業規則で「当社はLINEで明示します」と決めておく、という形は使えません。
2. 本文に直接書かず、添付ファイルで送る。 リーフレットは「印刷や保存がしやすいよう添付ファイルで送りましょう」としたうえで、良くない例として、SNS本文に直接書いて労働条件を細切れに送る形を挙げています。「印刷する際に途切れてしまうので、望ましくありません」。
3. 送る文面に4つを入れる。 義務ではないとしつつ、トラブル防止として挙げられているのが、明示した日付・送信した担当者の氏名・事業場や法人名・使用者の氏名です。これが入っていないと「後からトラブルになる可能性があります」と書かれています。
4. 届いたかを確認する。 受信拒否設定などで本人が内容を確認できていない場合がある、という注記つきです。送信履歴があることは、読まれたことの証明になりません。
5. 保存を促す。 「なるべく出力して保存するように、労働者に伝えましょう」。SNSの一部サービスは情報の保存期間が限られている場合がある、と理由も書かれています。渡す側も、自社にPDFの控えを残しておくのが無難です。
6. SMSは避ける。 禁止はされていませんが、「PDF等のファイルが添付できず、文字数制限もあるため、望ましくありません」と明記されています。
Before → After：LINEで渡すときのやりとり（※いずれも記入例）
Before
（会社→本人・LINE）
採用決まりました！おめでとうございます🎉
条件は面接でお話しした通りで、時給1,150円、週3日、17時〜22時です。
4月1日からよろしくお願いします。書類は初日にお渡しします。
悪い連絡ではないのですが、①渡す時期が初日になっている ②本人の希望を確認していない ③本文に直接書いている ④日付・担当者名・法人名・使用者氏名がない、と4か所ひっかかります。面接で話した条件が求人票と違っていれば、変更等の明示も抜けています。
After
（会社→本人・LINE｜1通目）
◯◯さん、選考の結果、採用とさせていただきました。
このあと労働条件をお送りします。書面（紙）でのお渡しと、このLINEにPDFを送るかたちのどちらがよろしいですか？ ご希望の方法でお送りします。（本人→会社）
LINEでの明示を希望します。（会社→本人・LINE｜2通目／PDFを添付）
ご希望どおり、労働条件を添付のとおり明示します。〔労働条件通知書.pdf〕
2026年4月1日付／人事担当 ◯◯／株式会社△△（◯◯店）／代表取締役 ◯◯ ◯◯
求人票では時給1,100〜1,200円と記載していましたが、1,150円で確定しました（下線部が求人票からの変更点です）。
配属は◯◯店を想定しています。確定は3月上旬で、決まり次第あらためて書面でお知らせします。
内容を印刷して保存しておいてください。届いたら、このメッセージにひとことお返事をいただけると助かります。
やっていることは、希望を聞く・PDFで送る・4点を書く・変わった箇所を下線で示す・未確定を未確定と書く・到達と保存を頼むの6つだけです。文面の長さはさほど変わりません。
なお、内定から初出勤までに何をいつ連絡するかの全体の流れは、求人の選考フローの書き方のほうで扱っています。
やりがちなNG
労働条件通知書を初出勤の日に渡している。求人票を渡したので通知書は省いた。本人に聞かずに「うちはLINEで送ります」と決めている。LINEの本文に条件を直接、何通かに分けて書いている。送った文面に日付も担当者名も会社名も入っていない。SMSで送っている。求人票の給与を幅で書いて、確定額を口頭で伝えただけにしている。配属が未定なので通知書ごと後回しにしている。——このあたりは、法令の面でも、入社後の言った言わないを防ぐ面でも、直す価値が高いところです。
自分の求人はどこでつまずくか
渡し方の話は、求人票の外側にあります。そのため、求人の文面をいくら整えても、この部分は自動的には直りません。逆に、求人票の書き方が曖昧なままだと、変更等の明示という余計な手間が毎回発生することにもなります。「求人票に何をどこまで書いておくか」は、入社手続きの手間にまで跳ね返ってくる、ということです。
よくある質問（FAQ）
Q. 労働条件通知書は、いつ渡せばいいのですか？ A. 労働基準法第15条は「労働契約の締結に際し」としています。厚生労働省のリーフレットは、採用内定によって労働契約が成立する場合には採用内定に際して明示しなければならない、としています。他社の選考を辞退してもらい、内定通知のほかに契約を結ぶ場面を予定していないような進め方なら、内定の時点で渡す前提で考えるのが安全です。
Q. LINEで労働条件を送っても大丈夫ですか？ A. 本人が希望した場合は、LINEやメッセンジャー等のSNSメッセージ機能でも明示できるとされています（2019年4月1日から）。ただし出力して書面を作成できる形に限られ、印刷や保存がしやすいよう添付ファイルで送ることが求められています。本人が希望していないのに電子メール等のみで明示するのは法令違反となり、最高で30万円以下の罰金となる場合があるとされています。
Q. 求人票に書いた条件と違う内容で契約する場合、何かしなければいけませんか？ A. 職業安定法第5条の3第3項により、労働契約の締結の前に「変更等の明示」が必要です。当初の明示と異なる場合だけでなく、幅で書いた給与を1つの額に確定させる場合、書いていた条件を削除する場合、書いていなかった条件を追加する場合も対象です。当初の明示と変更内容を対照できる書面を交付する方法が望ましいとされ、労働条件通知書の変更箇所に下線を引く・着色する・注記する方法も可能とされています。
Q. 内定の時点で配属先が決まっていない場合はどうすればいいですか？ A. 就業の場所や業務として想定される内容を包括的に示すこととしても差し支えない、とされています。そのうえで、できる限り早期に決定するよう努め、決まり次第あらためて明示すること、あらためて明示する時期についても内定の際に明示すること、書面明示が義務づけられている事項はその明示も書面で行うことが望ましい措置として挙げられています。
Q. 労働条件通知書の書式は、自分で作らないといけませんか？ A. 厚生労働省のサイトから、職種別のモデル労働条件通知書（Word版・PDF版）を無料でダウンロードできます。自社の事情に合わせて項目を足すほうが実態に合いますが、ゼロから作る必要はありません。
この記事は、中小企業の採用運用を支援する SaishiLu（運営：株式会社プラスメイト）が作成しています。本文中の法令・リーフレットの引用は厚生労働省および都道府県労働局の公表資料によるもので、記入例はすべて架空の例です。制度の内容は改正により変わることがあり、個別のケースの取り扱いは所轄の労働基準監督署・労働局にご確認ください。