「面接のとき、交通費は出ますか」。電話やメールでこう聞かれて、その場で答えられずに「確認して折り返します」と言ってしまった経験は、採用を自分でやっている会社ならたいていあると思います。隣の席の社長に聞いても「うーん、遠い人なら出してるかな」くらいの答えしか返ってこない。結局、来てくれた人の顔を見てから決める、というその場しのぎになりがちです。
このとき多くの会社が「出すか、出さないか」で悩んでいると思い込んでいます。でも実際に現場が詰まるのは、そこではありません。出すと決めた後の段取りが決まっていないから、その場で答えられないのです。いくらまで出すのか。一次面接からか、二次からか。その場で現金を渡すのか、後で振り込むのか。領収書は要るのか。経理に回したら何と言われるのか。不採用になった人の口座番号は、いつ消すのか。この6つが決まっていれば、電話で聞かれた瞬間に答えられます。
この記事では、面接交通費の支給基準を決める手順と、決めた後に必ず当たる実務——求人票と案内メールの書き方、払い方の選び方、経理で止まりやすいインボイスの線引き、不採用者の口座情報の始末——を順番に整理します。制度を新しく作る話ではなく、今日、面接の案内メールの文面を1行直せば片付く話です。
面接交通費は、法律上の義務ではない
まず前提の確認です。面接に来た人へ交通費を支給することを事業主に義務づける条文は、労働基準法にも職業安定法にも置かれていません。出さないという選択も、法律の上では成り立ちます。
理由はシンプルで、面接に来た人はまだ自社の労働者ではないからです。労働基準法第11条は、賃金を「賃金、給料、手当、賞与その他名称の如何を問わず、労働の対償として使用者が労働者に支払うすべてのもの」と定義しています（e-Gov 労働基準法）。面接は労働ではなく、応募者は労働者ではない。だから面接交通費は賃金ではなく、賃金の支払いに関するルール（毎月払い・全額払いなど）も最低賃金も、ここには効いてきません。
つまり面接交通費は、法律で決まっているものではなく、会社が自分で決めるものです。自由に決めていい反面、決めていなければ誰も答えられない、という性質を持っています。
ただし、自由なのは「決めるまで」です。求人票や面接の案内に「交通費支給」と書いた時点で、それは求職者に示した条件の一部になります。書いたのに出さない、書いたより少なく出す、というのは別の問題（求人の表示の問題）になるので、書くなら払える範囲で書く。ここは求人の誇大広告はどこから違反かで整理しているので、求人票に書く前に一度目を通してください。
支給基準は、3つの軸で決める
「全員に全額」も「全員に出さない」も、決め方としては成り立ちます。ただ中小企業の採用で現実的なのは、その間のどこかに線を引くことです。線は3本あります。
軸1：距離・交通手段で切る
いちばん納得されやすいのが距離です。たとえば「電車・バスで片道◯円を超える人」「新幹線または飛行機を使わないと来社できない人」という切り方。往復1,000円に収まる近隣の人と、往復3万円かかる遠方の人を同じ扱いにすると、どちらかに不公平感が出ます。
軸1で決めるときは、金額ではなく手段で書いたほうが運用が楽です。「新幹線・飛行機を使う場合は実費」「在来線・バスの場合は自己負担」と書けば、応募者も自分がどちらか判断できます。
軸2：選考段階で切る
次に多いのが、選考の段階で切る方法です。「一次面接は自己負担、二次面接以降は実費を支給」という形。応募者の数がいちばん多い一次でコストが膨らむのを防ぎつつ、本気で検討してもらう段階では会社も負担する、という理屈は通りやすいです。
ここで気をつけたいのは、段を上げた連絡と同時に伝えることです。二次面接の案内メールに交通費の話が書かれていないと、応募者は「一次と同じく自己負担だろう」と思って黙って自腹で来ます。後から「出せましたよ」と言われるのは、出さないよりも気まずい。
軸3：金額の出し方（実費精算か、一律か）
3本目が、金額をどう出すか。これが後の経理と税の話に直結する、いちばん大事な軸です。
実費精算は、実際にかかった分を払う方法。経路や金額を申告してもらい、その額を渡します。公平で説明しやすく、会社としても「かかった分の費用」として処理しやすい。一方で、金額が人によって違うので、その場で現金を用意するには事前に金額を聞いておく必要があります。
一律支給は、「来社した人には一律2,000円」のように額を固定する方法（※記入例）。封筒を事前に用意できる、計算がいらない、という運用のしやすさが利点です。ただし近い人には実費より多く、遠い人には足りない額になります。実費を大きく超える額を一律で渡す設計は、本人の側で受け取った利益をどう扱うかという別の論点が出てくるので、一律額を高めに設定するなら顧問税理士に一度確認してください。
小さい会社なら、「在来線・バスは自己負担、遠方（新幹線・飛行機）は実費精算、二次面接以降」あたりから始めるのが、説明しやすくて破綻しにくい組み合わせです。
求人票と案内メールに、どう書くか
基準を決めても、応募者に届いていなければ意味がありません。そして届け方には、よくある事故が1つあります。
求人票に「交通費支給」とだけ書かない
求人票の「交通費支給」という表記は、求職者には通勤手当（入社後に毎月もらえるもの）として読まれます。面接時の交通費を伝えたいのに、通勤手当があると誤解されると、後で「交通費が出ると書いてあったのに」というすれ違いになります。
Before（※記入例）
交通費支給
After（※記入例）
通勤手当：月額20,000円まで実費支給（マイカー通勤可・駐車場あり）
面接時の交通費：二次面接以降、公共交通機関の実費をお支払いします
通勤手当そのものの書き方は求人の通勤手当・交通費の書き方にまとめています。面接交通費と通勤手当は別の欄・別の行で書く、とだけ覚えておけば事故は防げます。
案内メールに入れる4つ
面接の日程連絡メールに、次の4点を入れておくと、当日その場で揉めません。
面接のご案内（※記入例）
◯◯様
二次面接の日程が確定しましたので、ご案内いたします。
日時：2026年◯月◯日（◯）14:00〜
場所：◯◯市◯◯町1-2-3 ◯◯ビル3階（◯◯駅から徒歩5分）【交通費について】
二次面接以降は、ご自宅最寄り駅から当社までの公共交通機関の往復実費をお支払いします（上限◯◯円）。
当日、面接終了後に現金でお渡しします。
お手数ですが、切符・乗車券の領収書、または交通系ICカードの利用明細をお持ちください。（新幹線・航空券をご利用の場合は、領収書が必要です）
ご都合により当日お渡しできない場合は、後日ご指定の口座へお振込みします。お伺いした口座情報は、お振込み完了後に当社で削除します。
4点とは、①対象かどうか（段階・区間）②上限額 ③いつ・どう払うか ④領収書を持ってきてほしいこと。とくに④は、次に説明する経理の話の入口になります。
経理で止まるのはここ。内定者と「面接に来た人」で扱いが違う
ここが、面接交通費でいちばん見落とされているところです。採用担当の目には「交通費を払っただけ」でも、経理の目には「消費税の仕入税額控除ができるかどうか」が問われる支出に見えています。そして国税庁は、内定者と採用面接者を明確に分けて説明しています。
従業員等に支給する旅費・宿泊費・日当のうち、その旅行に通常必要と認められる部分は、帳簿の保存だけで仕入税額控除が認められます（出張旅費等特例）。問題は、「従業員等」に誰が入るかです。国税庁の多く寄せられるご質問の問⑮は、こう書いています。
内定者のうち、企業との間で労働契約が成立していると認められる者※に対して支給する交通費等については、通常必要であると認められる部分の金額について出張旅費等特例の対象として差し支えありません。
※ 労働契約が成立していると認められるか否かは、例えば、企業から採用内定通知を受け、入社誓約書等を提出している等の状況を踏まえて判断されることとなります。
一方、採用面接者は通常、従業員等に該当しませんので、支給する交通費等について、出張旅費等特例の対象にはなりません。
つまり、同じ「会社が交通費を出した」でも、内定通知を出して入社誓約書を受け取った後の内定者説明会の交通費と、まだ選考中の面接に来た人の交通費では、必要な書類が変わります。
では、面接に来た人の分はどうするか。同じ問⑮の注記に、2つの道が示されています。
貴社が当該旅費交通費等を派遣社員・内定者等を通じて公共交通機関（船舶、バス、鉄道又は軌道）に直接支払っているものと同視し得る場合には、３万円未満の支払について、一定の事項を記載した帳簿のみの保存により仕入税額控除が認められます（以下「公共交通機関特例」といいます。）。
上記の出張旅費等特例や公共交通機関特例の対象にはならない旅費交通費等について仕入税額控除の適用を受けるには、派遣社員・内定者等が交付を受けた旅費交通費等に係る適格請求書又は適格簡易請求書の提出を受け、それを保存する必要があります（宛名として派遣社員・内定者等の氏名が記載されている場合には、原則として、立替金精算書の保存も必要となります。）
読み替えると、こうなります。
| 誰に・何で来たか | 必要なもの | | --- | --- | | 内定通知＋入社誓約書を提出済みの内定者 | 帳簿の保存のみ（出張旅費等特例） | | 面接に来た人・在来線やバスで3万円未満 | 帳簿の保存のみ（公共交通機関特例） | | 面接に来た人・新幹線で3万円以上 | 適格請求書または適格簡易請求書の保存 | | 面接に来た人・飛行機やタクシー | 適格請求書または適格簡易請求書の保存 |
注目したいのは、公共交通機関特例の対象として挙がっているのが「船舶、バス、鉄道又は軌道」だという点です。航空機とタクシーは、この列挙に入っていません。遠方から来てもらうときにいちばん使われる飛行機が、特例の外にある。そして飛行機で来てもらう面接こそ、交通費を出す場面そのものです。
ここが、採用担当と経理が揉める地点です。面接の当日に現金を渡して終わったつもりでいたら、月末に経理から「領収書は」と聞かれる。本人はもう帰っていて、不採用になっていれば連絡を取り直すのも気が重い。
だから、案内メールに「領収書をお持ちください」の一行を入れておく。これだけで、後からの差し戻しがなくなります。宛名が本人の氏名で発行されている場合には立替金精算書も必要になるので、社内の精算フォーマットに「氏名・日付・経路・金額」を書く欄を用意しておくと、そのまま使えます。
なお、自社が免税事業者である場合や、簡易課税制度・2割特例を使っている場合は、そもそも仕入税額控除のためにインボイスを保存する話が関係しない場合があります。自社がどれに当たるかは顧問税理士に確認してください。この記事で言いたいのは、「経理が何を必要とするかを、面接の案内を出す時点で先に聞いておく」という段取りの話です。
源泉徴収は必要か
もう1つよく聞かれるのが、源泉徴収です。
源泉徴収が必要になる支払いは、条文で決まっています。給与等（雇用契約などに基づく労務の対価）と、報酬・料金等として列挙されたものです。報酬・料金等の範囲は国税庁のNo.2792 源泉徴収が必要な報酬・料金等とはに8つの区分で示されていて、原稿料や講演料、弁護士などの資格者への報酬、プロスポーツ選手やモデル・外交員への報酬、芸能関係、ホステス等、契約金、広告宣伝のための賞金や馬主の競馬の賞金が並びます。面接に来た人への交通費は、この列挙のどこにも出てきません。
面接に来た人とは雇用関係がないので給与等でもなく、列挙された報酬・料金等でもない。実費精算であれば、本人の手元に残る利益も生じません。実務では、ここを源泉徴収の対象として扱わないのが通常です。
ただし、一律支給で実費を大きく超える額を渡す設計にすると、「交通費」という名前のついた別のお金に見えてきます。金額を大きくするなら、設計の段階で税理士に相談してください。源泉徴収の要否以前に、実費から離れた額を渡す理由を社内で説明できるかが先です。
不採用の人の口座情報を、いつ消すか
当日に現金を渡せず後日振込にすると、応募者の銀行口座情報が社内に入ります。これは採用活動のために取った個人情報ですが、振込が終わった時点で、使う必要がなくなる情報です。
個人情報保護法は、保存期間そのものを定めていません。ただし個人情報取扱事業者は、取り扱う個人データを利用する必要がなくなったときは、遅滞なく消去するよう努めなければならないとされています（法第22条。個人情報保護委員会 よくある質問 Q5-2）。
実務としては、次の3つを決めておけば十分です。
1. 口座情報を書く場所を1か所に決める（面接のやり取りに使うメールやチャットの中に残さない） 2. 振込完了の確認をした日に消す担当者を決める 3. 不採用通知を出した人の分は、振込完了をもって消す（応募書類の扱いと一緒に処理する）
とくに1が効きます。応募者からの返信メールに口座番号が書かれたまま、メールボックスに何年も残っている——これが実際にいちばん多い形です。精算用のシートに転記したら、元のメールは消す。応募書類そのものの扱いは不採用者の履歴書は返却か廃棄かに、万一の漏えい時の手順はメール誤送信で個人情報が漏れたときの報告義務と手順にまとめています。
やりがちなNGと、直す順番
現場で見るつまずきを、直す順番に並べます。上から順に、1件あたりの手間が小さく、効き目が大きいものです。
1. 求人票に「交通費支給」だけ書いている 通勤手当と誤読されます。通勤手当の行と、面接時の交通費の行を分けて書く。これはその場で直せます。
2. 面接の案内に交通費の記載がない 応募者は聞きにくいので黙って自腹で来ます。段階を上げる連絡と同時に、対象・上限・払い方を書く。
3. 領収書を頼んでいない 月末に経理から差し戻されます。案内メールに一行足すだけです。
4. 上限を言わずに「実費を出します」と伝えている タクシーで来られても断れません。上限額と、使っていい交通手段を書く。
5. 不採用者の口座情報が、メールやチャットに残ったままになっている 振込完了を確認したら消す。担当者と期限を決める。
6. 一律支給を、社内の決まりなしに担当者の判断でやっている 人によって額が違う、という後から説明できない状態になります。基準を1枚の紙にする。1枚とは言っても、「二次面接以降・公共交通機関の往復実費・上限◯円・当日現金・領収書必須」の5行で足ります。
自分の求人はどこでつまずくか
面接交通費は、応募から面接までの流れの最後に出てくる話です。そしてここで揉める会社は、たいていその手前——求人票の書き方や、応募が来た後の連絡の速さ——にも同じ種類の「決めていないから答えられない」を抱えています。
応募が来た直後の動き方は応募が来た後の対応は24時間が勝負に、面接で聞いてはいけないことは面接で聞いてはいけないことにまとめています。あわせて、内定を出した後に本人へ何を求めていいかはマイナンバー収集のタイミングが参考になります。
よくある質問（FAQ）
Q. 面接交通費を出さないのは、法律違反になりますか。 A. なりません。面接に来た人への交通費の支給を事業主に義務づける条文は、労働基準法にも職業安定法にもありません。面接に来た人はまだ労働者ではないので、支払うお金も労働基準法上の賃金ではありません。ただし、求人票や案内で「支給する」と示したのであれば、そのとおりに払ってください。
Q. 一次面接から出したほうが、応募は集まりますか。 A. 出したほうが応募者の負担は減りますが、応募数との関係は募集職種や商圏によって変わるので、一律には言えません。現実的なのは、応募者が多い一次は自己負担、本人にも時間をかけてもらう二次以降は実費、という段階での切り方です。遠方から来てもらう必要がある職種なら、一次から実費にする判断もあります。
Q. 領収書は必ずもらわないといけませんか。 A. 会社がどう経理処理するかで変わります。在来線やバスで3万円未満の支払いであれば、国税庁の「多く寄せられるご質問」問⑮の注記にある公共交通機関特例により、帳簿の保存だけで仕入税額控除が認められる場合があります。一方、飛行機やタクシーは特例の対象として挙げられていないため、適格請求書または適格簡易請求書の保存が必要になります。自社の課税方式によっても変わるので、顧問税理士に確認してください。迷うなら「もらっておく」が安全です。
Q. 内定者説明会の交通費も、面接のときと同じ扱いですか。 A. 違う扱いになり得ます。国税庁の同じ問⑮は、内定者のうち企業との間で労働契約が成立していると認められる者に支給する交通費等は、通常必要と認められる部分について出張旅費等特例の対象として差し支えない、としています。労働契約の成立は「採用内定通知を受け、入社誓約書等を提出している等の状況を踏まえて判断される」と注記されています。採用面接者は通常「従業員等」に該当しないため、特例の対象外です。
Q. 後日振込にした場合、聞いた口座情報はいつ消せばよいですか。 A. 振込が完了して、使う必要がなくなった時点です。個人情報保護法は保存期間を定めていませんが、利用する必要がなくなった個人データは遅滞なく消去するよう努めることとされています（法第22条）。実務では、精算シートへの転記後に元のメールを消す、振込完了を確認した担当者が同じ日に削除する、といった段取りを先に決めておくと漏れません。
この記事は、中小企業の採用運用を支援する SaishiLu（運営：株式会社プラスメイト）が作成しています。消費税の処理や源泉徴収の個別の判断については顧問税理士、労務の個別の判断については社会保険労務士にご確認ください。