採用の話で、いちばん後回しになるのがこれです。面接が終わって、お断りの連絡をして、手元に履歴書と職務経歴書が残る。とりあえず引き出しに入れる。そのまま次の募集が始まる。気づくと、引き出しの中に何年分かの応募書類が溜まっている——という会社は、決して珍しくありません。
このとき多くの方がまず調べるのが、「何か月保管すればいいのか」です。ネット上には「3か月」「6か月」という数字が並んでいるので、そのどれかを選べば終わる話に見えます。ところが、ここに落とし穴があります。個人情報保護法も職業安定法も、応募書類の保管期間を「何か月」とは決めていません。決めていないものを調べているから、いつまでも答えが出ないのです。
法律が求めているのは、期間ではなく「使い終わったら捨てるための仕組みを持っていること」、そして「聞かれたら、その仕組みを説明できること」の2つです。この記事では、どの条文が何を求めているのかを一次資料で確認したうえで、中小企業が実際に決めるべき4つのことと、募集要項に入れる一文の記入例までをまとめます。返すか捨てるかで迷っている方は、先に順番が違う、という話でもあります。
まず、「何か月」を決めている法律は無い
出発点をはっきりさせます。個人情報保護委員会が公開しているよくある質問に、そのものずばりの問いと答えがあります。
Q. 取得した個人情報は、いつ廃棄しなければなりませんか。
A. 個人情報保護法では、個人情報の保存期間や廃棄すべき時期について規定していません。もっとも、個人情報取扱事業者は、その取扱いに係る個人データを利用する必要がなくなったときは、当該個人データを遅滞なく消去するよう努めなければなりません（法第22条）。
（個人情報保護委員会 よくある質問 Q5-2）
つまり、個人情報保護法にあるのは「期間」ではなく「利用する必要がなくなったとき」という基準です。しかもこれは努力義務（消去するよう努めなければならない）として書かれています。「3か月が法律で決まっている」という説明を見かけたら、それは法律ではなく各社の運用例だと考えてください。
採用する側には、職業安定法のほうにも定めがある
こちらのほうが、実は企業にとって直接的です。職業安定法5条の5にもとづく指針（平成11年労働省告示第141号）には、「個人情報の適正な管理」として次の措置が挙げられています。
（1）職業紹介事業者等は、その保管又は使用に係る個人情報に関し、次の事項に係る措置を講ずるとともに、求職者等からの求めに応じ、当該措置の内容を説明しなければならないこと。
イ 個人情報を目的に応じ必要な範囲において正確かつ最新のものに保つための措置
ロ 個人情報の漏えい、滅失又は毀損を防止するための措置
ハ 正当な権限を有しない者による個人情報へのアクセスを防止するための措置
ニ 収集目的に照らして保管する必要がなくなった個人情報を破棄又は削除するための措置
（新潟労働局 指針（平成11年労働省告示第141号）（抄））
ここで見落とされやすいのが、「職業紹介事業者等」という主語です。人材紹介会社の話に見えますが、同じページの注釈にこう書かれています。「『職業紹介事業者等』には、労働者の募集を行う者や求人者も含みます」。つまり、自社で求人を出して応募を受けている普通の会社が、そのまま対象です。同じ内容は群馬労働局の事業主向け資料にもまとめられています。
読み方のポイントは2つあります。ひとつは、ニが「破棄又は削除するための措置」＝仕組みを持つことを求めていること。「たまたま捨てた」ではなく、捨てる手順が決まっている状態を指します。もうひとつは、柱書の「求職者等からの求めに応じ、当該措置の内容を説明しなければならない」。応募した人から「私の書類はどう扱われますか」と聞かれたら、答える義務があるということです。説明できる状態というのは、実質的には、どこかに書いてある状態です。
なお、この指針を引用している資料の中には「法第5条の4」「第4」と書かれた古いものがあります。2022年の法改正で条番号が繰り下がり、現在は法5条の5・指針は第5です。社内マニュアルで条文を引用している場合は、そこも確認しておくと安全です。条番号のずれは、採用時に戸籍謄本・住民票を提出させていいかでも同じ問題として扱いました。
「返却」の義務は無い。ただし、別の権利が本人にある
結論から言うと、不採用者の応募書類を返却しなければならない、と定めた法律の条文はありません。だから「返さない」という運用そのものは違法ではありません。ここまでは、多くの解説記事が書いているとおりです。
問題は、その先です。返却義務が無いことと、本人が何も言えないことは、まったく別の話です。個人情報保護法は、本人に次の請求権を与えています（e-Gov 個人情報の保護に関する法律）。
- 開示の請求（33条1項）——自分について会社が持っている保有個人データを開示してほしい、と請求できる。 - 利用停止・消去の請求（35条5項）——当該保有個人データを事業者が利用する必要がなくなった場合その他、本人の権利または正当な利益が害されるおそれがある場合に、利用の停止や消去を請求できる。
不採用の連絡を出した時点で、その応募書類は「利用する必要がなくなった」ものです。返却を求める権利ではなく、消してほしいと求める権利のほうが、条文にははっきり書かれている、ということになります。
「すぐ捨てるから、請求の対象外」は、もう通らない
ここが今回いちばん押さえてほしいところです。以前の個人情報保護法には、6か月以内に消去することになっているデータ（短期保存データ）は保有個人データに含めないという除外がありました。だから「うちは3か月で捨てるから、開示請求の対象にならない」という整理が成り立っていた時期があります。
この除外は、令和2年改正で無くなりました。個人情報保護委員会の資料には、改正前後がこう並べられています。
改正前：6ヶ月以内に消去するデータ（短期保存データ）は開示、利用停止等の対象外
改正後：6ヶ月以内に消去するデータ（短期保存データ）も、保有個人データに含めることとし、開示、利用停止等の対象とする
1日で消去されるものであっても、検索できるように体系的に構成されている「個人情報データベース等」を構成する「保有個人データ」に該当する場合は、開示請求の対象となり得ます。
（個人情報保護委員会 令和2年改正個人情報保護法について）
短い期間で捨てているかどうかは、もう関係ありません。持っている間は対象になる、という前提に変わりました。
「うちは紙だから」も、残念ながら理由になりません。紙の書類でも、一定の規則に従って整理して目次や索引を付け、特定の人の情報を探し出せる状態にしてあれば、「個人情報データベース等」に当たります（個人情報保護法施行令4条2項）。応募者別にファイリングして五十音順に並べた履歴書のバインダーは、まさにこれに当たり得ます。
採用した人の分は「3年」ではなく、5年（当分の間3年）
不採用者の話と混ざりやすいので、採用した人の書類も整理しておきます。よく「採用者の履歴書は3年保管」と書かれていますが、条文上の年数は3年ではありません。
厚生労働省のQ&Aは、労働基準法109条の対象となる記録を列挙したうえで、履歴書を名指ししています。
③雇入れに関する書類
例：雇入決定関係書類、契約書、労働条件通知書、履歴書、身元引受書等
（中略）改正法の施行日以後、上記の記録の保存期間は、現行の3年から5年に延長されます。ただし、経過措置として、当分の間は3年が適用されます。
（厚生労働省 改正労働基準法等に関するQ&A Q2-1）
正しくは「5年。ただし当分の間は3年」です。経過措置が外れれば5年になるものを、「3年で捨てていい」と社内ルールに書き切ってしまうと、あとで直す必要が出てきます。
もうひとつ、こちらのほうが実害が出やすいのが起算日です。労働基準法施行規則56条は、こう定めています。
三 雇入れ又は退職に関する書類については、労働者の退職又は死亡の日
（e-Gov 労働基準法施行規則 56条1項）
起算日は、入社日でも書類を受け取った日でもなく、その人が辞めた日です。10年勤めた人の履歴書は、入社から13年目に捨てていいのではなく、退職してから数えます。「入社3年で処分」というルールを作ってしまうと、在職中の書類を捨てることになります。
決めることは、4つだけ
ここまでを実務に落とすと、決めるべきものは4つです。順番も含めて、この形にすると止まりません。
① いつまで持つか（期間ではなく、終わりの定義で書く） 「3か月」と数字だけ決めても、何の3か月か分からないと運用がぶれます。指針が言う「収集目的に照らして保管する必要がなくなった」に合わせて、選考の終了を起点に書くのがおすすめです。記入例：「選考結果の通知後3か月を経過した時点で破棄する。ただし、ご本人から先に破棄のご希望があった場合は、その時点で破棄する」。3か月という長さ自体は法律上の根拠がないので、自社で理由を持てる長さにしてください（再募集時に声をかけたい、採用の記録を残したい、など）。
② 誰が持つか 引き出しに入れっぱなしになるのは、持ち主が決まっていないからです。保管場所と、鍵のかかる場所かどうか、誰が開けられるかを決めます。指針のハ「正当な権限を有しない者によるアクセスを防止するための措置」にそのまま対応します。データで受け取っている場合は、共有フォルダの権限と、メール添付のまま残っている分の扱いを忘れずに。
③ どう捨てるか 紙はシュレッダーか溶解、データは削除に加えてバックアップやゴミ箱、応募管理システム側のデータまで。ここまで決めて初めて、指針のニが言う「破棄又は削除するための措置」になります。
④ 誰に聞けばいいか 応募した人から問い合わせが来たときの窓口です。個人情報保護法32条1項は、保有個人データについて、事業者の名称・利用目的・開示等の請求に応じる手続を、本人の知り得る状態（本人の求めに応じて遅滞なく回答する場合を含む）に置くことを求めています。社長1人が窓口でも構いませんが、決まっていないと、問い合わせが来てから慌てることになります。
求人票と応募フォームに、先に書いておく
ここからが、返すか捨てるかより前にやっておきたいことです。
応募書類を受け取る時点で、利用目的を伝えるのは、努力義務ではなく義務です。個人情報保護法21条2項は、本人から直接、書面（電磁的記録を含む）に記載された個人情報を取得する場合には、あらかじめ、本人に対し、その利用目的を明示しなければならないと定めています。履歴書の受け取りも、応募フォームの送信も、まさにこれに当たります。
そして、ここに①〜④で決めたことを一緒に書いてしまえば、指針が求める「求めに応じて説明する」も、同時に満たせます。聞かれてから答えるのではなく、先に書いておく。これがいちばん手数が少ない方法です。
記入例：募集要項の末尾に足す一文
Before
※応募書類は返却いたしません。
After（※記入例）
【応募書類の取り扱いについて】
ご提出いただいた応募書類（履歴書・職務経歴書）は、当社の採用選考のためにのみ使用し、他の目的には使用しません。
応募書類は返却しておりません。選考結果のご連絡後3か月を経過した時点で、紙はシュレッダー、データは削除の方法で当社にて責任をもって破棄します。それより前の破棄をご希望の場合や、ご自身の情報の開示をご希望の場合は、下記までご連絡ください。
（お問い合わせ先：採用担当 〇〇／TEL 〇〇-〇〇〇〇-〇〇〇〇）
書いてあることは、①いつまで ②何のために ③どう捨てるか ④どこに言えばいいか の4点だけです。特別な法律用語は使っていません。応募フォームの送信ボタンの上にも、同じ趣旨の1〜2行を置いておくと、21条2項の「あらかじめ明示」が形になります。フォームの見え方そのものは求人の応募をスマホ最適化する手順にまとめてあります。
国のチェックポイントに、この項目は入っていない
最後にひとつ、注意しておきたいことがあります。厚生労働省の「公正な採用選考チェックポイント」は、応募用紙の記入欄、戸籍謄（抄）本・住民票の提出、健康診断書の一律提出、面接での質問、身元調査、内定者からの戸籍謄（抄）本の提出まで、a〜pの16項目で採用選考を点検できるようにしたものです。とても使える表なのですが、選考が終わったあとの応募書類の保管・返却・廃棄は、この16項目に入っていません。
点検表に無いものは、点検されません。応募書類の扱いが何年も放置されがちなのは、担当者の意識の問題というより、点検する場所が無いからだと考えたほうが実態に近いはずです。選考中の質問については面接で聞いてはいけないことに、選考の流れそのものの書き方は求人票の選考フローの書き方にまとめてあります。この記事の4項目は、その続きとして、自社の点検表に自分で足しておく部分です。
やりがちなNG（ひとつでも当てはまったら見直しどき）
「応募書類は返却しません」の一行だけで、いつまで持つか・どう捨てるかが書いていない。保管場所が担当者の引き出しで、鍵も持ち主も決まっていない。応募フォームで受け取ったデータが、メールの添付ファイルのまま受信箱に残っている。社内ルールに「採用者は3年」とだけ書いてあり、起算日が退職日だと知らない。不採用者の書類を、次の募集の声かけに使うつもりで持っているのに、その利用目的を応募時に伝えていない。問い合わせ窓口が決まっていない。——このあたりは、どれも1日で直せるものばかりです。
直すなら、この順番で
まず①いつまで持つかの定義を決める。次に③どう捨てるかを決めて、溜まっている分を実際に処理する。そのうえで④窓口を決め、最後に募集要項と応募フォームの一文を直します。①〜③が決まっていないまま文面だけ先に書くと、書いたとおりに運用できなくなります。募集要項に書いたことは、そのまま応募者との約束になります。求人票に書いた内容が持つ重さについては、求人票の労働条件、明示が要る項目の一覧と書き方もあわせてどうぞ。
自分の求人は、どこでつまずいているのか
応募書類の扱いは、求人を出したあとの話に見えて、実は応募フォームや募集要項という「求人票の中身」の問題です。そして自社の求人は毎日見ているぶん、書いていないことにいちばん気づきにくいところでもあります。
よくある質問（FAQ）
Q. 不採用者の履歴書は、返却しなければいけませんか？ A. 返却を義務づける法律の条文はありません。返却しない運用そのものは問題ありませんが、その場合は「返却しないこと」と「いつ・どのように破棄するか」を、応募を受け付ける時点で伝えておくのが安全です。ご本人からは、返却ではなく開示や消去を求める請求（個人情報保護法33条・35条）が来る可能性があります。
Q. 保管期間は3か月にしておけば大丈夫ですか？ A. 「3か月」は法律で決まった数字ではありません。個人情報保護委員会も「個人情報保護法では、個人情報の保存期間や廃棄すべき時期について規定していません」としています。自社で理由を説明できる長さを決め、それを書いて、そのとおりに運用することのほうが大切です。
Q. うちは紙で保管しているので、個人情報保護法は関係ありませんか？ A. 紙でも対象になり得ます。一定の規則に従って整理し、目次や索引を付けて特定の人の書類を探し出せる状態にしてあれば「個人情報データベース等」に当たります（施行令4条2項）。応募者別に五十音順で綴じたファイルは、これに当たると考えておくほうが安全です。
Q. 採用した人の履歴書は3年保管でいいですか？ A. 労働基準法109条の保存期間は5年で、経過措置として当分の間3年が適用されています。履歴書は厚生労働省のQ&Aで「雇入れに関する書類」の例として挙げられています。起算日は入社日ではなく、退職または死亡の日です（労働基準法施行規則56条1項3号）。
Q. 不採用にした方に、次の募集でまた声をかけてもいいですか？ A. そのつもりがあるなら、応募を受け付ける時点で利用目的としてその旨を伝えておいてください。個人情報の保管や使用は収集目的の範囲に限られる、というのが職業安定法の指針の考え方です。「今回の選考のため」とだけ伝えて集めた書類を、あとから別の目的に使う形になると、説明がつきにくくなります。
Q. 応募者から「書類をどう管理していますか」と聞かれたら、答える義務はありますか？ A. あります。職業安定法にもとづく指針は、個人情報の適正な管理について措置を講ずるとともに、「求職者等からの求めに応じ、当該措置の内容を説明しなければならない」としています。この「求職者等」には自社の募集に応じた人が含まれます。答えられる状態にしておくのがいちばん確実です。
この記事は、中小企業の採用運用を支援する SaishiLu（運営：株式会社プラスメイト）が作成しています。本文中の条文・数値は、個人情報保護委員会および厚生労働省・労働局の公表資料、e-Gov法令検索によるものです。制度は改正されることがあるため、実際の運用にあたっては最新の一次資料と、必要に応じて社会保険労務士等の専門家にご確認ください。金額・期間の記入例は説明のための例示です。