入社の前後に、決まった人から一枚の紙を渡されることがあります。「ハローワークに出すので、会社の欄を書いてもらえますか」。それが採用証明書です。
多くの会社で、この紙はいちばん軽く扱われています。入社日と職種を書いて、社判を押して返す。五分で終わる事務作業、という認識です。ところが採用証明書は、人事で扱う書類のなかでほとんど唯一、「事実と違うことを書くと、会社が本人と連帯して返還を求められることがある」と本文に刷り込まれている紙です。高知のハローワークが配っている様式には、こう印刷されています。
万一、雇用年月日を事実に相違して記載し、それが不正受給につながる場合は、雇用保険法第10条の４第２項により失業等給付を受けた者と連帯して返還及び納付していただく場合があります。
（出典：ハローワーク高知 採用証明書・別紙１）
しかも、会社が何気なく書いた日付や、何気なくつけた丸ひとつで、入社する本人が受け取れるはずだったお金が消えることがあります。金額は数万円ではききません。所定給付日数の残り方によっては数十万円になります。
この記事では、採用証明書を「会社が証明する側」の目線で、欄ごとに見ていきます。特に事故が起きやすいのは、雇用年月日と採用経路の二か所です。
そもそも採用証明書は、誰のための、何の紙か
採用証明書は、雇用保険の基本手当（いわゆる失業保険）を受けている人が再就職したときに、本人がハローワークへ出す書類です。本人記入欄と事業主記入欄に分かれていて、会社は下半分の事業主記入欄を埋めます。
本人にとっての目的は主に二つあります。ひとつは「就職したので、基本手当の受給をここで終えます」という申告。もうひとつが、再就職手当の入口です。
再就職手当は、基本手当をもらい切る前に早く再就職した人に支給される制度で、支給残日数を所定給付日数の3分の1以上残していれば残日数の60％、3分の2以上残していれば70％が支払われます（出典：厚生労働省・ハローワーク「再就職手当のご案内」）。基本手当日額が4,000円、残日数が90日なら、同資料の計算例では252,000円。これが本人の手に渡るかどうかの判定材料が、会社の書いた採用証明書なのです。
会社側にとっては、自社の収入になる書類ではありません。だからこそ雑に扱われる。けれど、判定材料を提供している以上、内容の正確さの責任は会社にあります。
まず見てほしい：手元の紙は「採用証明書」か「採用（内定）証明書」か
ここが最初の落とし穴です。採用証明書の様式は全国共通ではありません。
ハローワーク墨田が事業主向けに出している手引きには、はっきりこう書かれています。「本書類は、墨田区、葛飾区にお住まいの方を対象としたものです。他の地域にお住まいの方の再就職手当に関しては、ハローワークごとに異なる書式を使っている関係上、参考とならない場合があるためご注意ください」（出典：ハローワーク墨田「再就職手当関係書類の記入方法(事業主・証明担当者用)」）。
実際に見比べると、違いははっきりしています。
青森労働局の様式は表題が「採用（内定）証明書」で、雇用形態・雇用期間・契約更新条項の有無・1週間の所定労働時間・賃金まで欄があります。一方、高知の「採用証明書」にはそれらの欄がなく、代わりに「今後の採用予定はあるか」「いまハローワークに求人を出しているか」というチェック欄が付いています。
そして、提出のタイミングの説明が食い違います。青森の様式には「原則として就職する前日にハローワーク等へ提出する証明書です」とあり、墨田の手引きには「証明は就職日以降に行うようにしてください」とあります。どちらも本物の公的資料です。
ここから導かれる実務の結論
会社の常識で日付やタイミングを動かさないこと。「うちは入社日の翌週にまとめて処理する」という社内ルールを、この紙に当てはめてはいけません。手元の様式に刷られている注意書きを読み、迷ったら本人が手続きをしているハローワークの給付窓口に電話で確認する。これが唯一の正解です。様式が違うということは、運用も微妙に違うということだからです。
なお、本人にとっての締切は明確で、再就職手当の支給申請書は就職した日の翌日から1か月以内に提出することになっています（前掲・再就職手当のご案内）。会社が「来週でいいか」と寝かせると、本人の締切を会社が食い潰すことになります。依頼を受けたらその日か翌営業日に処理する、くらいの速さで扱う書類です。
いちばん間違えるのは「雇用年月日」
事業主記入欄の先頭にある「雇用（予定）年月日」。ここが最大の事故ポイントです。
「正社員になった日」ではなく「在籍となる初日」
青森労働局の記入要領には、こう書かれています。
試用・研修期間や臨時の期間を含め、雇用関係に入った「在籍となる初日」を記入してください。（雇用契約に基づき、労働を提供すべきこととされている最初の日で、たまたま欠勤や休祝日の場合でもその日となります。）
（出典：青森労働局 採用（内定）証明書 記入要領）
同じ資料は「『在籍となる初日』には、正社員や本採用に限らず、臨時やパート、見習い、試用、研修等で在籍している期間も含みます」とし、具体例まで挙げています。6月20日からパートで入り、7月1日に正社員へ切り替えた場合、雇用年月日は6月20日です。
これは実務でかなり頻繁に起きます。「まずアルバイトで来てもらって、様子を見て正社員に」という中小企業らしい入り方をしたとき、担当者は当然のように正社員切替日を書いてしまう。書類上は何も起きませんが、本人の給付の計算根拠が実態とずれます。
休みの日でも、初日に欠勤しても、その日
同じ記入要領の例では、1月1日が雇用日で会社が休みのため出勤は1月4日からというケースでも、雇用年月日は1月1日。1月23日が初日で本人が欠勤し、実際の出勤が1月24日からというケースでも、雇用年月日は1月23日とされています。
つまり「実際に働き始めた日」ではなく、「在籍が始まった日」です。出勤簿の最初の日付をそのまま写すと間違えることがある、と覚えてください。
ただし「週20時間」で線を引く説明もある
ややこしいのはここです。ハローワーク墨田の手引きのよくある質問には、こう書かれています。
雇用保険制度では、週の所定労働時間が20時間以上の就労、すなわち雇用保険に加入する就労を「就職」として申告いただいています。「採用証明書」「再就職手当支給申請書」に記載する雇い入れ日は、週20時間以上となる労働契約の初日を書いてください。
先ほどの「臨時やパートの在籍初日を含む」という説明と、この「週20時間以上となる契約の初日」という説明は、週15時間のパートから始めて後から週30時間の正社員になった人のようなケースで、答えが変わります。
一般論としてどちらが正しいかを会社が決める必要はありません。決めるのはハローワークです。契約の形が途中で変わっている人については、書く前に窓口へ電話する。これが事故を防ぐいちばん安いやり方です。青森の記入要領も末尾に「ご不明な点はハローワーク等の雇用保険給付担当へお問い合わせください」と添えています。聞くことは想定されています。
なお、この欄に書く日付は労働条件通知書の契約開始日と食い違ってはいけません。書く前に、本人に交付した通知書を並べて突き合わせてください。明示した条件と別の日付を後から証明することになると、話が採用証明書だけでは済まなくなります。労働条件をどう明示しておくべきかは労働条件明示は書面かメールかにまとめています。
「採用経路」の丸は、本人の手当の可否に直結する
意外に思われるかもしれませんが、この欄がいちばん結果を左右します。
青森の様式では、採用経路の選択肢はこうなっています。
- ア ハローワーク等の紹介（関連機関含む） - イ 職業紹介事業者の紹介 - ウ 求人広告、新聞折り込み等 - エ 知人、会社、取引先等の紹介 - オ 離職事業所に再雇用
このうち「イ」を選んだ場合は、職業紹介事業者名と電話番号まで書く欄が続きます。
なぜここまで細かく聞かれるのか。再就職手当の支給要件が、採用経路に直接ひもづいているからです。前掲の厚生労働省の案内によれば、支給を受けるには下記をすべて満たす必要があります。関係するのは主に三つです。
「オ 離職事業所に再雇用」に丸がつくと、原則として支給されません。 要件には「離職した前の事業主に再び就職したものでないこと。また、離職した前の事業主と資本・資金・人事・取引面で密接な関わり合いがない事業主に就職したこと」とあります。前の勤め先に出戻った場合はもちろん、グループ会社や資本関係のある会社への転職も引っかかります。
自己都合退職などで給付制限がある人は、待期期間満了後1か月の間は「アかイ」でなければなりません。 要件には「求職申込みをしてから、待期期間満了後１か月の期間内は、ハローワークまたは職業紹介事業者の紹介によって就職したものであること」とあります。この1か月を過ぎれば、知人の紹介や求人広告経由でも対象になります。つまり同じ人・同じ会社でも、入社日が数日ずれるだけで結論が変わるということです。
「受給資格決定（求職申込み）前から採用が内定していた事業主に雇用されたものでない」ことも要件です。 だから様式には「雇用の内定日」の欄がある。ここに実態より前の日付を書くと本人の権利を消し、実態より後の日付を書けば事実と違う証明になります。内定を出した日を、社内の記録どおりに書いてください。
会社としてすべきことは単純です。自社の採用経路を、採用管理の記録どおりに丸をつける。「アにしておいたほうが本人のためだろう」と気を利かせてはいけません。それは連帯責任の条文がまっすぐ効いてくる行為です。
ちなみに、ハローワークの紹介で採用した場合は、この採用証明書とは別に、会社からハローワークへ選考結果を報告する手続きがあります。そちらはハローワークの選考結果報告の出し方にまとめています。両方が必要になるので、混同しないようにしてください。
「1年を超えて雇用する見込み」に、正直に丸をつける
青森の様式では、雇用期間に「定め有り」と書いた場合、契約更新条項の有無と「１年を超えて雇用する見込み 有・無」を続けて記入します。
これも支給要件に直結しています。再就職手当の要件には「１年を超えて勤務することが確実であること」があり、案内には注意書きとして「１年以下の雇用期間を定め雇用契約の更新にあたって一定の目標達成が条件付けられている場合、又は派遣就業で雇用期間が定められ、雇用契約の更新が見込まれない場合にはこの要件に該当しません」と明記されています。
つまり、6か月契約でも、更新条項があって実際に更新していく想定なら「有」はあり得る。逆に、更新するかどうかが成績次第の契約や、次の更新が見込めない派遣就業は「無」になります。
ここで会社が悩むのは、「まだ分からないのに、確実だと書いていいのか」という点でしょう。書くべきは確約ではなく、現時点での見込みです。自社の更新実績を思い浮かべて、事実として答えてください。有期契約の更新条項をそもそもどう設計し、求人でどう書くべきかは有期契約の更新上限の書き方で扱っています。ここが曖昧なまま採用していると、この欄で手が止まります。
証明するのは「誰」か——支社か、本社か
見落としが多いのが、証明の主体です。ハローワーク墨田の手引きは、よくある質問の一番目にこれを置いています。
原則は「雇用保険適用事業主」の証明になります。支社毎に雇用保険手続きを行っている場合は支社の証明、本社が一括して行っている場合は本社の証明となります。
そのうえで、実際に取り直しになった例を挙げています。代表が行うべき社会福祉法人の証明を施設長（園長）が行ってしまった。代表が行うべき医療法人社団の証明を施設長（病院長）が行ってしまった。現場の長が善意で処理して、本人が窓口で突き返される。よくある光景です。
判断の基準は組織図ではなく、雇用保険の手続きをどこでしているかです。様式にも「雇用保険適用事業所番号」を書く欄があります。ここに書く番号の事業所が、証明する主体だと考えれば迷いません。拠点が複数ある会社は、証明を回す前に総務へ一報を入れてください。
押印については様式によって扱いが違います。高知の様式には代表者名の横に「印」の枠がありますが、印の要否は手元の紙の指示に従ってください。なお墨田の手引きは、訂正する場合は記入担当者の印または代表取締役印を訂正印として押すとしています。書き損じたら修正液で消さず、二重線と訂正印で処理します。
事実と違う証明は、会社に返ってくる
冒頭に引いた条文を、もう一度。雇用年月日を事実と違えて記載し、それが不正受給につながった場合、雇用保険法第10条の4第2項により、失業等給付を受けた者と連帯して返還および納付を求められることがあります。青森の様式も同趣旨で「事業主証明の責任を問われる場合があります」と記しています。
だから、記憶で書かない。青森の様式は「締結した雇用契約書、雇入れ通知書、労働者名簿、出勤簿等の関係書類を確認の上、正確に記入」、高知の様式は「出勤簿、タイムカード、労働者名簿等の関係書類を確認の上、証明してください」としています。書類を出してきて、見ながら書く。手間は五分増えるだけです。
さらに青森の様式には「事業主記入欄は、事業主に電話等により確認させていただくことがあります」という一文もあります。後から裏を取られる前提の紙だ、ということです。
そのあと、もう一枚か二枚、来ることがある
採用証明書を返して終わり、ではありません。会社に証明を頼まれる書類は、墨田の手引きによれば三つあります。
1. 採用証明書（採用日や週の所定労働時間などの労働条件を証明する） 2. 再就職手当支給申請書（再就職手当の諸条件を証明する） 3. 離職前事業主との関連についての証明書（本人の前職と自社に関連性がないことを証明する）
三枚目の存在を知らない会社がほとんどです。これは先ほどの「資本・資金・人事・取引面で密接な関わり合いがない」という要件を、会社の側から証明する紙。前職と自社に資本関係も取引関係もなければ、そう書いて代表印を押すだけです。ただし、実際に取引がある場合に「ない」と書くわけにはいきません。心当たりがあるなら、その時点でハローワークに相談してください。
そしてもうひとつ。再就職手当を受けた人が再就職先に6か月以上雇用され、6か月間の賃金が離職前より低い場合には「就業促進定着手当」が受けられます（前掲・再就職手当のご案内）。このとき、入社から半年後にもう一度、賃金についての証明を頼まれます。「半年前に書いたはずだけど」と怪訝な顔をされることがありますが、別の制度の別の書類です。
入社時に集める書類をどう段取りするかについては、マイナンバーを集めるタイミングも合わせて読むと、入社手続きの全体像が組み立てやすくなります。
段取りとしての正解
1. 依頼を受けたら、その日か翌営業日に着手する（本人の締切は就職日の翌日から1か月） 2. 手元の様式の表題と注意書きを読む（「採用（内定）証明書」か「採用証明書」かでタイミングが違う） 3. 雇用契約書・労働者名簿・出勤簿・タイムカードを机に並べる 4. 雇用年月日は「在籍となる初日」。試用・パート期間があればそこまで遡る。契約の形が途中で変わっているなら窓口に電話する 5. 採用経路は、採用管理の記録どおりに丸をつける 6. 証明の主体は、雇用保険の適用事業所（支社か本社か） 7. 書き損じは二重線と訂正印。修正液は使わない
やりがちなNG
正社員に切り替えた日を雇用年月日に書いてしまう。実際に出勤した日を書いてしまう。本人のためを思って採用経路を「ハローワークの紹介」にしてしまう。内定日を入社日と同じにして済ませてしまう。施設長や店長の名前で証明してしまう。修正液で直してしまう。依頼を受けてから一週間寝かせてしまう。——このあたりが、窓口で差し戻される典型です。
自分の求人は、どこでつまずくか
採用証明書を書く機会があるということは、雇用保険を受けていた人が自社を選んでくれたということです。そこまでたどり着いた採用は、それ自体が成果です。一方で、この紙を年に一度も見ない会社は、そもそも応募が集まっていない可能性があります。書類の段取りを整えるのと同じくらい、入り口の求人が読める状態になっているかを、一度点検してみてください。
よくある質問（FAQ）
Q. 試用期間中のアルバイトから正社員になった人の雇用年月日は、どちらを書きますか？ A. 青森労働局の記入要領では、臨時・パート・見習い・試用・研修等で在籍している期間も含めた「在籍となる初日」を書くこととされ、6月20日にパートで入り7月1日に正社員へ切り替えた例では6月20日が雇用年月日とされています。ただしハローワーク墨田の手引きでは「週20時間以上となる労働契約の初日」という説明になっており、週20時間未満から始まった場合は答えが変わり得ます。契約の形が途中で変わっている人は、書く前に本人が手続きしているハローワークの給付窓口へ確認してください。
Q. 採用経路で「知人の紹介」に丸をつけると、本人は再就職手当をもらえなくなりますか？ A. 一律には決まりません。給付制限のない方は、待期期間の経過後であれば就職の経路は問われません。給付制限がある方は、待期期間満了後1か月の間はハローワークまたは職業紹介事業者の紹介による就職であることが要件とされており、その1か月を過ぎれば知人の紹介や求人広告経由でも対象になります。いずれにせよ会社は事実どおりに丸をつけてください。
Q. 押印は必要ですか？ A. 様式によって欄の作りが異なるため、手元の紙の指示に従ってください。高知の様式には代表者名の横に「印」の枠があります。なおハローワーク墨田の手引きでは、訂正する場合は記入担当者の印または代表取締役印を訂正印として押すこととされています。修正液での修正は避けてください。
Q. 支店で採用した人の証明は、支店長の名前で出してよいですか？ A. 原則は雇用保険の適用事業主の証明です。支社ごとに雇用保険手続きを行っていれば支社の証明、本社が一括して行っていれば本社の証明になります。ハローワーク墨田の手引きには、社会福祉法人や医療法人で施設長が証明してしまい取り直しになった例が挙げられています。様式に書く雇用保険適用事業所番号と証明者を揃えて考えると判断しやすくなります。
Q. 事実と少し違う日付で証明してしまったら、どうなりますか？ A. 高知・青森いずれの様式にも、雇用年月日を事実と相違して記載し不正受給につながった場合、雇用保険法第10条の4第2項により失業等給付を受けた者と連帯して返還および納付を求められる場合がある旨が明記されています。間違いに気づいた時点で、速やかにハローワークの給付窓口へ連絡して訂正の相談をしてください。
この記事は、中小企業の採用運用を支援する SaishiLu（運営：株式会社プラスメイト）が作成しています。本文中の制度の内容・様式の記載は、厚生労働省および各労働局・ハローワークが公開している資料に基づきます。様式や運用はハローワークによって異なる場合があるため、実際の記入にあたっては手元の様式の注意書きと、管轄のハローワークの案内をご確認ください。