内定を出したあと、その人に送る「入社手続きのご案内」。そこに並んだ提出書類の一覧を、あらためて読み返したことはあるでしょうか。「戸籍謄本または住民票（1通）」。この一行が入っている会社は、いまでも珍しくありません。
たいていの場合、悪気はありません。前任者から引き継いだ様式にそう書いてあった、社会保険の手続きで要ると聞いた、身元をはっきりさせておきたかった——理由を尋ねると、返ってくるのはこのあたりです。ところがこの一行は、いま実務でいちばん増えている事故のひとつです。連合が2026年5月に公表した調査では、「採用試験に際し、戸籍謄（抄）本の提出を求められた」と答えた人が39.1%にのぼり、前回（2023年）調査から8.3ポイント上昇しています（出典：日本労働組合総連合会「就職差別に関する調査2026」。2026年4月10日〜15日、最近3年以内に採用試験を受けた全国15〜29歳の男女1,000名へのインターネット調査）。減っているのではなく、増えている。つまりこれは「昔の話」ではありません。
そしてもうひとつ、よくある勘違いがあります。「選考中に取るのはダメだが、内定を出したあとなら構わない」という理解です。これは線の引き方が少しずれています。たしかに時点は関係しますが、本当の分かれ目はそこではなく、「その書類を、何のために、誰から取るのか」のほうにあります。この記事では、法律がどこに線を引いているのかを一次資料で確かめたうえで、入社手続きで実際に必要になる書類は何なのか、「戸籍謄本または住民票」の一行をどう書き換えればいいのかを、記入例つきで整理します。社会保険の扶養手続きについては、日本年金機構が示している添付書類の表まで具体的に見ていきます。
そもそも、なぜ戸籍謄本と住民票が問題になるのか
法律は「本籍」を名指しで挙げている
根拠は職業安定法です。同法第5条の5（求職者等の個人情報の取扱い）は、求人者や労働者の募集を行う者について、求職者等の個人情報を収集・保管・使用するにあたっては「その業務の目的の達成に必要な範囲内で、厚生労働省令で定めるところにより、当該目的を明らかにして」行わなければならない、と定めています（出典：e-Gov 職業安定法）。
なお、この条文は2022年の法改正で条番号が繰り下がっています。古い資料やウェブ記事には「職業安定法第5条の4」と書かれていることがありますが、現在の5条の4は「募集情報等の的確な表示」で、個人情報の取扱いは5条の5です。社内マニュアルに条番号を引用している会社は、ここだけ直しておくと安全です。
そのうえで、この条文に基づく指針が、収集してはならない個人情報を具体的に挙げています。列挙されているのは「人種、民族、社会的身分、門地、本籍、出生地その他社会的差別の原因となるおそれのある事項」、そして「思想及び信条」「労働組合への加入状況」です（出典：新潟労働局「求職者等の個人情報の取扱いに関する指針」）。
ここに「本籍」がはっきり書かれている。これが決定的です。戸籍謄（抄）本は、本籍そのものが記載された書類です。住民票も、発行時に「本籍を記載する／しない」を選べるため、本籍記載のものを求めれば同じことになります。つまり、これらの書類を取ることは、指針が名指しで「収集してはならない」としている事項を、書類の形でそのまま受け取る行為にあたります。
指針には例外もありますが、その要件は相当に厳しく、「特別な職業上の必要性が存在することその他業務の目的の達成に必要不可欠であって、収集目的を示して本人から収集する場合」とされています。しかもその際は、求職者が適切に判断できるよう収集目的を可能な限り具体的かつ詳細に明示し、本人の自由な意思に基づく明確な同意を得ることが求められます。「念のため」「慣例で」は、どう読んでもこの例外には乗りません。
厚生労働省の「14事項」の1番目が本籍・出生地
採用選考の場面では、厚生労働省が「就職差別につながるおそれがある事項」を整理しています。本人に責任のない事項として（1）本籍・出生地に関すること、（2）家族に関すること、（3）住宅状況に関すること、（4）生活環境・家庭環境に関すること。本来自由であるべき事項として（5）宗教、（6）支持政党、（7）人生観・生活信条、（8）尊敬する人物、（9）思想、（10）労働組合・学生運動など社会運動、（11）購読新聞・雑誌・愛読書。その他として（12）身元調査などの実施、（13）全国高等学校統一応募用紙・JIS規格の履歴書に基づかない事項を含んだ応募書類（社用紙）の使用、（14）合理的・客観的に必要性が認められない採用選考時の健康診断の実施——この14項目です（出典：厚生労働省・労働局「公正な採用選考システムの確立に向けて 基本的な考え方とチェックポイント」）。
一覧のいちばん最初が「本籍・出生地」です。面接での質問だけの話だと受け取られがちですが、そうではありません。この14項目を面接と応募書類の両面から整理したものは面接で聞いてはいけないこと14項目にまとめています。
なぜここまで厳しいのか
背景を知っておくと、社内で説明するときに説得力が変わります。東京都の事業主向け資料は、この問題の由来を明確に書いています。明治初期につくられた最初の戸籍（壬申戸籍）に差別的な身分呼称が記入され、しかも刑事罰や身元に関する事項まで記載されていたため、「人を雇う際に戸籍謄（抄）本等を提出させ、身元を調べ、企業側にとって好ましくない者は雇わないという日本独特の人事慣習」がこの頃から始まった、と説明されています。壬申戸籍は昭和43年に完全閉鎖されましたが、資料は続けてこう書いています——「壬申戸籍が完全閉鎖された現在でも、採用に際し本籍地や身元を調べ、戸籍謄（抄）本等を求める企業の人事の因習が残っており、結果として同和地区出身者に対する差別事例につながっています」（出典：東京都「公正な採用選考をすすめるために」）。
同じ資料は、事業主が守るべきこととして「応募者に対して、戸籍謄（抄）本や住民票謄（抄）本の提出を求めたり、社用紙等に本籍地番や家族の職業について記載を求めたりする企業が見受けられますが、就職差別につながるおそれがありますので絶対にやめてください」と書き、チェックポイントにも「戸籍謄（抄）本を要求したり、本籍地等差別につながる事項を調査したりしていませんか」という項目を置いています。
そして重要なのは、同じ資料が問題事例として挙げているのが、悪意のある会社ではないということです。「従来からの募集要項の、例年変更する事項のみを訂正して用いていた」「エントリーシートの入力項目の設計をホームページ担当者に任せ、人事担当者が点検しないまま使っていた」——つまり、様式を引き継いだまま点検しなかったという失敗です。冒頭の「戸籍謄本または住民票（1通）」も、まったく同じ構造で残っています。
「内定後ならいい」ではなく、「何に使うか」で切る
ここからが本題です。多くの解説は「選考中はダメ」で止まりますが、現場の事故はその先で起きています。
選考中に取ればもちろん問題ですが、内定後や入社手続きの段階であっても、使い道を決めずに一律で集めれば、指針が禁じている情報を目的なく保管していることになります。職安法5条の5が求めているのは「目的を明らかにして収集し、その目的の範囲内で保管・使用する」ことです。時点ではなく、目的と範囲で書かれている。ここを読み違えると、「内定を出したのだから大丈夫」という理屈で同じ事故が続きます。
だから、判断の順番は次の3つになります。
1. その書類で確認したい事実は何か（住所か、氏名か、生年月日か、家族との続柄か） 2. その事実は、本籍まで載った書類でなければ確認できないのか 3. それは全員に必要なのか、それとも一部の人にだけ発生するのか
この3つを通すと、たいていの「戸籍謄本または住民票」は姿を変えます。順に見ていきます。
入社手続きで、実際に必要なものは何か
住所・氏名・生年月日の確認 → 住民票記載事項証明書
給与振込や住民税の手続きのために、正確な住所と氏名、生年月日を押さえておきたい。これは正当な業務上の必要です。ただし、そのために本籍まで載った書類を取る必要はありません。
ここで使われるのが住民票記載事項証明書です。会社が「この項目について証明してください」という様式を用意し、本人が市区町村の窓口で証明を受けて持ってくる仕組みで、証明を求める項目を氏名・住所・生年月日などに限定できます。本籍・続柄・世帯主といった欄を、そもそも証明の対象に含めないという点が住民票の写しとの決定的な違いです。弁護士・社労士監修の解説でも、採用時には住民票そのものではなく住民票記載事項証明書に切り替えるべきだと案内されています（出典：doda「住民票記載事項証明書とは？」（弁護士・社労士監修）、労働新聞社系解説「採用時に住民票の提出を求めてよいか」）。
会社側でやることは一度きりです。自社の様式から本籍・続柄・世帯主の欄を落とす。これだけで、以後の全員分の事故が止まります。
社会保険の資格取得 → 本人の情報はマイナンバーで足りる
「社会保険の手続きで要るから」という説明は、入社手続きの現場で最もよく聞く理由です。ですが、ここは分けて考える必要があります。
本人を健康保険・厚生年金に加入させる手続き（資格取得届）そのものには、戸籍謄本も住民票も出番がありません。 個人番号（マイナンバー）または基礎年金番号で本人が特定されるからです。つまり、扶養家族がいない人には、そもそも続柄を確認する場面が発生しません。にもかかわらず「全員に戸籍謄本または住民票」としているなら、その一律運用は最初から必要のない人まで巻き込んでいることになります。
扶養家族を健康保険に入れるとき → ここだけは書類が要る（が、省略できる）
必要が生じるのは、扶養家族を健康保険に入れるときです。日本年金機構は平成30年10月1日以降の「健康保険被扶養者（異動）届」の取扱いとして、添付書類を次のように定めています（出典：日本年金機構「健康保険被扶養者認定事務の変更にかかるお願い」）。
① 続柄の確認：戸籍謄本または戸籍抄本、あるいは住民票のいずれか（提出日から90日以内に発行されたもの）。ただし住民票が使えるのは、被保険者と扶養認定を受ける方が同居していて、かつ被保険者が世帯主である場合に限られます。
そして、ここが肝心です。この添付は、次のア・イの両方に該当する場合に省略できます。
ア・被保険者と扶養認定を受ける方それぞれのマイナンバーが届書に記載されている
イ・上記書類により、扶養認定を受ける方の続柄が届書の記載と相違ないことを事業主が確認し、備考欄の「続柄確認済み」の□に✓を付している（または「続柄確認済み」と記載している）
② 収入の確認：年間収入が130万円未満（60歳以上の方や、障害厚生年金の受給要件に該当する程度の障害者は180万円未満）であることを確認できる課税証明書等。扶養認定を受ける方が所得税法上の控除対象配偶者または扶養親族であることを事業主が確認して事業主確認欄の「確認」を○で囲んだ場合、または16歳未満の場合は省略できます（障害・遺族年金、傷病手当金、失業給付等の非課税収入がある場合は、受取金額が確認できる通知書等のコピーが必要です）。
③ 別居の確認：仕送りの事実と仕送額が確認できる書類（振込なら預金通帳等の写し、送金なら現金書留の控えの写し）。16歳未満、または16歳以上の学生であれば省略できます。
なお同居の確認については、同機構が「日本年金機構で確認を行うため、原則、書類の添付は不要」としています（確認できない場合に別途住民票の提出を求めることがある、とされています）。
この表から読み取ってほしいことは3つあります。
ひとつめ。続柄確認が発生するのは、扶養に入れる家族がいる人だけです。全員ではありません。
ふたつめ。「事業主が確認する」と「取って保管する」は別の行為です。省略の要件イは、事業主が書類で続柄を確認したうえで届書にチェックを付ける、という手順です。会社のファイルに原本を綴じ込んで持ち続けろ、とは書かれていません。窓口で確認させてもらい、その場で返し、届書にチェックを付ける——この運用が取れます。
みっつめ。住民票には条件が付いている（同居かつ被保険者が世帯主）。この条件を満たさない家族の続柄確認では、戸籍の証明が求められる場面が現実にあります。だからこそ、「必要な人に、必要な時だけ、理由を説明して」お願いする形にしておく意味があります。
扶養の範囲や社会保険の条件を求人票の段階でどう見せるかは、社会保険完備の書き方で扱っています。
18歳未満を雇うとき → 法律が備え付けを義務づけている
例外的に、法律が明文で書類の備え付けを求めている場面があります。労働基準法第57条（年少者の証明書）です。
使用者は、満十八才に満たない者について、その年齢を証明する戸籍証明書を事業場に備え付けなければならない。
（出典：e-Gov 労働基準法）
条文が求めているのは「満18歳に満たない者」についての「年齢を証明する」書類です。18歳以上の人にまで広げる根拠にはなりません。また、条文の目的は年齢の証明であって身元調査ではないため、どの書類で足りるかについては、実際に雇う前に所轄の労働基準監督署に確認しておくのが確実です。年少者を雇うときの労働時間や深夜業の制限は高校生アルバイトを雇うときの注意点にまとめています。
提出書類一覧を、棚卸しする
やることは、一覧を上から一行ずつ、次の表に入れ直すだけです。埋まらない行が、そのまま削る行になります。
| 書類 | 何を確認するためか | 誰から | いつ | いつまで持つか | |---|---|---|---|---| | 住民票記載事項証明書（氏名・住所・生年月日） | 給与振込・住民税の手続き | 入社者全員 | 入社手続き時 | 在職中 | | 続柄が確認できる書類 | 健康保険の被扶養者認定 | 扶養に入れる家族がいる人のみ | 扶養の届出時 | 確認後に返却（届書に「続柄確認済み」） | | 年齢を証明する書類 | 労基法57条の備え付け | 満18歳未満のみ | 入社時 | 18歳到達まで／法定の期間 | | 戸籍謄（抄）本（一律） | — | — | — | — |
いちばん下の行が埋まらない。それが答えです。
Before → After：入社手続きのご案内を書き換える
※以下はいずれも記入例です。実在の企業の文面ではありません。
Before
【入社手続き提出書類】
① 履歴書（当社指定用紙）
② 戸籍謄本または住民票（本籍記載のもの）1通
③ 年金手帳のコピー
④ 給与振込先の口座情報
※①〜④を入社日までにご提出ください。
②が、指針が名指しで挙げている「本籍」をそのまま受け取る形になっています。しかも全員一律で、使い道が書かれていません。
After
【入社手続き提出書類】
① 住民票記載事項証明書（氏名・住所・生年月日のみ／当社様式を同封しています）
└ 給与のお振込みと住民税の手続きに使用します。本籍・続柄の記載は不要です。
② 基礎年金番号がわかるもの、またはマイナンバー
└ 健康保険・厚生年金の資格取得手続きに使用します。
③ 給与振込先の口座情報【ご家族を健康保険の扶養に入れる方のみ】
④ ご家族との続柄が確認できる書類
└ 被扶養者の認定手続きで、続柄の確認が必要なためです。担当が内容を確認し、その場でお返しします（写しは保管しません）。ご不明な点は人事までお尋ねください。※ご提出いただいた書類は、上記の手続きの目的にのみ使用します。
変えたのは4点だけです。使い道を一行ずつ書いた。全員向けと一部の人向けを分けた。本籍を含まない書類に置き換えた。返却するか保管するかを明記した。新しい制度を入れたわけでも、手続きを増やしたわけでもありません。
ちなみに、この「使い道を書く」という作業には副産物があります。書けない書類が出てきたら、それは集める理由がない書類だということです。
やりがちなNG
一律で全員から取る。 使い道が人によって違うのに、様式が一枚しかないために起きます。今回いちばん直す価値があるのはここです。
「念のため」で保管し続ける。 確認のために一度見ることと、原本を何年も持ち続けることは別です。持てば、漏えいのリスクだけが残ります。
求人票の「応募書類」欄に書いてしまう。 入社手続きの話が募集段階まで遡ってしまうパターンです。応募の入口で本籍が載った書類を求めることになり、選考段階での収集そのものになります。
新卒採用で社用紙を併用する。 新規高等学校卒業予定者には全国高等学校統一応募書類、新規中学校卒業予定者には職業相談票（乙）が定められており、これに独自の用紙を足すこと自体が14項目の（13）に当たります。
理由を聞かれて答えられない。 本人から「何に使うのですか」と聞かれたときに答えられないなら、それは目的を明らかにして収集していない、ということです。
面接で口頭で聞いてしまう。 書類をやめても、面接で本籍や出生地を尋ねれば同じことです。連合の調査では、応募書類やエントリーシートで記入を求められたことがあるものとして「本籍地や出生地に関すること」が45.6%という数字も出ています。書類と質問の両方を点検してください。表現の面で求人票に書いてはいけない事項は求人のNGワード・書いてはいけない表現で扱っています。
直す順番
一度に全部やろうとすると手が止まります。効き目の大きい順に並べると、次のようになります。
1つめ、求人票と応募書類から落とす。 募集の入口に残っていると、応募してくるすべての人に影響します。いちばん外側から止めます。
2つめ、入社手続きの様式を差し替える。 「戸籍謄本または住民票」を住民票記載事項証明書に置き換え、会社側の証明様式から本籍・続柄・世帯主の欄を落とします。ここは一度直せば終わりです。
3つめ、扶養の手続きを「該当者のみ」に切り出す。 全員向けの案内から分離し、確認後に返却する運用にします。
4つめ、いま手元にある書類を点検する。 過去に集めた戸籍謄本や本籍入りの住民票が、キャビネットや人事システムに残っていないか。使い道のないものを持ち続ける理由はありません。廃棄の手順は社内で決めて、記録を残しておくと確実です。
5つめ、面接の質問項目を点検する。 書類を直しても、口頭で聞いていれば同じです。
自分の求人は、どこでつまずくか
ここまで読んで、「うちの入社手続きの様式、たぶん古いままだ」と思い当たった方もいると思います。同時に気づいてほしいのは、この種の“引き継いだまま点検していない一行”は、入社手続きだけでなく求人票にも残っているということです。応募書類の指定、応募資格、年齢や性別に触れる表現——どれも、一度作ってから誰も読み返していない箇所ほど危なくなります。
よくある質問（FAQ）
Q. 内定を出したあとなら、戸籍謄本を提出させてもいいのですか？ A. 「内定後だから大丈夫」という線の引き方は正確ではありません。職業安定法5条の5は、目的を明らかにして必要な範囲で収集し、その範囲内で保管・使用することを求めています。時点ではなく目的と範囲で判断してください。入社手続きで確認したいのが氏名・住所・生年月日であれば、本籍が載らない住民票記載事項証明書で足ります。
Q. 社会保険の手続きで必要だと言われたのですが、本当に要らないのですか？ A. 本人の資格取得手続きには要りません。必要になるのは、扶養家族を健康保険に入れるときの続柄の確認です。日本年金機構は、被保険者と扶養認定を受ける方それぞれのマイナンバーが届書に記載されていて、事業主が続柄を確認して備考欄の「続柄確認済み」にチェックを付けた場合、添付を省略できるとしています。つまり、確認のために一度見せてもらえば足り、全員から一律に集める必要はありません。
Q. 住民票なら本籍が載らないので大丈夫ですか？ A. 住民票は発行時に本籍を記載するかどうかを選べるため、「本籍記載のもの」を求めれば同じことになります。確実なのは、会社の様式で証明項目を指定できる住民票記載事項証明書に切り替えることです。様式から本籍・続柄・世帯主の欄を落としておけば、誰が手続きしても同じ結果になります。
Q. 本人が自分から「戸籍謄本を出しましょうか」と言ってきた場合はどうですか？ A. 本人の申し出であっても、会社に確認する必要がないものを受け取る理由はありません。「そちらは不要です」と伝えて、必要な書類だけを案内してください。受け取ってしまえば、会社に保管と管理の責任が生じます。
Q. 18歳未満のアルバイトを雇う場合はどうすればいいですか？ A. 労働基準法第57条は、満18歳に満たない者について年齢を証明する戸籍証明書を事業場に備え付けることを求めています。これは満18歳未満に限った定めで、18歳以上の人にまで広げる根拠にはなりません。どの書類で足りるかを含め、年少者を雇う前に所轄の労働基準監督署に確認しておくと確実です。
この記事は、中小企業の採用運用を支援する SaishiLu（運営：株式会社プラスメイト）が作成しています。本文中の法令・指針・統計は、出典先の一次資料に基づいています。制度の取扱いは改正されることがあるため、実際の手続きにあたっては所轄の労働局・労働基準監督署・年金事務所にご確認ください。