ハローワークに求人を出している会社で、採用の担当者が1人から2人、3人と増えてくると、必ずぶつかるのがこれです。「求人者マイページのログイン、どうする？」。
いちばん手っ取り早いのは、最初に作ったメールアドレスとパスワードを、そのまま新しい担当者にも教えてしまうこと。実際、そうしている会社はかなり多いと思います。でも求人者マイページには、そのための仕組みが最初から用意されています。追加アカウント——通称「子アカウント」です。
ここでよくある思い込みが、「子アカウントを作れば、もう1人分の同じログインが増えるだけ」というもの。これが実は違います。子アカウントは親アカウントより権限が一段低い別物で、しかもハローワークからの大事な連絡は、子アカウントで作業しても親アカウントのメールアドレスに届く。つまり、担当者に子アカウントを渡しただけだと、「作業はできるのに、肝心の連絡だけ届かない」という穴が空きます。
さらにもうひとつ、知らずに踏むと痛いのが、子アカウントは後から変更できず、作り直すとそのアカウントでやりとりしたメッセージが消えるという仕様です。担当者が辞めるたびに、応募者との会話が消えていく。これを知らずに個人名のアドレスで作ってしまうと、あとで取り返しがつきません。
この記事では、子アカウントで何ができて何ができないのか、通知はどこに届くのか、社会保険労務士や代行会社に任せるときはどうするのかを、公的な資料の記載に沿って整理します。今日、自社のマイページを開いて確認できる話です。
子アカウント（追加アカウント）とは何か
まず前提の整理から。求人者マイページは、ハローワークに事業所登録をしたうえで、ログイン用のアカウント（メールアドレスとパスワード）を登録することで開設します。ハローワークインターネットサービスの案内では、開設の条件がこう書かれています。
「求人者マイページを開設するためには、ハローワークに事業所登録を行うとともに、マイページへのログインに必要なアカウント登録を行う必要があります」（ハローワークインターネットサービス 求人者マイページの開設方法）
このとき最初に登録したアカウントが、いわゆる親アカウントです。資料によっては「親ID」「メインアカウント」とも呼ばれますが、指しているものは同じです。開設そのものの流れはハローワークに初めて求人を出すときの手順で詳しく書いています。
そして、この親アカウントからログインすると、ログイン用のアカウントを追加できます。
「求人者マイページにログインするためのアカウント（メールアドレス、パスワード）を10個まで追加できます」（同上）
これが子アカウント（追加アカウント）です。上限は10個。求人担当が複数いる会社や、本社と店舗・支店で分けたい会社のための仕組み、と考えるとわかりやすいと思います。
子アカウントにできないこと
大事なのはここからで、追加したアカウントは親と同じではありません。公式にはこう書かれています。
「追加したアカウントからログインした場合、マイページ開設時に設定したログインアカウントの変更・再登録、ログインアカウントの追加・削除、マイページからの退会はできません」（同上）
整理すると、子アカウントができないのは次の3つです。
1. 親アカウント（開設時のログインアカウント）の変更・再登録 2. アカウントの追加・削除（＝子アカウントは、別の子アカウントを作れない） 3. マイページからの退会
逆に言えば、求人の申込み・内容の変更・取消や保留、応募者の管理、選考結果の連絡、事業所PR情報の登録や求人の公開範囲の変更といった日々の採用実務そのものは、子アカウントでも問題なくできます。「権限が低い」といっても、仕事ができないわけではない。できないのは、アカウントそのものを触る操作と、マイページを畳む操作だけ。ここは設計として素直で、担当者に渡す分には十分です。
問題は、このあとの3つの落とし穴のほうです。
落とし穴①：ハローワークからの連絡は、親アカウントに届く
いちばん最初に押さえてほしいのがこれです。子アカウントで作業しても、ハローワークからの通知メールは親アカウントのメールアドレスに送られるケースがあります。
わかりやすいのが、求人に不備があってハローワークから修正を求められる「差し戻し」のときです。石川労働局が公開している求人者マイページの簡易マニュアルには、ステータス「差し戻し中」の説明として、こう書かれています。
「修正依頼の内容は、親アカウントのメールアドレスへ直接メールが送信される。」（石川労働局「求人者マイページ簡易マニュアル」p.29）
もうひとつ、応募があったときの紹介状の通知も同じ流れです。ハローワーク立川が出しているQ&Aでは、質問文そのものが「メインアカウントとして登録しているID（メールアドレス）あてに紹介状が発行された旨のメールが届きました」となっていて、回答にはこうあります。
「公開中の求人に対して紹介状が発行されると、メールアドレス及び求人者マイページのメッセージあてに『紹介状送付通知』が届きます。」（ハローワーク立川「求人者マイページ Q&A」）
何が起きるか。現場の担当者には子アカウントを渡した。でも「差し戻しが来ました」「応募者に紹介状を出しました」というメールは、親アカウントのアドレス＝多くの場合は総務や社長、あるいは前任者のアドレスに届いている。そして、そのアドレスの受信箱を誰も日常的に見ていない。
これで起きるのが、「求人を出したつもりなのに、いつまでも公開されない」という事故です。実際には差し戻しのメールが届いていて、誰も気づいていないだけ。差し戻し中の求人は、こちらが直して再申込みしない限り、いつまでも公開されません（直し方はハローワーク求人の差し戻しとは｜直し方と再申し込みの手順にまとめています）。なお、記載の不備による「差し戻し」と、法令違反などで最初から受け付けてもらえない求人不受理は別のものです。
だから、親アカウントのアドレスは「役割のアドレス」にする
対策はシンプルで、親アカウントのメールアドレスを、個人ではなく役割（部署）の共有アドレスにしておくことです。`saiyo@〜`（採用担当）や `jinji@〜`（人事）のような、複数人が見られるアドレス。これなら担当者が代わっても受信箱が生き続けます。
親アカウントのメールアドレス自体は、後から変更できます。ハローワーク立川のQ&Aでは、その手順がこう案内されています。
「求人者マイページホーム画面上部事業所情報設定→各種設定→アカウントを編集より変更いただけます。また、ログインＩＤを追加する場合はアカウントを追加をクリックしてください。」（同上）
なお、メールが届かないという相談の中には、単純に受信拒否設定が原因のこともあります。ハローワーク白山の案内では、送信元アドレスからの受信許可をあらかじめするよう注意書きがあります。
「メールの受信制限をしている場合は、パスワード登録の前に、以下のアドレスからの受信許可をしてください。（中略）＜送信アドレス：system@mail.hellowork.mhlw.go.jp＞」（ハローワーク白山「求人者マイページとは？」）
ドメイン指定受信をかけている会社は、ここを先に通しておいてください。
落とし穴②：子アカウントは変更できない。作り直すとメッセージが消える
ここが、この記事でいちばんお伝えしたいところです。
子アカウントは、一度作ったらメールアドレスもパスワードも変更できません。変えたければ、いったん削除して、新しく作り直すしかない。そしてその削除には、副作用があります。
「追加したアカウント（メールアドレス・パスワード）は変更できません。変更したい場合は、追加したアカウントをいったん削除した上で、新しいアカウントを追加してください。ただし、追加アカウントを削除した場合、当該アカウントでやりとりしたメッセージが自動消去されますのでご注意ください」（ハローワークインターネットサービス 求人者マイページの開設方法）
削除すると、そのアカウントでやりとりしたメッセージが自動消去される。
求人者マイページのメッセージ機能は、求職者マイページを持っている応募者とのやりとりに使われます。つまり消えるのは、応募者との実際の会話です。面接日程の調整、当日の持ち物の案内、こちらから送った条件の補足。そういったものが、アカウントの削除と一緒に消える。
これがなぜ怖いか。担当者の個人名でアカウントを作っていると、その人が辞めた瞬間に、削除したくなるからです。 `tanaka@〜` で作った子アカウントは、田中さんが退職したら削除するのが自然な判断に見えます。でも押した瞬間、田中さんが応募者と交わしたやりとりが消える。「前の担当者と、どこまで話が進んでいたっけ？」を確認する手段が、なくなります。
しかもこれは、単に不便というだけの話ではありません。応募者から個人情報の開示請求を受けたときに、そもそも記録が残っていないという状態にもなり得ます。応募者の情報をどう保管するかは、採用書類の安全管理措置の観点からも、消し方・残し方を先に決めておきたいところです。
子アカウントも「個人名」ではなく「役割」で作る
ここから導かれる答えは、親アカウントと同じです。子アカウントも、個人名のアドレスではなく、役割・拠点のアドレスで作る。
※以下は記入例です。
やりがちな作り方
・`tanaka.yuki@〜`（採用担当・田中）
・`suzuki@〜`（店舗スタッフ・鈴木）おすすめの作り方
・`saiyo-honsha@〜`（本社 採用担当）
・`saiyo-shinjuku@〜`（新宿店 採用担当）
・`saiyo-omiya@〜`（大宮店 採用担当）
役割で作っておけば、担当が田中さんから鈴木さんに代わっても、アカウントは削除せず、パスワードだけ社内で共有し直せば済みます（パスワードは変更できないので、そのまま引き継ぐ形になります。どうしても変えたい事情がある場合だけ、メッセージが消えることを承知のうえで作り直してください）。
もうひとつ、作るときの制約も押さえておきます。
「他のアカウントで使用しているメールアドレスを重複して使用することはできません。」「追加できるアカウントは最大１０個までです。」（ハローワーク立川「求人者マイページ Q&A」）
同じアドレスを使い回せないので、拠点ごとに分けるなら、拠点の数だけアドレスを用意する必要があります。10個という上限も、多店舗の会社だと意外と早く届きます。作り始める前に、何を1アカウントの単位にするか（部署か、拠点か、ブランドか）を決めてから登録したほうがいいです。
落とし穴③：子アカウントが編集しかけて放置すると、14日で消える
3つめは、権限そのものというより、複数人で触るからこそ起きる事故です。
求人者マイページで求人の内容を変更するとき、「完了」ボタンを押しただけでは、まだハローワークに申し込めていません。もう一段、「編集内容を申込」が必要です。そして、そこで止まったまま放置すると、こうなります。
「変更申込の際は、編集完了後、完了ボタンをクリックし、画面右上に表示される編集内容を申込ボタンをクリックしてください。※編集内容を申込ボタンをクリックいただいていない場合、１４日経過すると編集内容は削除され、編集前の状態に戻ってしまいます。」（同上）
14日で、編集内容そのものが消えて、編集前に戻る。
担当が1人ならまだ気づけます。でも子アカウントで複数人が触っていると、「Aさんが直しかけて、Bさんは直ったものだと思っている」が起きます。誰も申込みボタンを押さないまま2週間が過ぎ、気づいたら求人票は古いまま。しかも編集内容は残っていないので、書き直しです。
防ぎ方は、直したら必ずステータスを見て終わること。求人者マイページのステータスは6種類あり、「編集中」のまま残っていたら、それはまだ申し込めていないという意味です（石川労働局 同マニュアル p.29）。申込みが通っていれば「ハローワーク確認中」に変わります。複数人で触るなら、「作業した人は、ステータスが『ハローワーク確認中』になったことを確認してから離れる」を社内のルールにしておくと事故が減ります。
なお、申し込んでから実際に反映されるまでには時間がかかります。ハローワーク立川のQ&Aでは「申請日～営業日５日程度、反映までにお時間を頂いております」とされています。直した当日に公開されるつもりで動くと、予定がずれます。求人の掲載期間から逆算して、直すタイミングにも余裕を持たせてください。
社労士・代行会社に任せるときは、親IDを貸さない
最後に、外部に任せるケースです。ここは公的な資料がはっきり「子アカウントを使え」と書いているので、迷う必要がありません。
前提として、ログインアカウントの取り扱いには注意書きがあります。
「ログインアカウントとして使用するメールアドレスおよびパスワードは利用者の責任において管理し、第三者に開示、貸与および譲渡しないでください。」（ハローワーク白山「求人者マイページとは？」）
そのうえで、同じ資料の申込用紙には、社会保険労務士に事務代理を頼む場合の扱いが、こう明記されています。
「※上記のメールアドレスは事業所の『親ID』です。社会保険労務士が事業所に代わりハローワークインターネットサービスにて求人を申し込む場合は事業所より『追加アカウント（子ID）』の貸与を受けてください。」（同上）
つまり、外部に渡すのは親IDではなく子ID。これが公式の想定です。親IDを渡してしまうと、相手はアカウントの追加・削除も、マイページの退会もできてしまいます。子IDならそれができない——落とし穴①②で見た「権限が一段低い」という性質が、ここではそのまま安全装置として働くわけです。
任せられる範囲には線がある
もうひとつ、範囲の話です。ハローワーク半田が社会保険労務士会向けに行った研修の資料では、事務代理でできる範囲がこう示されています。
「求人者マイページの事務代理の範囲（＊契約に基づきます）／・新規求人申込み／・転用申込み／・求人変更、／・事業所情報の変更（事業所画像の掲載含む）」（ハローワーク半田「求人者マイページの活用について」）
挙がっているのは4つ。新規の求人申込み・転用申込み・求人内容の変更・事業所情報の変更です。裏を返すと、応募者の管理や選考結果の連絡は、ここには含まれていません。求人を出すところまでは任せられても、応募が来たあとの対応は自社でやる、という切り分けになります。外注の設計をするときは、ここを曖昧にしないほうがいいです。
同資料には、手続き上の注意と、責任の所在についても記載があります。
「マイページを通じた求人申込み（仮登録）は、仮登録画面の最後にある『ハローワークへの連絡事項』に、社会保険労務士の氏名、電話番号、事務代理による求人申込みである旨を入力してください。」
「追加アカウントの貸与に伴う損害及び第三者との間で生じた紛争、被害については、当事者間で解決することになります。」（同上）
後者は地味ですが重要です。子IDを貸したことで何か起きても、間に入ってもらえるわけではない、ということ。誰にどのアカウントを貸しているかを台帳で管理して、契約が終わったら削除する（＝そのアカウントのメッセージは消える前提で運用する）。ここまで含めて決めておいてください。
外部に応募者の情報を触らせる以上、ここは個人情報の委託先の監督そのものの話でもあります。アカウントを貸すというのは、自社が預かった応募者の情報に、外部の人が触れる状態を作るということ。台帳と契約の整備は、その最低限の備えです。
やりがちなNG
ひとつでも当てはまったら、見直しどきです。
- 親アカウントのメールアドレスが、社長や前任者の個人アドレスのまま - 子アカウントを担当者の個人名のアドレスで作っている - 担当者が辞めたので、中身を確認せずに子アカウントを削除した（メッセージが消えます） - ハローワークからのメールが迷惑メールに入っている／受信拒否されている - 求人を直したあと、ステータスを見ずに画面を閉じている - 社労士や代行会社に、親IDを渡している - 誰にどの子アカウントを渡したか、記録がない
直す順番
一度に全部やろうとすると手が止まるので、順番をつけます。
1つめ。親アカウントのメールアドレスを、役割の共有アドレスに変える。ここがいちばん効きます。差し戻しも紹介状の通知も、届く先はここです。個人アドレスのままだと、そもそも気づけない。
2つめ。子アカウントの棚卸し。いま何個あって、誰に渡っていて、どれが使われていないかを一覧にする。使っていないものがあっても、削除の前に、そのアカウントでやりとりしたメッセージが必要かどうかを確認してください。必要なやりとりは、消える前に控えを取っておく。控えを取るときは、応募者の個人情報を社外に持ち出す形にならないように気をつけてください（メール誤送信が起きたときの対応も、あわせて決めておくと安心です）。
3つめ。命名ルールを決めてから作り直す。個人名をやめて、部署・拠点の単位にする。10個の上限があるので、単位の決め方は先に固めておきます。
4つめ。外部委託の整理。親IDを渡しているなら、子IDに切り替える。任せる範囲（求人の申込み・変更までか、応募者対応も含むか）を契約で明確にする。
5つめ。社内ルールを1行だけ作る。「求人を直したら、ステータスが『ハローワーク確認中』になったのを見てから閉じる」。これだけで、14日で消えた・出したつもりが出ていなかった、がかなり減ります。
自分の求人は、どこでつまずくか
アカウントと通知の設計を整えると、「気づけなかった」で止まる事故は減ります。ただ、そこが片付いても応募が来ないなら、今度は求人票の中身のほうに理由があります。職種名なのか、仕事内容の書き方なのか、給与の見せ方なのか、応募の導線なのか。
よくある質問（FAQ）
Q. 子アカウントは何個まで作れますか？ A. 10個までです。ハローワークインターネットサービスの案内に「求人者マイページにログインするためのアカウント（メールアドレス、パスワード）を10個まで追加できます」と記載があります。なお、他のアカウントで使っているメールアドレスを重複して使うことはできないため、作る数だけアドレスが必要です。
Q. 子アカウントでは、どこまでの操作ができますか？ A. 求人の申込み・内容変更・取消、応募者の管理、選考結果の連絡といった日々の実務はできます。できないのは、開設時のログインアカウント（親）の変更・再登録、アカウントの追加・削除、マイページからの退会の3つです。
Q. 子アカウントのメールアドレスやパスワードを変更したいのですが。 A. 変更はできません。いったん削除して新しく追加し直す形になります。ただし公式の案内に「追加アカウントを削除した場合、当該アカウントでやりとりしたメッセージが自動消去されます」とあるとおり、削除するとそのアカウントの応募者とのやりとりが消えます。作り直す前に、必要なやりとりの控えを取ってください。
Q. 子アカウントで作業したのに、通知メールが自分に届きません。 A. 仕様の可能性があります。たとえば差し戻し（修正依頼）については、石川労働局のマニュアルに「修正依頼の内容は、親アカウントのメールアドレスへ直接メールが送信される」と記載されています。親アカウントのアドレスを、担当者が見られる共有アドレスにしておくのが現実的な対処です。あわせて、`system@mail.hellowork.mhlw.go.jp` からのメールが受信拒否されていないかも確認してください。
Q. 社労士や採用の代行会社に任せたいときは、自社のIDを教えてよいですか？ A. 親IDを渡すのではなく、追加アカウント（子ID）を貸与するのが公式の想定です。ハローワーク白山の申込用紙にも「社会保険労務士が事業所に代わり（中略）求人を申し込む場合は事業所より『追加アカウント（子ID）』の貸与を受けてください」と明記されています。また事務代理の範囲は、新規求人申込み・転用申込み・求人変更・事業所情報の変更とされており、応募者管理や選考結果の連絡は含まれていない点にもご注意ください。
この記事は、中小企業の採用運用を支援する SaishiLu（運営：株式会社プラスメイト）が作成しています。本文中の仕様・記載は、ハローワークインターネットサービスおよび各労働局・ハローワークが公開している資料の記述に基づいています。運用は変更される場合がありますので、実際の手続きの際は最新の公式情報をご確認ください。