初めてハローワークに求人を出すとき、多くの人が「求人申込書をもらって、書いて、出す」という一本道を想像します。ところが実際に手続きを始めると、求人の中身を書く前の段階でいったん止まります。会社そのものを登録する手続きが先にあるからです。
これは事務の順番の話に見えて、そうではありません。この最初の登録で入力した内容が、そのあと出すすべての求人に共通して反映されるからです。厚生労働省の案内も、事業所情報について「基本的にすべての求人に共通して反映されますので、正確に入力してください」と書いています（ハローワークインターネットサービス 事業所情報の入力方法について）。急いで空欄だらけで通した登録は、半年後に出す3本目の求人にもそのまま付いてきます。
もうひとつ、最初の1回でほぼ全員がつまずく場所があります。登録画面で一生懸命書いた「会社のPR」や写真が、求人票には載らないことです。これは知らないと、書いた本人が気づけません。求人票を見ても自分の文章が無いので、「入力に失敗したのかな」と思うか、そもそも気づかずに終わります。
この記事では、初めての申込みを「事業所登録 → 求人申込 → 受理・公開」の3段に分けて手順を追い、そのうえで、最初の1回でつまずきやすい3か所（PR情報の行き先／フルタイムとパートの分かれ目／オンライン自主応募と助成金）を、公式資料の原文で確認していきます。求人の文章の書き方ではなく、手続きの段取りの話です。
手続きは2階建て。「事業所登録」と「求人申込」は別のもの
まず全体像です。ハローワークの求人は、次の2つの手続きが積み重なってできています。
1. 事業所登録 … 会社（事業所）そのものを登録する。初回だけ。 2. 求人申込 … 1件ずつの募集内容を申し込む。毎回。
厚生労働省のリーフレット「事業所情報の入力のしかた」の冒頭には、こうあります。
ハローワークに求人を申し込む場合は、事業所登録を行う必要があります。ハローワークに求人を申し込んだことがある場合は事業所登録が済んでいますので、あらためての登録は不要です。
（厚生労働省・都道府県労働局・ハローワーク「事業所情報の入力のしかた」）
つまり「初めて」かどうかで、やることが変わります。ここで注意したいのが、「初めてかどうか」は会社の記憶ではなく、ハローワークの登録の有無で決まるという点です。前任者が何年か前に一度出していた、という会社は珍しくありません。同じリーフレットも「ご不明な場合は、事業所情報が登録されているか確認しますので、事業所所在地を管轄するハローワークにお問い合わせください」と案内しています。
登録済みだった場合に必要になるのが事業所番号です。これが分からないと求人申込に進めません。分からなければ、管轄のハローワークに問い合わせて確認します。自己判断で新しく登録し直すのではなく、まず確認するのが先です。
窓口で出すか、パソコンから出すか
申込み方法は2つあります（ハローワークインターネットサービス 求人申込み手続きの流れ）。
| | 窓口 | オンライン（求人者マイページ） | |---|---|---| | どこで入力するか | ハローワークに出向き、来所者端末または紙面 | 自社のパソコン | | 事前の準備 | 特になし（必要書類を持参） | 求人者マイページの開設 | | 紙の様式 | 「事業所登録シート」に記入して提出 | — | | 一時保存 | 来所者端末では使えない | 使える |
この「一時保存」の差が、初回ではかなり効きます。リーフレットの共通ルールにこう書かれています。
ハローワークの来所者端末では、入力情報の一時保存機能は利用できません。（会社のパソコンから手続きする場合は、一時保存機能を利用できます。）
事業所登録は、定年制・再雇用制度・退職金・加入保険・就業規則の有無まで聞かれる、それなりに長い入力です。手元に資料がない状態でハローワークの端末に向かうと、途中で調べに帰ることになり、保存もできません。初回は会社のパソコンから、資料を横に置いて入力するほうが素直です。
紙で進めたい場合は、「事業所登録シート」をハローワークインターネットサービスからダウンロードして記入し、窓口に提出する形になります。
求人者マイページを開くときに決めておくこと
オンラインで進めるなら、求人者マイページを開設します。ここで先に決めておいたほうがいいことが2つあります（求人者マイページの開設方法）。
ひとつはどのメールアドレスを使うか。メールアドレスがそのままIDになります。個人の名前が入ったアドレスで開設すると、担当が代わったときに引き継ぎで困ります。採用の窓口用の共有アドレスがあるなら、そちらで開くのが無難です。
もうひとつは担当者を増やす余地。アカウント（メールアドレス）は最大10個まで追加できますが、追加したアカウントからは元のアカウントの削除や退会の操作はできません。つまり、最初に開いたアカウントが親になります。誰の手元に親アカウントを置くかは、開設の前に決めておく話です。
事業所登録で入力する6つのかたまりと、先に集めておく資料
事業所登録の入力は、6つのかたまりに分かれています。
1. 企業基本情報（法人番号、法人名、本社所在地、設立年など） 2. 事業所基本情報（事業所名、代表者名、所在地、電話番号、最寄り駅など） 3. 事業所詳細情報（事業内容、会社の特長、加入保険、退職金、定年制、就業規則など） 4. 事業所就業場所情報（事業所所在地と異なる就業場所） 5. 事業所PR情報（福利厚生、研修制度、両立支援、障害者への配慮など） 6. 画像情報
このうち3番の「事業所詳細情報」が、いちばん手が止まります。理由は、会社の記憶ではなく書類を見ないと答えられない項目が並んでいるからです。入力を始める前に、次のものを机に出しておくと止まりません。
- 法人番号（法人は必須。個人事業主は入力不要） - 雇用保険適用事業所番号 … リーフレットは「『雇用保険適用事業所設置届（事業主控え）』などで確認できます」と案内しています - 就業規則（フルタイム用・パート用それぞれの有無） - 加入保険・企業年金・退職金共済の加入・退職金制度の内容 - 定年制の有無と定年年齢、再雇用制度・勤務延長の有無と上限年齢
定年・再雇用・勤務延長は、言葉が似ていて混ざりやすい欄です。リーフレットの定義では、「再雇用制度」は定年年齢に到達した者をいったん退職させた後に再び雇用する制度、「勤務延長」は定年年齢に達した者を退職させることなく引き続き雇用する制度、と分かれています。自社がどちらなのかを、就業規則の文言で確かめてから選びます。
所在地にも一言あります。リーフレットは「求職者が迷わないよう、ビル名、階数、部屋番号まで正確に入力してください」と書いています。面接に来られるかどうかは、応募するかどうかの判断材料です。ここを省くのは、応募の手前で不安を残すことになります。
最寄り駅は3つ登録できるが、求人票に出るのは1つ目だけ
細かいようで効くのがここです。
最寄り駅は３つまで登録できますが、求人票に掲載されるのは１つ目のみとなります。
3つ入れたから3つ出る、ではありません。1つ目に何を置くかを選ぶ必要があります。いちばん有名な駅ではなく、実際に通う人がいちばん使う駅を1つ目にする、という選び方になります。
バス通勤が主な事業所は、そもそも鉄道の駅が答えになりません。これについてもリーフレットは逃げ道を用意していて、「バス停については、求人申込み時に『就業場所に関する特記事項』欄を活用してご登録ください」と案内しています。事業所登録ではなく求人申込の欄に書く、という点に注意してください。
支店・店舗があるなら、先に就業場所を登録しておく
事業所所在地とは別に働く場所がある会社は、4番の「事業所就業場所情報」で最大20か所まで登録できます。ここを先に埋めておく利点は、リーフレットにこう書かれています。
あらかじめ就業場所情報を登録しておくことで、求人申込み時に登録情報を利用（転用）することができます。
店舗ごとに求人を出す会社なら、最初の1回で登録しておくと、2本目以降の申込みが軽くなります。
つまずき①：登録で書いた「PR」と写真は、求人票には載らない
ここが、最初の1回でいちばん誤解が起きる場所です。
事業所PR情報の欄には、福利厚生の内容、研修制度の内容、両立支援の内容を書きます。会社の魅力を伝える欄なので、力が入ります。ところが、リーフレットの説明はこうです。
登録した内容は、「求人票」には掲載されませんが、「求人・事業所ＰＲシート」やハローワークインターネットサービスを通じて公開されます。
画像情報も同じです。
画像情報を登録すると、ハローワークインターネットサービスやハローワークの来所者端末で公開されます。（求人票には掲載されません。）
さらに、企業基本情報についても「『法人名』『本社所在地』は求人票には掲載されません」と書かれています。
整理すると、入力した情報の出る場所は3つに分かれます。
| 入力した場所 | 求人票 | ハローワークインターネットサービス／PRシート | |---|---|---| | 事業所基本情報（事業所名・所在地・最寄り駅1つ目） | 出る | 出る | | 法人名・本社所在地 | 出ない | — | | 事業所PR情報（福利厚生・研修・両立支援） | 出ない | 出る | | 画像情報（外観・作業風景など） | 出ない | 出る | | 求人申込で書いた仕事内容・条件 | 出る | 出る |
何が起きるかというと、紙の求人票を見て応募を決める人には、PR欄に書いた内容が一切届かないということです。ハローワークの窓口で求人票を出力して比べている求職者には、福利厚生も研修制度も写真も見えていません。
だからといってPR欄が無駄なわけではありません。インターネットで探している人には届きます。対策は単純で、求人票に届けたいことは、PR欄ではなく求人申込の欄に書くことです。
※記入例
直す前
事業所PR情報／福利厚生の内容：「制服貸与あり。休憩室あり。保養施設の割引利用可。入社時に先輩が1か月つきます。」
求人申込／仕事内容：「製造補助業務全般。」直したあと
事業所PR情報／福利厚生の内容：「制服貸与あり。休憩室あり（冷蔵庫・電子レンジ）。保養施設の割引利用可。」
求人申込／仕事内容：「製造補助。○○の検品と箱詰めが中心です。入社後1か月は、同じラインの先輩が横について教えます。制服は会社が貸与するので、初日は私服で来ていただいて大丈夫です。」
「先輩が1か月つく」「制服貸与」は、求職者が応募の判断に使う情報です。だからPR欄ではなく、求人票に出る仕事内容の欄に書き写す。同じ文章を両方に書いてもかまいません。どちらか一方にしか書かない、という制約はないからです。
画像を登録するときの制約も先に押さえておきます。登録できるのは建物外観、作業風景、使用機械、製造・販売品など、そのほか会社パンフレット、会社ロゴ、関係資料など。10ファイルまで、1ファイル2MBまで、JPEG・GIF・PNG・BMP。そしてリーフレットには、こういう注意も書かれています。
画像情報の著作権・肖像権等が求人者ではなく第三者にある場合は、求人者の方が、関係者に対してハローワークの求職者等にインターネットを通じて公開することについて承諾を得る必要があります。
作業風景に従業員が写っている写真を使うなら、本人に確認を取ってからにする、という話です。ここは撮る前に済ませておくと早いところです。
つまずき②：フルタイムとパートは、労働時間で分かれる
求人申込に進むと、最初に求人区分を選びます。「一般（フルタイム）」「一般（パート）」「新規学卒者等」です。ここで、雇用形態の感覚で選ぶと合わなくなります。
ハローワークインターネットサービスの案内は、フルタイムとパートの区別について「雇用形態や給与形態ではなく、労働時間により区別」と書いています。リーフレット側の定義はさらに具体的です。
「フルタイム」：正社員のほか、正社員と同じ就業時間の従業員は、雇用形態や社内での呼称にかかわらずフルタイムになります。
「パート」：正社員より就業時間が短い従業員。
つまり、社内で「契約社員」「準社員」「アルバイト」と呼んでいても、就業時間が正社員と同じならフルタイム区分です。逆に「正社員（短時間）」という呼び方をしていても、正社員より就業時間が短ければパート区分になります。社内の呼称は、ここでは基準になりません。
この区分を間違えたときの直し方も、少し重いです。求人者マイページの案内には、求人区分の変更は「求人情報編集」ではなく新規の求人申込が必要という趣旨が書かれています。文言を直すような気軽さでは変えられないので、申込みの前に決めるべき項目です。
そして、求人は職種別・勤務地別・雇用形態別に分けて申し込みます。1本にまとめて「正社員もパートも募集」と書くことはできません。この「分ける単位」の考え方は、Indeedや求人ボックスでも共通する話なので、別記事で詳しく扱っています。
つまずき③：「オンライン自主応募」を受け付けると、助成金の要件から外れる
求人申込のときに、「オンライン自主応募」を受け付けるかどうかを求人ごとに選びます。これは、求職者がハローワークの紹介を受けずに、インターネットサービスから直接応募できるようにする設定です。
応募が来やすくなりそうな機能ですが、厚生労働省のリーフレットには、はっきりこう書かれています。
オンライン自主応募は、ハローワークによる職業紹介に該当しないため、ハローワークの職業紹介を要件とする雇用保険の再就職手当等の対象外です。また、事業主に支給される助成金のうち、ハローワークの職業紹介を要件とする助成金は支給されません。
（厚生労働省「オンライン自主応募のご案内」）
ハローワークインターネットサービスの案内も、オンライン自主応募は「ハローワーク職業紹介を要件とする助成金の対象外」としています。
ここが、初めての会社にとって判断が要る場所です。助成金を使う前提で採用計画を組んでいるなら、応募の入口をどう開けるかは助成金の要件と一緒に決める必要があります。どの助成金が「ハローワークの職業紹介」を要件にしているかは制度ごとに違うので、使う予定の助成金の要件を先に確認してください。助成金と求人票の関係は、募集をかける前に確認する項目がいくつかあるので、別記事にまとめています。
逆に、助成金を使う予定がない会社にとっては、応募の入口が1つ増える機能です。同じリーフレットは、トラブルの扱いについても書いています。
オンライン自主応募に伴って生じるトラブル等は当事者同士で対応することが基本です。
ハローワークが間に入らない、という前提です。応募が来たあとの連絡は自社で完結させる、と考えておきます。
応募書類の扱いにも期限があります。リーフレットによれば、アップロードされた応募書類は、求職者が応募を取り消した時点、求人者マイページに選考結果を登録した時点、求人無効後の翌々々月末が経過した時点で、両方のマイページから自動的に削除されます。必要な書類は、その前に保存しておく必要があります。
なお、求職者側の応募は24時間以内なら取り消せる仕組みになっています。応募の通知が来てすぐ動く前に、この時間差があることは知っておくと落ち着いて対応できます。
出したあと：有効期限と、採用が決まったときの連絡
求人は出して終わりではありません。期限があります。
ハローワークインターネットサービスの案内によれば、求人の有効期限は原則として受理日の翌々月末です。4月1日に受理された求人なら、6月30日まで。ただし、大卒等求人の有効期間は当該年度末（3月末日）まで、と別に定められています。
採用が決まったときの手続きも、明記されています。
募集を停止する場合は、速やかにハローワークと応募者に採否を連絡の上、求人取消の手続きを行ってください。
（求人者マイページからの求人申込み、求人内容の変更、求人の募集停止等について）
採用が終わった求人を出しっぱなしにしないこと。これは礼儀の話ではなく、募集が終わった情報を載せ続けることが表示のルールに関わる話でもあります。求人の掲載期間と「出しっぱなし」の止め方は、媒体ごとに考え方が違うので、これも別記事で扱っています。
そしてもうひとつ、同じ案内には重複申込みへの注意もあります。
同内容の求人を再度申し込む行為はしないでください。これらの申込みを把握した場合は、当該申込みを取り消させていただきます
応募が来ないからもう1本同じものを出す、という増やし方はできません。2本目を出すときは、前の求人の有効期間が切れているか、内容が別のものかを確認します。
なお、2回目以降の申込みは転用登録が使えます。過去に申し込んだ求人を「転用可能な求人一覧」から選んで、変えたい項目だけ直す方法です。案内は「有効中の求人情報を転用する場合は、その求人の有効期間中に同じ求人を重複して仮登録することがないように、ご注意ください」と注意しています。
初回の段取り：今日やる順番
ここまでを、手を動かす順番に並べ直します。
1日目（30分） - 管轄のハローワークに電話し、自社の事業所情報が登録されているかを確認する（登録済みなら事業所番号を聞く） - 登録が必要だった場合、資料を集める：法人番号／雇用保険適用事業所設置届（事業主控え）／就業規則／退職金・定年・再雇用の規定
2日目（60〜90分・会社のパソコンから） - 求人者マイページを開設する（共有のメールアドレスで） - 事業所情報を仮登録する。一時保存を使いながら進める - 最寄り駅は1つ目に「実際に通う人が使う駅」を置く - PR欄に書いた内容のうち、求職者の判断材料になるものを求人申込の欄にも書く用にメモしておく
3日目 - 求人区分を決める（正社員と同じ就業時間かどうかで判断する） - 助成金を使う予定があるか確認し、オンライン自主応募の受付可否を決める - 求人情報を仮登録して申し込む
その後 - ハローワークの確認（初回は事業所訪問や電話での確認が入ることがあります）を受けて受理・公開 - 有効期限（原則 翌々月末）をカレンダーに入れる - 採用が決まったら、速やかに連絡して求人取消
自分の求人はどこでつまずくか
よくある質問（FAQ）
Q. 前の担当者が何年か前に求人を出していたようです。もう一度、事業所登録からやり直す必要はありますか？ A. 必要ありません。厚生労働省のリーフレットは「ハローワークに求人を申し込んだことがある場合は事業所登録が済んでいますので、あらためての登録は不要です」としています。必要なのは事業所番号です。分からない場合は、自己判断で登録し直さず、事業所所在地を管轄するハローワークに問い合わせて確認してください。
Q. 事業所登録の画面で一生懸命書いた会社のPRが、出来上がった求人票に見当たりません。入力に失敗したのでしょうか？ A. 入力は失敗していません。事業所PR情報は仕様として求人票には掲載されず、「求人・事業所ＰＲシート」やハローワークインターネットサービスを通じて公開されます。画像情報も同じで、求人票には載りません。求人票に載せたい内容は、求人申込の仕事内容欄などに書き写してください。同じ内容を両方に書いてかまいません。
Q. 社内では「契約社員」と呼んでいますが、勤務時間は正社員と同じです。求人区分はどちらですか？ A. フルタイムです。リーフレットは「正社員のほか、正社員と同じ就業時間の従業員は、雇用形態や社内での呼称にかかわらずフルタイムになります」と定義しています。基準は労働時間であって、社内の呼称や給与形態ではありません。なお求人区分の変更は求人情報の編集ではなく新規の求人申込みが必要になるため、申込みの前に決めておくのが確実です。
Q. オンライン自主応募は「受け付ける」にしたほうが有利ですか？ A. 応募の入口は増えますが、助成金を使う予定があるなら先に要件の確認が要ります。厚生労働省のリーフレットは「オンライン自主応募は、ハローワークによる職業紹介に該当しないため……事業主に支給される助成金のうち、ハローワークの職業紹介を要件とする助成金は支給されません」と明記しています。受付可否は求人ごとに選べるので、助成金を使う求人と使わない求人で設定を変えることもできます。
Q. 求人を出したあと、いつまで載りますか？応募が来ないので同じ求人をもう1本出してもいいですか？ A. 有効期限は原則として受理日の翌々月末です（大卒等求人は当該年度末まで）。同じ内容の求人を重ねて出すことはできません。求人者マイページの案内は「同内容の求人を再度申し込む行為はしないでください。これらの申込みを把握した場合は、当該申込みを取り消させていただきます」としています。応募が来ないときは本数ではなく、求人票の中身を見直す方向で手を打つことになります。
この記事は、中小企業の採用運用を支援する SaishiLu（運営：株式会社プラスメイト）が作成しています。手続きの内容はハローワークインターネットサービス・厚生労働省の公開資料に基づいて記載していますが、画面や様式は変更されることがあり、個別の取扱いは事業所所在地を管轄するハローワークにご確認ください。本文中の入力例・段取り表は記入例です。