出したはずの届書が返ってくる。電子申請なら公文書の中に返戻票が入っていて、郵送なら封筒ごと戻ってくる。入社した人の保険証の話が止まり、本人からは「まだ届かないんですけど」と聞かれる。やり直しにかかる時間そのものより、止まっている間の説明がいちばん面倒です。
こういうとき、「うっかりだった」で終わらせてしまいがちです。けれど返戻の理由を並べていくと、うっかりで説明できるものは半分もありません。もう半分は、制度の読み違い（この日付は翌日を書く、この人は11日で数える）と、機械の様式ルール（カナ氏名に全角と半角を混ぜてはいけない）です。この2つは、気をつけても減りません。知っていないと減らない種類の誤りです。
日本年金機構は、この両方について公式に手がかりを出しています。ひとつは届書ごとの「届出に不備や記入誤りの多い事例の紹介」。もうひとつは「電子申請におけるシステムの自動チェック」で、こちらは届書ごとのチェック仕様がPDFで公開されています。この記事は、この2つを突き合わせて、返戻される理由を届書別に整理したものです。
返戻には2つの層がある
先に全体の形を押さえます。電子申請で出した届書は、同じ審査を1回通るのではなく、2つの層を通ります。
1つめは、システムの自動チェックです。日本年金機構の該当ページは「日本年金機構にて申請データに対してシステムによる自動チェックを実施しています。各届書のチェック内容を以下に掲載しておりますので、返戻理由の確認等にご活用ください」と書いています。つまり、人が中身を見る前に、機械が形式だけを見て弾く層があります。公開されているチェック仕様は、単記方式が22様式、CSVファイル添付方式が9様式です（いずれも2026年10月1日時点）。
2つめは、事務センター・年金事務所の審査です。ここで見られるのは、日付の整合、添付書類、丸印の有無、制度の当てはめ。各様式のページが並べている「不備や誤りの多い事例」は、この層で返されたものです。
層が違うと、直す場所も変わります。1つめは入力の形（半角・全角、スペース、桁、未来日付）の問題なので、給与ソフトのマスタや届書作成プログラムの設定を直すのが筋です。2つめは手続きの理解の問題なので、担当者の手順書を直すのが筋です。返戻票を見て「また書き間違えた」と個人の注意力の話にしてしまうと、1つめは何度でも再発します。
なお、返戻は出した直後だけの話ではありません。機構の案内ページは「年金事務所が実施する適用事業所への事業所調査により届出した内容などに不備や誤りが判明した場合は、過去にさかのぼって届出内容を修正していただく場合があります」としています。通ってしまった誤りが、数年後に調査でまとめて戻ってくる経路もあるということです。
返戻票はどこに入っているか
電子申請の場合、返戻票は通知書（公文書）として届きます。XML形式のファイルとスタイルシートの組み合わせで送られ、氏名などに外字が含まれる場合はPDFで送られます（電子申請およびオンライン事業所年金情報サービスにおけるXML形式の通知書等の閲覧方法）。申請の状況は、e-Govから出したなら「申請案件一覧」、届書作成プログラムから出したなら「届書の申請・申請状況の照会」で確認します。
「返ってきた理由の文面が短くて意味が分からない」ときの読み方はひとつです。その様式のチェック仕様PDFを開いて、項目名で突き合わせる。自動チェックの層で弾かれたものなら、仕様の一行がそのまま理由になっています。
届書ごとの事例は15本・43件
「届出に不備や記入誤りの多い事例の紹介」のページは、2026年10月6日現在、15の届書について合計43件の事例を挙げています。数えたものを表にします。
| 届書 | 事例の数 | 返戻の主な引き金 | | --- | --- | --- | | 資格取得届／70歳以上被用者該当届 | 6 | 取得年月日・個人番号の記入漏れ、短時間労働者の丸印、報酬月額の合計額 | | 資格喪失届／70歳以上被用者不該当届 | 3 | 退職日と喪失日の書き分け、不該当年月日 | | 健康保険被扶養者（異動）届 | 9 | 続柄・収入の添付書類、個人番号、別居の仕送り、理由の選択 | | 算定基礎届 | 6 | 適用年月、途中入社月の扱い、支払基礎日数の数え方 | | 月額変更届 | 1 | 改定年月 | | 賞与支払届 | 2 | 賞与支払年月日、賞与額の千円未満切捨て | | 新規適用届 | 2 | 添付書類、事業主氏名のフリガナ | | 任意適用申請書 | 1 | 添付書類（同意書・住民票・公租公課の領収書） | | 適用事業所全喪届 | 2 | 全喪年月日（翌日）、添付書類 | | 産前産後休業取得者申出書 | 2 | 開始・終了予定年月日、出産種別の丸印 | | 育児休業等取得者申出書 | 3 | 延長の書き方、提出時期、遅れたときの添付 | | 養育期間標準報酬月額特例申出書 | 2 | 開始年月日、提出時期 | | 事業所関係変更（訂正）届 | 1 | 変更前の事業主住所 | | 適用事業所名称／所在地変更（訂正）届 | 2 | 90日以内の添付書類、提出者記入欄 | | 被保険者所属選択／二以上事業所勤務届 | 1 | 個人番号を書いたときの本人確認書類 |
更新日はばらついています。資格取得届・資格喪失届・算定基礎届の3本は2026年10月1日付、被扶養者（異動）届は2026年7月13日付、産前産後休業取得者申出書は2026年8月27日付です。事例は随時追加されると機構自身が明記しているので、手順書に写して終わりにせず、URLを貼って年1回は開き直すほうが現実的です。
以下は、この43件を返戻の型で組み替えたものです。届書の順に読むより、型で覚えたほうが次の1枚に効きます。
型1：出すのが早すぎて返る届書がある
ここがいちばん意外で、いちばん実務に効きます。社会保険の届出は「早めに出しておく」が通らない場面があります。むしろ早いと返ります。
育児休業等取得者申出書。機構は提出時期の誤りとして、こう書いています。
よくある誤りとして、育児休業開始日前（育児休業予定日）に提出される場合があります。育児休業開始日前（育児休業予定日）に提出があった場合、申出書をお返しします。
提出できるのは「被保険者の育児休業等期間中または育児休業等終了後の終了日から起算して1カ月以内の期間中」。窓の始まりは休業の開始日です。産休から続けて育休に入る人の書類を復帰前にまとめて作って、申出書だけ先に送ってしまう——これが返戻になります。
養育期間標準報酬月額特例申出書も同じ型です。「産前産後休業または育児休業等の期間が終了する前に提出される場合があります。申出書は、産前産後休業または育児休業等の終了日の翌日以降に提出してください」。保険料免除を受けている期間中はみなし措置が受けられない仕組みなので、終わる前には出せません（養育期間標準報酬月額特例申出書の書き方）。
そして電子申請の資格取得届。チェック仕様には、こういう相関チェックが並んでいます。
「取得x該当年月日」≦「システムチェック実施日」であること
つまり、取得年月日に未来の日付を書いた資格取得届は、機械が弾きます。入社日が来週で、今日のうちに片付けてしまおうという段取りは通りません。資格取得届の期限そのものは雇入れから5日以内（雇用保険は翌月10日。雇用保険の資格取得届の期限）で、どちらも「後ろ」に余裕があり「前」には出せない作りです。
逆に、遅れると添付書類が増えるのも覚えておく価値があります。育児休業等取得者申出書を終了後1か月以内に出せなかった場合は、「理由書および被保険者が休業していることの事実確認ができる書類（例：出勤簿、賃金台帳等）の添付が必要」になります。1枚で済む手続きが3枚になる。
※記入例（提出の窓）
育休が10月5日開始・翌年4月4日終了予定の人の育児休業等取得者申出書
・9月中に提出 → 開始日前なので返戻
・10月5日〜翌年5月4日に提出 → 添付なしで受付
・翌年5月5日以降に提出 → 理由書＋出勤簿・賃金台帳が必要
（日付は説明のための自作例です）
型2：日付は「その日」ではなく「翌日」を書く欄がある
事実が起きた日と、届書に書く日付が1日ずれる欄があります。ずれを知らないと、同じ日付を2か所に書いて返戻になります。
資格喪失届。機構の説明は「資格喪失年月日」欄には事実発生年月日の翌日の日付を記入します。資格喪失原因が「退職」「死亡」の場合は、事実発生年月日（退職日、死亡日）の翌日の日付を記入し、「喪失（不該当）原因」欄に事実発生年月日（退職日、死亡日）を記入してください」。例として「退職日または死亡日が令和8年10月31日の場合は、喪失年月日は令和8年11月1日になります」と書かれています。退職日を2か所に書くのが、いちばん多い誤りです。なお退職日を月末にするかどうかで保険料の月数自体が変わるので、日付を決める段階の話は退職日は月末と月末以外で何が変わるかに整理しています。
適用事業所全喪届。「全喪年月日」欄には、全喪の事由の事実発生日の翌日。「事業を廃止した日が令和8年1月31日の場合は、全喪年月日は令和8年2月1日になります」。
産前産後休業取得者申出書は、ずれ方が少し違います。出産が予定日より後になったとき、終了予定年月日は出産日から56日後です。機構が挙げている誤りは「出産後に申出書を提出したが、『産前産後休業開始年月日』欄に出産予定年月日から42日前の日付を、『産前産後休業終了予定年月日』欄に出産日からではなく出産予定年月日から56日後の日付を記入されていた」。開始日は予定日基準、終了日は出産日基準。1枚の紙の中で基準日が入れ替わります。
70歳以上被用者不該当のチェック漏れ、月額変更届の改定年月（固定的賃金の変動後の賃金が支給された月から4か月目）、賞与支払届の賞与支払年月日（届書が複数枚にまたがる場合は全ページに記入）も、同じ「日付欄」系の返戻です。
型3：丸印1つで、標準報酬月額の決め方が変わる
備考欄の丸印は、事務的な印ではありません。計算方法を切り替えるスイッチです。
資格取得届で、短時間労働者なのに備考の「3．短時間労働者の取得（特定適用事業所等）」に丸をつけないと、機構は「適正な標準報酬月額の決定が行えない場合があります」としています。理由は定時決定のときの支払基礎日数が違うからです。
算定基礎届の事例には、ここが2件並んでいます。名前が似ていて中身が違う2つを混ぜると、丸ごと計算が狂います。
| 区分 | 定義 | 定時決定で算定の対象になる月 | | --- | --- | --- | | 一般の被保険者 | 下の2つに当たらない人 | 支払基礎日数17日以上の月 | | 短時間就労者（パート等） | 名称を問わず、正規社員より短時間の労働条件で勤務する人 | 17日以上の月。3か月いずれも17日未満なら15日以上17日未満の月 | | 短時間労働者 | 特定適用事業所等に勤務し、所定労働時間等が通常の労働者の4分の3未満で、週20時間以上・学生でない人 | 支払基礎日数11日以上の月 |
機構が誤りとして挙げているのは、この2つのどちらも「17日」で処理してしまう例です。短時間労働者を17日で数えてしまう例と、短時間就労者について「17日以上の月がなかったため、算定の対象月がないと判断していました」という例。後者は、対象月が無いと判断して届出そのものを止めてしまう型なので、返戻より厄介です。届書の備考欄は、短時間労働者は「6．短時間労働者（特定適用事業所等）」、短時間就労者は「7．パート」です。
算定基礎届には、もうひとつ実務で踏みやすい事例があります。途中入社月の扱いです。給与計算期間の途中で入社して1か月分の給与が支給されていない月は、支払基礎日数が17日以上あっても算定の対象から外します。機構の例は「毎月20日締め、翌月10日支払いの会社に4月1日に入社した場合」で、5月支払い（4月分）は日割りの20日分なので除く。そのうえで「修正平均額」に残った月（この例では6月のみ）の平均額を書き、備考欄「4．途中入社」に丸をつけ、「9．その他」に資格取得年月日と給与の締め支払日を書く、という手順が示されています。
型4：添付書類は「何を」ではなく「どれでは足りないか」
添付書類の返戻は、出し忘れよりも似た書類を出してしまったケースが目立ちます。
被扶養者（異動）届の事例9は、はっきりこう書いています。
よくある誤りとして「源泉徴収票」が添付され提出される場合があります。適切な添付書類がない場合、届書の再提出が必要になります。
収入の確認に必要なのは、退職なら退職証明書または離職票の写し、失業給付の受給中なら受給資格者証または受給資格通知の写し、年金なら改定通知書などの写し、自営なら直近の確定申告書の写し、それ以外は課税（非課税）証明書。源泉徴収票は「今後1年間の見込み」を示す書類ではないので代わりになりません。
同じページで押さえておきたい線がいくつかあります。
- 続柄確認の添付はコピー不可。戸籍謄（抄）本か、住民票の写し（被保険者が世帯主で被扶養者と同一世帯である場合に限る）。 - 続柄の添付を省略できるのは、双方の個人番号が届書に記入されていることと、事業主が続柄確認済みである旨を届書に記入していることの2つを満たしたとき。備考のチェックボックスにレ点を入れれば記入の代わりになりますが、認定を受ける人が複数ならそれぞれにチェックが必要です。機構の「不備のある記入例」はこのレ点漏れです。 - 収入要件の省略は、事業主確認欄の「確認」を丸で囲んだ場合。ただし被保険者の税法上の合計所得金額が1,000万円を超えると控除対象配偶者の適用がないため、省略できません。 - 非課税の収入（障害年金・遺族年金・傷病手当金・出産手当金・失業給付等）があるときは、省略ルートでも別途「受取金額のわかる通知書等のコピー」が必要。収入欄は非課税分も含めて書き、収入が無ければ「0円」。 - 別居なら仕送りの事実と額が確認できる書類（通帳の写し、振込明細、現金書留の控え）。16歳未満と16歳以上の学生は不要。1回あたりの仕送り額は備考欄へ。 - 別居でも住民票上の住所を書く。部屋番号の書き漏れも不備として挙がっています。
事業所側の届出では、有効期限の付いた書類が返戻の原因になります。新規適用届の法人（商業）登記簿謄本は「届書の提出日からさかのぼって90日以内に発行された原本」、個人事業所の事業主世帯全員の住民票の写しは「個人番号の記載がなく、提出日からさかのぼって90日以内に発行された原本」。名称／所在地変更（訂正）届のページは、よくある誤りとして「提出日からさかのぼって90日を超えた日に発行されたものが添付されて提出される」を挙げています。登記簿を取り直した時期と、届出を出す時期が離れるほど危なくなります。
全喪届は、添付の選択肢が広い代わりに1枚も付けないと返る型です。原則は解散登記の記載がある法人登記簿謄本のコピーか、雇用保険適用事業所廃止届（事業主控）のコピー。どちらも無い場合は、給与支払事務所等の廃止届のコピー、異動事項の記載がある法人税・消費税異動届のコピー、労働保険の確定保険料申告書のコピー（事業廃止等年月日の記載があるもの）などから1つ。あわせて、被保険者が1人でも残っていれば資格喪失届の同時提出が必要です。
60歳以上の退職後継続再雇用は、添付と丸印と同時提出の3点セットです。喪失届の備考「2．退職後の継続再雇用者の喪失」と取得届の備考「4．退職後の継続再雇用者の取得」に丸をつけ、退職と再雇用が分かる書類（就業規則・退職辞令のコピー・雇用契約書・労働条件通知書など、または事業主の証明）を添付し、喪失届と取得届を同時に出します。片方だけ先に出すと、そこで止まります。
被保険者所属選択／二以上事業所勤務届は、個人番号を書いたときだけ本人確認書類が必要になる届です。郵送や代理提出では、マイナンバーカードの両面コピー、または番号確認書類（個人番号の表示がある住民票の写し等）と身元確認書類（運転免許証・パスポート・在留カード等）のコピー。窓口なら提示で足ります。番号を書かなければ要らない書類が、書いた瞬間に要るという形です。
型5：機械が見ているのは、中身ではなく形
ここは事例ページには出てきません。チェック仕様PDFだけに書かれています。資格取得届（単記方式）の仕様から、形式だけで弾かれる条件を抜き出します。
- カナ氏名は全角カナ・半角カナのいずれか。全角と半角の混在はエラー。 - カナ氏名は「1個以上の連続しない全角、半角スペース（姓名間セパレータ）を含むこと」。姓と名の間にスペースが必要で、2つ続けてもいけません。 - 漢字氏名も、姓名間に全角スペースが必要。 - 被保険者の住所は「半角スペースが含まれていないこと」「連続した全角スペースが含まれていないこと」。 - 報酬月額は「合計額＝通貨＋現物」であること。合計額の検算を機械がします。合計額は1以上であることも条件です。 - 事業所番号は「'0'、'00'、'000'、'0000'、'00000'以外であること」。郵便番号の親番号は「'000'以外であること」。 - 生年月日の元号は「'5'（昭和）、'7'（平成）、'9'（令和）のいずれか」で、年月日との相関で実存日であること。
事例ページ側にも、形の話が1つ出ています。資格取得届の「報酬月額欄の合計額記入漏れ」です。「よくある誤りとして、『（通貨）』欄にのみ金額が記入され、『（現物）』欄および『合計欄』が未記入のまま届出されることがあります」。現物給与が無いときは「0」と書く。空欄は0とみなされません。賞与支払届も同じで、通貨と現物をそれぞれ書き、賞与額は合計の1,000円未満を切り捨てた額を書きます。
この層の誤りは、担当者が気をつけて減らすものではありません。人事マスタの氏名・住所の持ち方を直す話です。CSVファイル添付方式で何十人分をまとめて出している会社は、1件の形式違反で束ごと止まります。CSV方式の仕様は単記方式とは別のPDFで9様式分が公開されているので、使っている様式の分だけ開いておく価値があります。
返戻を減らす段取り
43件を全部覚える必要はありません。やることは3つです。
1. 様式ごとの事例ページを、手順書のその行に貼る。 資格取得届の手順に取得届のページ、算定基礎届の手順に算定のページ。横断の一覧を1枚作るより、作業している画面の隣に置くほうが開かれます。機構は「掲載事例は随時更新していきます」としているので、貼るのはURLで、文章を写すのは最小限に。
2. 「提出の窓」がある届だけ、別の管理にする。 育児休業等取得者申出書と養育期間標準報酬月額特例申出書は、開始・終了の実日付が確定してからしか出せません。産休・育休の予定を書いた台帳とは別に、「実日付が入ったら出す」列を作る。前倒しで片付ける習慣が、この2枚だけは裏目に出ます。
3. 形の違反は、入力時に止める。 カナの半角全角、姓名間スペース、住所の空白、現物欄の0。ここは人の確認では落ちません。給与ソフトのマスタ側で揃えるか、提出前に機械で確認する。復職・休職にまつわる保険料の実務（休職中の社会保険料の本人負担分の徴収方法）のように、制度の読み違いが絡むものは手順書で、形式の違反は仕組みで止めるのが筋です。
返戻がゼロになる手順はありません。ただ、理由を「うっかり」で片付けるのをやめると、同じ型で返ることは減らしやすくなります。
自分の求人はどこでつまずくか
返戻の対応は、人が増えた直後と、人が辞めた直後に集中します。そしてそのタイミングは、次の募集を考える時期とそのまま重なります。資格取得届を出し直している週に、求人票を見直す余裕はありません。
結果として起きるのが、前に採ったときの求人票がそのまま出続けている状態です。賃金欄も所定労働時間も、そのとき届書に書いた条件のまま更新されていない。社会保険の手続きは1人入るたびに必ず触るのに、求人票は誰も触らない年があります。
よくある質問（FAQ）
Q. 返戻票の理由が短くて、どこを直せばいいのか分かりません。 A. 2か所を突き合わせます。ひとつは、その届書の「不備や誤りの多い事例」のページ（日付・添付・丸印などの審査で返るもの）。もうひとつは「電子申請におけるシステムの自動チェック」のチェック仕様PDFで、項目名と条件が1行ずつ並んでいます。形式的な理由で返されたときは、仕様の一行がそのまま理由になっていることが多いです。それでも分からなければ、管轄の年金事務所に返戻票の記号を伝えて確認するのが早いです。
Q. 入社予定日が決まっているので、資格取得届を先に出しておけませんか。 A. 電子申請では、取得年月日が未来の日付だとシステムの自動チェックで弾かれます。チェック仕様に「『取得x該当年月日』≦『システムチェック実施日』であること」という相関チェックがあります。事実上の使用関係が発生した日以後に提出してください。
Q. 扶養の収入確認に源泉徴収票を付けてはいけないのですか。 A. 機構は、源泉徴収票が添付されて提出される例を「よくある誤り」として挙げています。必要なのは、退職なら退職証明書や離職票の写し、失業給付の受給中なら受給資格者証または受給資格通知の写し、年金なら改定通知書などの写し、自営なら直近の確定申告書の写し、それ以外は課税（非課税）証明書です。所得税法上の控除対象配偶者・扶養親族であることを事業主が確認して事業主確認欄の「確認」を丸で囲んだ場合は省略できますが、非課税の収入があるときは別途「受取金額のわかる通知書等のコピー」が必要です。
Q. パートの人の算定基礎届で、4月・5月・6月とも支払基礎日数が17日未満でした。届出は不要ですか。 A. 短時間就労者（パート・アルバイト等）の場合、3か月いずれも17日未満であれば、15日以上17日未満の月が算定の対象になります。機構は「17日以上の月がなかったため、算定の対象月がないと判断していました」という処理を誤りの例として挙げています。備考欄「7．パート」に丸をつけて届出します。特定適用事業所等に勤務する短時間労働者は別で、11日以上の月で算定し、備考欄「6．短時間労働者（特定適用事業所等）」に丸をつけます。
Q. 一度通った届出が、あとから問題になることはありますか。 A. あります。機構の案内ページは、年金事務所が実施する事業所調査で届出内容の不備や誤りが判明した場合、過去にさかのぼって届出内容を修正してもらう場合があるとしています。支払基礎日数の数え方や短時間労働者の区分のように、返戻にならず通ってしまう型の誤りは、調査でまとめて出てくることがあります。
この記事は、中小企業の採用運用を支援する SaishiLu（運営：株式会社プラスメイト）が作成しています。本文中の事例・条件は、日本年金機構「届出に不備や記入誤りの多い事例の紹介」および各届書のページ、「電子申請におけるシステムの自動チェック」のチェック仕様（健康保険・厚生年金保険被保険者資格取得届／厚生年金保険70歳以上被用者該当届・単記方式）で確認した時点の内容です。事例は随時更新されるため、手続きの際は最新のページをご確認ください。提出の窓の記入例は説明のための自作例で、実在の事例ではありません。個別の判断は管轄の年金事務所と、顧問の社会保険労務士にご確認ください。