外国籍の人を採用して、健康保険・厚生年金保険の資格取得届を書いているときに出てくる疑問です。
「ローマ字氏名届も要るんでしょうか」
マイナンバーを書いた以上、本人は一意に決まるはずで、ローマ字の紙は念のための添付だろう——そう考えるのが自然です。ところが実際の審査は、そうなっていません。日本年金機構は、届書に書かれた内容を住民基本台帳の情報と突合して「この人だ」と特定したうえで資格取得を決定しており、その突合項目にフリガナ氏名が入っています。外国籍の人の場合、ここだけが合わずに止まることがありました。
届出の内容は住民基本台帳上の情報と突合し、本人と特定したうえで資格取得の決定を行っていますが、日本国籍を有しない方のうち、フリガナ氏名以外は合致するものの、フリガナ氏名のみ合致せず本人と特定できないケースがありました。
（日本国籍を有しない方のフリガナ氏名の取り扱いについて 日本年金機構・2026年9月16日）
その対処として、2026年10月1日から、フリガナが合わなかったときの扱いが変わりました。ローマ字氏名届は「念のための添付」ではなく、本人を特定するための照合材料そのものになっています。
この記事では、2026年10月に変わった点、要る場合と要らない場合の判断、様式の記入欄、そしてハローワーク側に出す別の紙との違いを、条文と機構の一次資料に沿って並べます。
2026年10月1日から何が変わったか
変更後の取り扱いは、フリガナ氏名だけが合致しなかった場合に、人によって2つに分かれます。原文です。
入国後、初めて年金制度に加入し厚生年金保険の資格を取得する方（個人番号は持っているが、基礎年金番号を持っていない方）
従来どおり資格取得届に加えて「厚生年金保険被保険者 ローマ字氏名届」をご提出いただき、「厚生年金保険被保険者 ローマ字氏名届」に記載されたローマ字氏名と住民基本台帳上の情報との突合を行います。ローマ字氏名が合致する場合は本人と特定し、資格取得届に記載されたフリガナ氏名を基に資格取得の決定を行います。転職等によって厚生年金保険の資格を再取得する方
ローマ字氏名が確認できる書類（※3）を提出いただいた場合は、提出いただいた書類のローマ字氏名と住民基本台帳上の情報との突合を行います。（中略）なお、本人と特定するため、ローマ字氏名が確認できる書類の提出を依頼する場合があります。（※3）在留カードやパスポートのコピー、個人番号の記載がない住民票（コピー不可）などです。
会社側の実務に直すと、こうなります。
| その人の状況 | 出すもの | | --- | --- | | 入国後、初めて年金制度に加入する（基礎年金番号をまだ持っていない） | 資格取得届＋ローマ字氏名届（様式） | | 転職などで資格を再取得する（基礎年金番号を持っている） | ローマ字氏名が確認できる書類（在留カード・パスポートのコピー、個人番号の記載がない住民票） |
細かいところで2点、見落としやすい注記があります。ひとつは住民票だけはコピー不可という点です。在留カードとパスポートは「コピー」と書かれているのに、住民票には「（コピー不可）」が付いています。もうひとつは、この取り扱いが資格取得届だけの話ではないことです。同じお知らせの注記に「下記は、資格取得届について記載していますが、令和8(2026)年10月1日からの取り扱いは被扶養者異動届も同様です」とあります。外国籍の配偶者や子を扶養に入れる手続きも同じ仕組みに乗ります。
条文では「原則として添付」の形で書かれている
機構のサイトは「マイナンバーと基礎年金番号が結びついていない方については、資格取得届に ローマ字氏名届 を添付のうえ、ご提出ください」（外国人を雇用する際にはどのような手続きが必要ですか。）という言い方をしています。読むと「結びついている人は不要」に聞こえます。
ところが条文は逆向きに書かれています。厚生年金保険法施行規則第15条第4項です。
日本国籍を有しない当然被保険者（厚生労働大臣が住民基本台帳法第三十条の九の規定により機構保存本人確認情報の提供を受けることができる者を除く。）に係る第一項の届書（様式第七号によるものに限る。）又は光ディスクには、厚生年金保険被保険者ローマ字氏名届（様式第七号の三）を添えなければならない。
（厚生年金保険法施行規則（e-Gov法令検索））
原則は「添えなければならない」で、括弧書きで除かれる人がいるという構造です。除かれるのは「厚生労働大臣が住民基本台帳法第30条の9の規定により機構保存本人確認情報の提供を受けることができる者」。住民基本台帳法第30条の9は国の機関等への本人確認情報の提供を定めた条文で、その提供を受けられる状態になっていることが除外の条件になります。機構が運用の言葉で言い換えているのが「マイナンバーと基礎年金番号が結びついていない方」で、9月16日のお知らせはそれをさらに具体的に「個人番号は持っているが、基礎年金番号を持っていない方」と書いています。
ここで分かることが1つあります。住民票があってマイナンバーが付いていても、日本で初めて年金制度に入る人は対象になるということです。番号があることと、年金記録とひもづいていることは別だからです。「マイナンバーを書いたから要らない」は、初めて加入する人には当てはまりません。
もう1か所、同じ省令の第21条第5項を見ると、書き方が変わります。
日本国籍を有しない被保険者に係る第一項の届書には、厚生年金保険被保険者ローマ字氏名届（様式第七号の三）を添えなければならない。
第21条は被保険者の氏名変更の届出の条文で、第1項の届書は厚生年金保険被保険者氏名変更届（様式第十号の二）です。注目したいのは、ここには除外の括弧書きが無いことです。資格取得のときは「本人確認情報の提供を受けられる者を除く」が付くのに、氏名変更のときは日本国籍を有しない被保険者であれば一律に添付、という形になっています。結婚して氏が変わった、通称名を変えた——そういう届出のときは、長く働いている人でもローマ字氏名届が付いてきます。
なお、様式第七号の三は省令に定められた様式です。社内の任意様式で代えられる紙ではありません。
要る・要らない以前に、両方空欄だと返戻される
判断の前に押さえておきたい前提があります。マイナンバーも基礎年金番号も書かない資格取得届は、そもそも受け付けられません。
令和5年9月29日より「厚生年金保険法施行規則等の一部を改正する省令」が公布・施行され、個人番号（マイナンバー）、基礎年金番号のいずれも記入がない「健康保険（船員保険）・厚生年金保険被保険者資格取得届」については、返戻しています。
（資格取得時の本人確認事務 日本年金機構）
どちらも持っていない人を採ったときの扱いは、機構のFAQに書かれています。「マイナンバーおよび基礎年金番号のどちらも有しておらず、届書に記載できない場合は、備考欄等に記載できない理由を記入し、提出してください」。空欄のまま出すのではなく、理由を書いて出すのが正解です。届出が返ってくる理由の全体像は社会保険の届出が返戻される理由｜届書別の記入誤り事例と自動チェックで整理しています。
マイナンバーを持たない短期在留の人や海外居住の人については、別途、本人確認書類の写しの送付が求められます。短期在留の外国人は「旅券の身分事項のページの写しと、ア・旅券の資格外活動許可証印のページ、イ・資格外活動許可書、ウ・就労資格証明書のいずれかの写し」です。
様式の記入欄
記入例（厚生年金保険被保険者 ローマ字氏名届 記入例）に沿って、欄を上から見ていきます。
提出者記入欄……届書提出日、事業所整理記号・事業所番号（「事業所整理記号、事業所番号を必ず記入してください」）、事業所の所在地・名称、事業主氏名、電話番号。
①基礎年金番号……持っている人だけです。初めて加入する人は空欄になります。
②性別／③生年月日……生年月日は西暦で書きます。社会保険の他の届書は和暦が基本なので、ここで手が止まります。
④住民登録の有無……「日本で住民登録されていない方は「１. 無」を、されている方は「２. 有」を○で囲んでください」。
⑤ローマ字氏名……「在留カード（または特別永住者証明書）または住民票に記載されているローマ字氏名を大文字で記入してください」。本人に綴りを聞いて書くのではなく、カードの券面どおりに写します。フリガナについては記入上の注意に「フリガナは、被保険者資格取得届に記入したものと同じフリガナを記入してください」とあります。2つの紙の間でフリガナが違っていると、照合する側から見れば別人になります。
⑥漢字氏名／⑦通称名……どちらも「住民票に記載がある方は、記入してください（記入は任意です）」。任意欄です。
関連届書使用氏名のチェック……⑤ローマ字氏名・⑥漢字氏名・⑦通称名それぞれの右側にチェック欄があり、「同時に提出する被保険者資格取得届等に使用している氏名にチェック☑してください」。資格取得届に通称名で書いたなら⑦に、ローマ字で書いたなら⑤にチェックが入ります。どの氏名で届出したかを機構に教える欄で、空欄にすると照合の起点が分かりません。
C理由記入欄……ローマ字氏名を持っていない場合に、理由を1つチェックします。選択肢は4つです。
- 短期在留者であるため - 海外に住所を有している者であるため - 在留カード（または特別永住者証明書）にローマ字氏名が記載されていないため - その他（理由を記入）
この欄を使うときは、⑤の欄の扱いも変わります。「ローマ字氏名をお持ちでない方については「⑤ローマ字氏名欄」に被保険者資格取得届等に記載したカナ氏名を記入のうえ、「C理由記入欄」にその理由を記入してください」。空欄で出す欄ではありません。
※記入例
【直しやすい誤り】在留カードに漢字氏名も併記されている人。⑤を空欄にして、⑥の漢字氏名だけ書いて出す
【正しい形】⑤に券面のローマ字氏名を大文字で記入する。⑥の漢字氏名は任意欄で、⑤の代わりにはならない
添付書類は不要で、提出先は事務センターまたは管轄の年金事務所。提出方法は電子申請・郵送・窓口持参です。電子申請で資格取得届を出す場合は、ローマ字氏名届を画像ファイル（PDF・JPEG）で電子添付できます。ただし「当該届等を電子媒体申請により手続きされる場合は、紙媒体での提出をお願いします」とあり、CD等の電子媒体申請のときは紙で出します（手続概要）。
届出後も、通知はカナ氏名で届く
手続概要の留意事項に、知っておくと問い合わせが減る一行があります。
届出後も、機構から送付する通知書や資格確認書はカナ氏名で表示されます。
ローマ字で届け出ても、返ってくる通知や資格確認書の表記はカナです。本人から「名前が違う」と言われたときに、誤りではないと説明できます。
関連して、届書作成プログラムには文字数の制限があります。漢字氏名は「姓と名の間に全角スペースを1文字入力し、全角文字12文字以内（全角スペース含む）」、カナ氏名は「半角文字25文字以内（半角スペース含む）」で、ミドルネームがある場合は区切りごとにスペースを入れます。文字数を超える場合は備考欄への記入や氏名確認書類の電子添付が必要になります（外国籍の方の氏名入力方法）。名前の長い人を採用したときに、ここで止まります。
ハローワーク側は別の紙・別の期限
外国籍の人を1人採用すると、窓口が2つに分かれ、紙が3種類出ていきます。年金側で止まっていると、ハローワーク側の期限を忘れます。
| 出す先 | 書類 | 期限 | | --- | --- | --- | | 年金事務所・事務センター | 資格取得届（＋ローマ字氏名届） | 事実があった日から5日以内（施行規則第15条第1項） | | ハローワーク（雇用保険に入る人） | 雇用保険被保険者資格取得届（様式第2号）＝外国人雇用状況の届出を兼ねる | 翌月10日まで | | ハローワーク（雇用保険に入らない人） | 外国人雇用状況届出書（様式第3号） | 翌月末日まで |
ハローワーク側の根拠は労働施策総合推進法で、「外国人雇用状況の届出」について（厚生労働省）に「届出を怠ったり、虚偽の届出を行った場合には、30万円以下の罰金の対象となります」と明記されています。雇用保険に入る人は資格取得届の提出がそのまま届出になるため、別紙は要りません。入らない人（週20時間未満のパート等）だけ、様式第3号を翌月末日までに出します。
ここで年金側との違いが1つあります。ハローワークの外国人雇用状況の届出は、在留資格「外交」「公用」と特別永住者が対象から外れます。一方、年金のローマ字氏名届は特別永住者を除いていません。様式の記入要領に「在留カード（または特別永住者証明書）」と並べて書かれているとおりで、氏名変更届に添付する場面（第21条第5項）では除外の括弧書きもありません。同じ人について、ハローワークには届け出なくてよいのに年金事務所には紙が要る、という組み合わせが起こります。
もう1点、届出のときに確認するものと、添付するものは別です。「外国人労働者の在留カード又は旅券（パスポート）等の提示を求め、届け出る事項を確認してください。なお、届出の際には、在留カード等の写しの添付は不要です」。ハローワーク側は写しを添えません。写しを使うのは年金側（転職で再取得する人のローマ字氏名確認書類）です。在留カード番号は12桁（英字2桁－数字8桁－英字2桁）で、令和2年3月1日以降の雇入れ・離職の届出では記載が必要です。偽変造の確認には在留カード等読取アプリケーションの活用が案内されています。
なお様式第3号は、令和9年4月1日からの新様式が同じページに先行して掲載されています。2027年4月以降に出すときは差し替えが必要です。
採用の入口での書き方は別の問題になります。求人票で国籍に触れてよいかは求人に「外国人歓迎」と書いてよいか｜国籍ではなく在留資格で書くで扱っています。
自分の求人はどこでつまずくか
よくある質問（FAQ）
Q. マイナンバーを資格取得届に書けば、ローマ字氏名届は要りませんか。 A. 入国後に初めて年金制度に加入する人（基礎年金番号を持っていない人）は、マイナンバーを記入しても提出が必要です。2026年9月16日のお知らせに「個人番号は持っているが、基礎年金番号を持っていない方」として、従来どおり資格取得届に加えて提出する旨が書かれています。
Q. 転職で入ってきた外国籍の人の場合は何を出しますか。 A. 2026年10月1日以降は、ローマ字氏名が確認できる書類の提出で本人確認が行われます。在留カードやパスポートのコピー、個人番号の記載がない住民票などで、住民票についてはコピー不可とされています。機構から提出を依頼される場合があります。
Q. 結婚で氏名が変わったときも必要ですか。 A. 厚生年金保険法施行規則第21条第5項は、日本国籍を有しない被保険者の氏名変更届について「厚生年金保険被保険者ローマ字氏名届（様式第七号の三）を添えなければならない」と定めています。資格取得のときの条文と違って除外の括弧書きがないため、氏名変更の場面では添付して出すことになります。
Q. ローマ字氏名が無い人はどう書きますか。 A. ⑤ローマ字氏名欄に資格取得届等に記載したカナ氏名を書き、C理由記入欄で理由をチェックします。理由は「短期在留者であるため」「海外に住所を有している者であるため」「在留カード（または特別永住者証明書）にローマ字氏名が記載されていないため」「その他」の4つです。
Q. 外国籍の配偶者を扶養に入れるときも関係しますか。 A. 関係します。2026年10月1日からの取り扱いは被扶養者異動届も同様とされています。第3号被保険者になる配偶者については、国民年金第3号被保険者 ローマ字氏名届の様式が用意されています。
この記事は、中小企業の採用運用を支援する SaishiLu（運営：株式会社プラスメイト）が作成しています。制度の取扱いは個別の事情で変わることがあるため、実際の手続きは管轄の年金事務所・ハローワークにご確認ください。