入社手続きの書類一式を開くと、労働条件通知書や誓約書と並んで「身元保証書」が入っている。何年も前に誰かが作った雛形で、本人が親御さんに書いてもらって持ってくる。受け取ったらファイルに綴じて、それで終わり。中小企業の入社書類で、いちばん中身を読まれていない紙がこれです。
ここでよくある思い込みが、「昔からある書類だから、そのまま出してもらえばいい」というもの。実はそうではありません。2020年4月1日に改正民法が施行されてから、上限額（極度額）を書いていない身元保証書は、保証契約として無効になりました。古い雛形を使い続けている会社は、書類を集めているのに効力がゼロ、という状態で保管していることになります。
そして、もう一段手前に考えるべきことがあります。そもそも、その身元保証書で何をしたいのか。本人に連絡がつかないときの連絡先が欲しいだけなら、保証契約を結ぶ必要はありません。この記事では、①そもそも要るのか ②取るなら何を書くのか ③取らないなら代わりに何を置くのか、の3つを自分で決められるところまで整理します。条文と公的資料の原文で確認しながら進めます。
身元保証書は、法律で義務づけられた書類ではない
最初にはっきりさせておくと、従業員に身元保証書の提出を義務づける法律はありません。入社時に必ず取らなければならない書類ではなく、会社が必要と判断したときに求めるものです。逆に言えば、応募者・内定者の側にも提出義務はないので、断られる可能性がある書類だということです。
では、身元保証書とは何なのか。国税庁の質疑応答事例「身元保証に関する契約書の範囲」が、こう定義しています。
身元保証に関する契約書とは、身元保証人が雇用関係に基づく使用者と被使用者との間で被使用者の行為により使用者が受けた損害を賠償することを約したものです。
読み飛ばさないでほしいのは「損害を賠償することを約した」の部分です。身元保証書は、従業員が会社に損害を与えたときに、第三者（保証人）がその賠償を引き受ける契約です。連絡先を控えるための紙ではありません。ここを混ぜたまま運用している会社がとても多く、あとで「効かない」「揉める」の原因になります。
2020年4月から、極度額のない身元保証書は無効
身元保証は、いま目の前にある特定の借金を保証するのではなく、「これから起きるかもしれない、金額も分からない損害」を保証する契約です。民法ではこれを根保証と呼びます。法務省が改正内容を説明した資料「保証に関する見直し」は、保証の種類をこう整理しています。
通常の保証：契約時に特定している債務の保証（例：住宅ローンの保証）
根 保 証 ：将来発生する不特定の債務の保証（例：継続的な事業用融資の保証）
そのうえで、同じ資料が極度額のルールをこう書いています。
極度額（保証の上限額）：極度額の定めのない根保証契約は無効（現§４６５－２）
もともとこのルールは、商工ローンの保証などが社会問題になった平成16年改正で入ったもので、当時は貸金等債務の根保証だけが対象でした。それが2020年施行の改正で広がりました。同資料の「改正法の内容」の欄です。
①極度額の定めの義務付けについては、すべての根保証契約に適用。【新§465-２】
すべての根保証契約です。保証人が個人である身元保証も、ここに入ります。だから、2020年4月1日以降に結んだ身元保証契約で極度額を定めていないものは、保証契約として効力を持ちません。しかもこれは「上限が無制限になる」のではなく、契約そのものが成立しないという意味です。弁護士事務所の解説も「『一部無効』ではなく『契約全体が無効』となります」と整理しています（鮎澤パートナーズ）。
ひとつ補足すると、2020年3月31日までに結んだ契約は旧ルールのまま有効です。ただし、後で見るように身元保証の期間はそもそも長くありません。「昔取ったものがあるから大丈夫」と思っている分は、たいてい期間で切れています。
「何円」と書く。「給与の○か月分」では足りない
極度額は、金額が確定する形で書かなければ意味がありません。「給与の6か月分」「本人の年収相当額」といった書き方は、保証人が契約の時点で自分の上限を知ることができないので、極度額を定めたことになりません。金1,000,000円のように、数字で書き切ります。
では、いくらにするか。ここは法律が目安を定めていません。弁護士事務所の解説では、給与の6〜12か月分（100〜300万円程度）という水準が紹介されています（鮎澤パートナーズ）。実務で考えるときの目印は3つです。
ひとつ、その職務が日常的に扱う金銭・在庫・顧客データの規模。レジを締める、集金に回る、車両を預ける、といった職務なら、現実に起きうる事故の大きさから逆算できます。ふたつ、保証人が引き受けられる額かどうか。高く書くほど強く見えますが、金額が大きいほど「それなら書けない」と断られます。みっつ、あとで見る民法と身元保証法の仕組みから、書いた額が丸ごと取れる契約ではないという前提。実際の回収額は裁判所が事情を見て定めるので、極度額は「天井」にすぎません。
期間は「3年」。民法の3年と混ぜない
身元保証の期間は、民法ではなく身元保証ニ関スル法律（昭和8年法律第42号）という古い法律で決まっています。内容は2つです。第1条で、期間を定めなかった場合の存続期間は3年（商工業見習者は5年）。第2条で、期間を定める場合も最長5年で、更新はできるが更新のときから5年を超えられない。
ここで条文を取り違えやすい落とし穴があります。民法465条の3にも「原則3年・最長5年」という期間制限があり、数字が同じなので混同されます。ところが法務省の同じ資料が、改正法の内容としてこう書いています。
②保証期間の制限については、現状維持（賃貸借等の根保証には適用せず）。【新§465-３】
つまり民法の期間制限は、貸金等債務を含む根保証にしか適用されません。身元保証の3年・5年は民法から来るのではなく、身元保証ニ関スル法律から来ています。結論の数字は同じでも、根拠条文が違う。社内規程や説明資料に「民法により3年」と書いてしまうと、そこだけ誤りになります。
そして実務として重いのは、期間のほうです。入社時に1枚だけ取って更新していない会社は、新卒で入った人の身元保証が入社4年目には効力を失っているということになります。「全員から取っています」と言えても、有効なものが何枚あるかは別の話です。
取ったあとに、会社の側にも義務がある
身元保証書は、取ったら終わりの紙ではありません。身元保証ニ関スル法律は、会社の側にも義務を課しています。
第3条が通知義務です。①従業員に業務上不適任または不誠実な事跡があって、そのために保証人の責任が生じるおそれがあることを知ったとき、②従業員の任務または任地を変更し、そのために保証人の責任が重くなる、または監督が難しくなるとき。このどちらかに当たったら、会社は遅滞なく保証人に通知しなければならないとされています。
そして第4条で、通知を受けた保証人は将来に向かって契約を解除できる。さらに第5条で、裁判所が保証人の責任と金額を定めるにあたっては、会社側の監督の過失なども考慮されます。
この3つを並べると、身元保証書の実像が見えてきます。不正の兆しを知ったら保証人に知らせなければならず、知らせれば解除されうる。黙っていれば通知義務を守っていないことになり、裁判では会社の監督責任が差し引かれる。「取っておけば損害を全額取り返せる紙」ではありません。
もうひとつ、保証人側の事情で終わる仕組みもあります。法務省の資料が、改正法の3つめの柱としてこう書いています。
③特別事情（主債務者の死亡や、保証人の破産・死 亡など）がある場合の根保証の打ち切りについては、すべての根保証契約に適用。
保証人が亡くなった時点で、それ以降に発生した損害は保証の対象になりません。相続人が引き継ぐのは、その時点までに確定した責任だけです。入社時に親御さんに書いてもらって20年そのまま、という運用は、どこかの時点で中身が無くなっている可能性があります。
保証人の氏名・住所は「第三者の個人情報」として扱う
ここが、身元保証書の解説でほとんど触れられないところです。身元保証書に書かれている保証人の氏名・住所・電話番号・本人との関係は、従業員ではない人の個人情報です。会社はそれを、個人情報保護法のルールに沿って取得しなければなりません。
大事なのは、身元保証書と緊急連絡先では、会社がやることが変わるという点です。個人情報保護委員会の「個人情報の保護に関する法律についてのガイドライン（通則編）」が引いている法第21条第2項の原文を見てください。
個人情報取扱事業者は、前項の規定にかかわらず、本人との間で契約を締結することに伴って契約書その他の書面（電磁的記録を含む。以下この項において同じ。）に記載された当該本人の個人情報を取得する場合その他本人から直接書面に記載された当該本人の個人情報を取得する場合は、あらかじめ、本人に対し、その利用目的を明示しなければならない。
身元保証書は、会社が用紙の様式を用意し、保証人がその求めに沿って自分の氏名・住所を書いて提出するものです。ガイドラインが挙げる「あらかじめ、本人に対し、その利用目的を明示しなければならない事例」の1つめは、まさに「本人の個人情報が記載された申込書・契約書等を本人から直接取得する場合」。つまり身元保証書の用紙そのものに、利用目的を書いておく必要があります。明示の方法は難しくなく、同ガイドラインは「利用目的を明記した契約書その他の書面を相手方である本人に手渡し、又は送付する場合」を該当事例に挙げています。用紙に一文入れて渡せば足ります。
一方、従業員が自分で「緊急連絡先：母 ○○ 090-××××」と書いて提出する届は、会社がその家族本人から直接取得しているわけではありません。こちらは同法第21条第1項の世界です。
個人情報取扱事業者は、個人情報を取得した場合は、あらかじめその利用目的を公表している場合を除き、速やかに、その利用目的を、本人に通知し、又は公表しなければならない。
実務に落とすと、こうなります。身元保証書なら用紙に利用目的を印字する。緊急連絡先の届なら、個人情報の取扱いについての公表文（ホームページや就業規則の付属規程）に用途を入れておき、本人から家族にも伝えてもらう。どちらも手間は小さいのに、抜けている会社が多い部分です。
収入印紙は貼らない
細かいですが、お金に関わるので触れておきます。身元保証書は「債務の保証に関する契約書」に見えるため、印紙税の第13号文書だと思って収入印紙を貼ってしまう例があります。貼る必要はありません。先に引いた国税庁の質疑応答事例が、冒頭でこう書いています。
身元保証に関する契約書については非課税になっていますが、その適用される範囲について説明してください。
根拠は印紙税法基本通達別表第一 第13号文書の4で、同事例は、病院と患者、学校と学生の間で作られる身元保証契約書も非課税に含むとしています。
取るか、やめるか。目的から分ける
ここまでをふまえて、判断に入ります。「身元保証書を取る目的」を分けると、それぞれに向く道具が違うことが見えてきます。
| 会社が本当に欲しいもの | 身元保証書で満たせるか | 向いている置き方 | | --- | --- | --- | | 本人と連絡がつかないときの連絡先 | 満たせるが、保証契約にする必要はない | 緊急連絡先の届出 | | なりすまし・経歴の虚偽の抑止 | 弱い（保証人は経歴を知らない） | 本人確認書類、卒業証明、本人同意を得た在籍確認 | | 金銭事故が起きたときの損害回復 | 限定的（通知義務・解除・保証人の死亡で打ち切り） | 業務の分担とダブルチェック、保険 | | 本人に対する心理的な抑止 | 一定の効果 | 身元保証書、または誓約書 |
多くの中小企業が実際に困っているのは、いちばん上の行です。急病や事故で本人と連絡が取れないときに、誰に電話すればいいか分からない。それが目的なら、保証契約にしないほうが身軽です。緊急連絡先の届出にすれば、極度額も、3年の期間管理も、第3条の通知義務も発生しません。
逆に、現金を扱う、集金に回る、顧客の個人データを単独で持ち出せる、といった職務があるなら、抑止の意味で身元保証書を残す判断もあります。その場合は、極度額と期間を書いた用紙に差し替えるところから始めます。
書き換えの記入例
よくある古い雛形と、作り直した形を並べます。金額・期間はいずれも記入例で、実在の会社のものではありません。
Before（よく見る雛形）
身元保証書
私は、上記の者が貴社に入社するにあたり身元を保証し、本人の行為により貴社が損害を受けた場合は、本人と連帯してその賠償の責に任じます。
保証人 住所 氏名 本人との関係
極度額がないので、2020年4月1日以降に結んだものは保証契約として無効です。期間も書いていないため、仮に有効だったとしても3年で終わります。
After（極度額と期間を入れる）
身元保証書
1. 保証の範囲 本人が貴社の業務に関して故意または重大な過失により貴社に与えた損害の賠償債務
2. 極度額 金1,000,000円（※記入例。実際の額は職務内容に応じて決める）
3. 保証期間 本契約成立の日から3年間
4. 本書にご記入いただいた保証人の氏名・住所・連絡先は、本保証契約の管理および緊急時のご連絡のためにのみ利用します。
保証人 住所 氏名 本人との関係
別案（保証をやめて、連絡先に切り替える）
緊急連絡先届
氏名 ／本人との関係 ／電話番号
※この届は、ご本人に連絡がつかない急病・事故等の場合に限って使用します。損害賠償の保証をお願いするものではありません。
※ご記入いただく方には、あらかじめこの用途をお伝えください。
やっていることは「極度額を数字で入れる」「期間を書く」「利用目的の一文を足す」「保証が目的でないなら保証をやめる」の4つだけです。新しい制度を作る話ではありません。
提出を断られたときの落としどころ
身元保証書は法律上の義務がない書類です。だから、提出を拒否したことだけを理由に内定を取り消したり不採用にしたりするのは、争いになったときに会社側の説明が立ちません。
そして、保証人を立てられない事情は本人の落ち度ではありません。親が高齢、身寄りがない、ひとり親、親族と関係が切れている。こうした事情は、採用したい人ほど当たり得ます。断られたときの落としどころを先に決めておくと、現場が止まりません。たとえば、緊急連絡先の届出に切り替える。極度額を下げる。保証人を「親族」に限定せず、成人で独立した生計の方であれば可とする。
もっと手前の話として、求める予定があるなら、採用の入口で伝えておくことです。求人票や面接案内に何も書かず、入社直前になって「身元保証人を立ててください」と言うと、本人は親族に頼み込む時間もありません。この段取りの悪さが、入社辞退につながることもあります。
求めるタイミングは、内定時ではなく入社時
身元保証書を求めるタイミングも、決めておくと迷いません。内定の段階で集めると、まだ入社が確定していない人について、第三者（保証人）の個人情報まで会社が抱えることになります。入社に至らなければ、集めた意味がないまま廃棄の手間だけが残ります。
素直なのは、労働契約が始まる入社日に合わせて取ることです。保証期間の起算もそこになるので、管理も揃います。そのうえで、内定承諾のやり取りの中で「入社時に身元保証書のご提出をお願いします（極度額○円・期間3年）」と予告しておく。先に条件が分かっていれば、本人も保証人も準備ができます。
やりがちなNGと、直す順番
まず、よくある状態を並べます。極度額が書いていない雛形を使い続けている。極度額を「給与の○か月分」と書いている。入社時の1枚だけで、3年で切れたまま更新していない。不正の兆しを知っても保証人に通知していない。保証人が亡くなっても気づかず保管している。用紙に利用目的が書いていない。収入印紙を貼っている。求人票や面接案内で予告していない。——どれかに心当たりがあれば、見直しどきです。
直す順番は、こうです。
1. 要るのかを決める。目的が連絡先の確保だけなら、ここで終わります。 2. 要らないなら、緊急連絡先の届出に置き換える。身元保証書は回収せず、様式を差し替える。 3. 要るなら、極度額と期間を入れた用紙に差し替える。既存分の取り直しは、金銭を扱う職務から優先する。 4. 用紙に利用目的の一文を入れる。保証人本人への明示です。 5. 更新の運用を決める。3年で切れるので、入社年月から更新時期を一覧にしておく。
一度に全部やろうとすると止まるので、1番から順に。1番を決めるだけで、2番以降が要らなくなる会社もあります。
自分の求人は、どこでつまずいているのか
入社書類の整備は、採用の出口側の話です。その手前で、そもそも応募が集まっていない、面接まで進まない、という詰まりがあるなら、直す場所は求人側にあります。
よくある質問（FAQ）
Q. 身元保証書は、採用時に必ず取らないといけないものですか？ A. いいえ。提出を義務づける法律はありません。会社が必要と判断したときに求める書類で、本人や保証人の側にも提出義務はないため、断られることがあります。目的が「本人と連絡がつかないときの連絡先」なら、保証契約にせず緊急連絡先の届出にするほうが管理が軽くなります。
Q. 極度額を書いていない古い身元保証書は、どうなりますか？ A. 2020年4月1日以降に結んだものは、保証契約として無効と考えられます。法務省の資料は「極度額の定めのない根保証契約は無効」とし、この義務付けがすべての根保証契約に適用されると説明しています。2020年3月31日までに結んだ契約は旧ルールのままですが、身元保証の期間は定めがなければ3年なので、多くはすでに期間で終わっています。
Q. 身元保証書は何年で切れますか。民法の3年ですか？ A. 根拠は民法ではなく、身元保証ニ関スル法律です。同法第1条で期間を定めなければ3年（商工業見習者は5年）、第2条で定める場合も最長5年とされています。民法465条の3の期間制限は、法務省の資料によれば貸金等債務を含む根保証にしか適用されません。数字は同じでも条文が違うので、社内資料に書くときは注意してください。
Q. 従業員の不正が疑われるとき、保証人に伝えないほうがいいのでは？ A. 逆です。身元保証ニ関スル法律第3条は、従業員に業務上不適任または不誠実な事跡があって保証人の責任が生じるおそれを知ったときは、遅滞なく保証人に通知しなければならないとしています。通知を受けた保証人は第4条で将来に向かって解除できますが、通知しないままでいると会社側が義務を守っていないことになります。
Q. 身元保証書に収入印紙は必要ですか？ A. 不要です。国税庁の質疑応答事例は「身元保証に関する契約書については非課税」としており、根拠として印紙税法基本通達別表第一 第13号文書の4を挙げています。
この記事は、中小企業の採用運用を支援する SaishiLu（運営：株式会社プラスメイト）が作成しています。本文中の条文・公的資料は、記載のリンク先の原文を確認したうえでまとめました。個別の契約内容や紛争の見通しについては、弁護士等の専門家にご相談ください。