2店舗目、3拠点目と増えてきた会社で、必ず詰まるところがあります。人を採るたびに、どの事業所の記号で手続きするのかを確かめて、拠点ごとの番号で届出を出す。本社でまとめて見ているのに、書類の上では会社が3つに分かれている。入社手続きが増えるほど、この分かれ方が効いてきます。
そこで「健康保険・厚生年金 一括適用」と検索すると、要件の1行目に「人事、労務および給与に関する事務が電子計算組織により集中的に管理されており」と出てきます。ここで多くの会社が手を止めます。電子計算組織という言葉が重く見えるからです。
ただ、止まる理由はたいていそこではありません。本当に効いてくるのは承認日のほうの決まりです。承認は申請から約3か月かかり、しかも承認日は5月から8月には来ません。つまり、思い立った月から数えて3か月後に一つになるとは限らない。この記事では、承認基準の5つを原文で確かめたうえで、申請の月から承認日を逆算する考え方と、要件を満たせないときに先に見る制度を整理します。
「本社の担当者が手続きする」ことと、一括適用は別のもの
健康保険・厚生年金は、会社単位ではなく事業所単位で適用されます。新しく事業所を作って要件を満たすと、そこは新しい適用事業所になり、「健康保険・厚生年金保険新規適用届」を事実発生から5日以内に、事務センターまたは管轄の年金事務所へ出すことになります（出典：日本年金機構 新規適用の手続き）。この届出を拠点ごとに出した結果が、いまの「分かれている状態」です。
一括適用は、この分かれた適用事業所を一つの適用事業所とみなす承認です。日本年金機構の案内には「承認日より一つの適用事業所とみなされます」とあり、効果としては、本社・支社等の間で人事異動があったときに必要だった被保険者の資格取得届・喪失届の提出が不要になると書かれています（出典：日本年金機構 一括適用）。
逆に言うと、ここは「手続きを誰がやるか」の制度ではありません。担当者を本社に集めても、適用事業所が分かれている限り、記号は拠点ごとのまま、届出先も拠点ごとの管轄のままです。一括適用を取るかどうかは、担当者の話ではなく、事業所の数そのものを1にするかどうかの話になります。
承認を受けても、消えない手続きがある
効果の説明でいちばん誤解されるのが、ここです。承認で不要になるのは、本社と支社の間を人が動いたときの資格取得・喪失届です。新しく人を雇ったときの資格取得届が消えるわけではありません。採用に伴う手続きの件数そのものは変わらず、変わるのは、どの事業所の記号でどこに出すかという宛先の部分です。
保険料の扱いも押さえておきます。年金機構の案内には「承認日が属する月の厚生年金保険等の保険料から、みなされた一つの適用事業所にてお支払いいただくことになります」とあります。承認日をまたいで経理の手当てが必要になるので、承認日を先に決めておくほうが実務は楽になります。
承認基準は5つ。原文で確かめる
協会けんぽ管掌の場合の承認基準は、年金機構の案内に次のように並んでいます（出典：日本年金機構 一括適用）。
（1）一つの適用事業所にしようとする複数の事業所に使用されるすべての者の人事、労務および給与に関する事務が電子計算組織により集中的に管理されており、適用事業所の事業主が行うべき事務が所定の期間内に適正に行われること
（2）一括適用の承認により指定を受けようとする事業所において、上記（1）の管理が行われており、かつ、当該事業所が一括適用の承認申請を行う事業主の主たる事業所であること
（3）承認申請にかかる適用事業所について健康保険の保険者が同一であること
（4）協会けんぽ管掌の健康保険の適用となる場合は、健康保険の一括適用の承認申請も合わせて行うこと
（5）一括適用の承認によって厚生年金保険事業および健康保険事業の運営が著しく阻害されないこと
実務で引っかかるのは、意外にも（1）ではなく（3）です。拠点によって協会けんぽと健康保険組合が混ざっている会社、あるいは買収した会社をそのまま残している会社では、保険者が同一になっていないことがあります。この場合は、（1）の体制が整っていても入口で止まります。先に確かめるのは（3）です。
（2）は、まとめる先を「主たる事業所」に限る条件です。どこを本体にするかを選べるわけではなく、申請する事業主の主たる事業所でなければなりません。
「電子計算組織により集中的に管理」は、何を見られるのか
この言葉だけ読むと、特別なシステムを入れていないと通らないように見えます。実際に見られているのは、提出書類のほうから分かります。年金機構の案内では、一括適用承認申請書のほかに次の3つが求められています。
- 人事、労務及び給与に関する事務の範囲及びその方法 - 各種届書の作成過程及び被保険者への作成過程または届出の処理過程 - 被保険者の資格の確認等の通知及び資格情報のお知らせ等の交付の処理過程
並べてみると、問われているのはソフトの名前ではなく、届出が生まれてから被保険者本人に届くまでの流れを、紙の上で説明できるかです。厚生労働省の通達（一括適用承認基準及び取扱要領）でも、添付書類は指定事業所で管理する事務の範囲及びその方法を説明する書類、資格取得届等の作成過程を説明する書類、資格取得確認等の処理過程、被保険者証交付の処理過程とされています（出典：厚生労働省 法令等データベース）。
同じ案内には「一括適用への切替えにともない、円滑に事務処理できることを確認するため、電子媒体に収録した試験用データを求める場合があります」という注も付いています。体制の説明は、書面だけで終わらない場合があるということです。
書き方のイメージを、記入例で示します。
※記入例・よくある書き方（通りにくい）
人事・給与は本社で管理している。給与計算ソフトを使用。※記入例・流れが見える書き方
入社の決定は本社人事部が行い、各拠点は採用面接の記録を本社へ送付するのみとする。被保険者資格取得届は、本社人事部が給与システムの入社登録（入社日・報酬月額）をもとに作成し、本社総務部長が内容を確認したうえで電子申請する。資格の確認等の通知および資格情報のお知らせは本社で受領し、本社から本人へ手渡しまたは郵送する。拠点には控えのみを保管する。
後者は、担当部署・起点になるデータ・確認者・本人へ届く経路が1本で追えます。見られているのはこの連続性です。
承認日は月末。しかも5月から8月には来ない
ここが、他の解説ではほとんど触れられない部分です。年金機構の案内には、2つの時間の決まりが並んでいます。
承認については、申請から約3カ月を要します
一括適用の承認日は、算定基礎届の事務処理期間である5月から8月を除く月の末日となります
前者だけ読むと「3か月後に一つになる」と考えてしまいます。しかし後者があるため、3か月後が5月から8月に当たる申請は、そこでは承認日になりません。この2つを組み合わせて逆算すると、申請月ごとの着地はこう見えます。
※記入例・2つの決まりから逆算した見込み（公表された一覧ではありません）
11月に申請 → 約3か月後は2月 → 2月末が視野に入る
12月に申請 → 約3か月後は3月 → 3月末が視野に入る
1月に申請 → 約3か月後は4月 → 4月末が視野に入る
2月に申請 → 約3か月後は5月 → 5〜8月は承認日にならないため、9月末まで動かない
3月・4月・5月に申請 → 約3か月後が6〜8月に当たるため、同じく9月末が最短
6月に申請 → 約3か月後は9月 → 9月末が視野に入る
つまり、春に思い立って動くと、2月から5月の申請はどれも同じ9月末に着地する計算になります。採用が動く時期に体制を切り替えたい会社ほど、ここで半年待つことになります。4月入社の人から一つの事業所で手続きしたいなら、前年の12月までに申請して3月末の承認を狙う、という逆算になります。
なお、これは「約3か月」と「5月から8月を除く月の末日」という2つの記載から導いた見込みで、承認日を保証するものではありません。審査の状況によって前後します。日程を前提に動くなら、申請前に管轄の年金事務所へ確認してください。
提出先も押さえておきます。申請書は本社の管轄ではなく、「みなされる一つの適用事業所の所在地を管轄する管轄の年金事務所」です。雇用保険の事業所非該当承認がまとめられる側の施設の管轄に出すのに対し、こちらはまとめる側の管轄になります。方向が逆なので、同時に進めるときは出し間違えやすいところです。
要件を満たせないときに、先に見る制度
一括適用は、提出書類を見れば分かるとおり、体制の説明に手間がかかります。いまの体制では難しいと判断した場合、採用の手続きを軽くする道が別にあります。ただし、順番があります。
雇用保険には、支店や営業所の被保険者の手続きを本社にまとめる「事業所非該当承認」があります。こちらの承認基準には「健康保険、労災保険等他の社会保険についても主たる事業所で一括処理されていること」という条件が入っています（雇用保険の事業所非該当承認とは）。つまり、社会保険が拠点ごとに分かれたままだと、雇用保険だけを先に本社へ寄せることはできません。
ここで分かれ道があります。
- もともと拠点ごとに社会保険を分けていない会社（小さな支店を本社の適用事業所のまま運用している）。この場合、一括適用の承認は不要で、雇用保険側の非該当承認から検討できます。 - 過去に拠点ごとに新規適用届を出して分けてしまった会社。この場合は、社会保険側をまとめるのが先になります。一括適用の承認に約3か月かかり、承認日が月末に限られる点が、そのまま雇用保険側の着手時期にも効いてきます。
労働保険料をまとめる継続事業の一括、36協定や就業規則の本社一括届出は、さらに別の制度です（36協定の本社一括届出の条件）。「本社にまとめる」は社会保険・雇用保険・労働保険料・労基法の届出で系統が分かれていて、どれか1つを取っても他には効きません。
健康保険組合がある会社の場合
健康保険組合に加入している場合、扱いが変わります。厚生労働省の取扱要領では、健康保険組合が設立された適用事業所の事業主が行う一括適用の承認の届出に関する事務手続については、厚生年金保険に関するものに限りこの取扱要領を適用する、とされています（出典：厚生労働省 法令等データベース）。健康保険側をどう扱うかは、加入している組合の取扱いを確認することになります。
承認基準（4）の「健康保険の一括適用の承認申請も合わせて行うこと」が協会けんぽ管掌の場合の条件になっているのも、この裏返しです。協会けんぽなら2つをセットで、組合があるなら厚生年金と健康保険で窓口が分かれる、と覚えておくと間違えません。
承認は、取り消されることがある
同じ取扱要領には、承認の取消しの定めがあります。事業主から取消しの申請があったとき、または承認基準に適合しなくなったこと、その他の理由により一括適用の継続が適当と認められないときに取り消すことができる、という組み立てです（出典：厚生労働省 法令等データベース）。
一度取れば終わりではなく、集中管理をやめれば基準から外れます。人事担当者が1人で属人的に回している状態で承認を取ると、その人が抜けた時点で説明がつかなくなります。申請書類を作る過程で、流れを人に依存しない形に書き直しておくと、あとの運用が楽になります。
やりがちなNGと、確かめる順番
NG1：承認が下りる前に、新しい記号で手続きしてしまう
一つの適用事業所になるのは承認日からです。保険料も承認日が属する月の分からです。それより前の入社手続きは、従来の拠点ごとの記号で進めます。
NG2：（1）の体制づくりから始めてしまう
いちばん重い書類は（1）の説明です。しかし入口で落ちるのは（3）の保険者が同一であることや（2）の主たる事業所であることのほうです。軽い条件から確かめます。
NG3：一括適用で雇用保険や労働保険もまとまると思う
まとまりません。系統が別です。社会保険をまとめた効果が雇用保険側に出るのは、「他の社会保険が主たる事業所で一括処理されている」という非該当承認の基準を満たせるようになる、という形での効果です。
確かめる順番
1. 拠点ごとに新規適用届を出して適用事業所が分かれているか（分かれていないなら一括適用は不要） 2. 健康保険の保険者が全拠点で同一か（協会けんぽと組合が混ざっていないか） 3. まとめる先が、事業主の主たる事業所になっているか 4. 届出が生まれて本人に届くまでの流れを、紙1枚で説明できるか 5. いつから一つにしたいかを決め、そこから3か月以上前・5月から8月を外した月末で逆算する
自分の求人はどこでつまずくか
ここまでは、拠点が増えたあとの手続きを軽くする話でした。ただ、2店舗目に人を置けるかどうかは、その前にその土地で応募が来るかで決まります。手続きの設計より、求人のほうが先にあります。
よくある質問（FAQ）
Q. 支店の社会保険の手続きを本社の担当者がやりたいだけなら、一括適用の承認は必要ですか？ A. 一括適用は、複数の適用事業所を一つの適用事業所とみなす承認です。承認を受けていない場合に残るのは、適用事業所が拠点ごとに分かれたままという点で、事業所の記号も届出の宛先も拠点ごとになります。誰が書類を作るかという運用の部分については、管轄の年金事務所に確認してください。
Q. 一括適用承認申請書は、本社を管轄する年金事務所に出すのですか？ A. 日本年金機構の案内では、提出先は「みなされる一つの適用事業所の所在地を管轄する管轄の年金事務所」とされています。まとめる先の事業所の管轄です。雇用保険の事業所非該当承認が、まとめられる側の施設の管轄ハローワークに出すのと方向が逆になります。
Q. 承認を受けると、新しく人を雇ったときの資格取得届も不要になりますか？ A. いいえ。年金機構の案内で不要になると書かれているのは、本社・支社等の間の人事異動の際に必要だった被保険者の資格取得届・喪失届です。新しく雇った人の資格取得届はなくなりません。変わるのは、どの事業所の記号でどこに出すかという部分です。
Q. 健康保険組合に入っている場合も、同じ手続きですか？ A. 変わります。厚生労働省の取扱要領では、健康保険組合が設立された適用事業所の事業主が行う一括適用の承認の届出に関する事務手続については、厚生年金保険に関するものに限りこの取扱要領を適用するとされています。健康保険側の扱いは、加入している組合に確認することになります。承認基準には「健康保険の保険者が同一であること」も入っているため、拠点によって保険者が違う場合は、そこから確かめます。
Q. 申請してから、いつ一つの適用事業所になりますか？ A. 年金機構の案内では、承認までに申請から約3か月を要するとされ、承認日は算定基礎届の事務処理期間である5月から8月を除く月の末日とされています。この2つから、3か月後が5月から8月に当たる時期の申請は、9月末まで承認日が動く計算になります。希望する時期が決まっているなら、そこから3か月以上前に申請し、申請前に管轄の年金事務所へ日程を確認してください。
この記事は、中小企業の採用運用を支援する SaishiLu（運営：株式会社プラスメイト）が作成しています。承認基準・提出書類・提出先・承認日の決まり・保険料の起算は日本年金機構「一括適用」および「新規適用の手続き」の案内、添付書類の内容・健康保険組合の場合の取扱い・承認の取消しは厚生労働省 法令等データベースに掲載された健康保険・厚生年金保険一括適用承認基準及び全国健康保険協会管掌健康保険・厚生年金保険一括適用取扱要領、雇用保険の事業所非該当承認の承認基準は厚生労働省「雇用保険事務手続きの手引き」に基づいています。申請月ごとの承認日の見込みは、公表された2つの記載から逆算した目安であり、承認日を保証するものではありません。自社が承認の対象になるかどうか、いつ承認されるかは、みなされる一つの適用事業所の所在地を管轄する年金事務所にご確認ください。