人を採ったら雇用保険の資格取得届を出す。調べると、どの解説にも「添付書類は原則として不要」と書いてあります。実際、ふつうの採用ならそのとおりです。氏名と生年月日と週の所定労働時間を書いて出せば、それで終わります。
ところが、ある人を採ったときだけ、ハローワークの窓口で話が止まります。「この方は、雇用実態証明書を出してください」。聞いたことのない様式の名前が出てきて、しかも出勤簿と賃金台帳の写しまで求められる。慌てて調べると、様式は労働局のサイトにPDFで置いてあるけれど、なぜ自分がそれを出すことになったのかは、どこにも書いていません。
ここで多いのが、「添付書類が増えただけ」と受け取ってしまうことです。実際に起きているのは別のことで、ハローワークはその人を「労働者として扱っていいか」から判断し直している。様式の右下には「被保険者性 あり／なし」という安定所の記入欄があります。つまりこれは、書類の追加ではなく、加入できるかどうかの審査です。
そして、ここにもう一つやっかいな噛み合わせがあります。資格取得届の期限は翌月10日なのに、添付を求められる賃金台帳は1か月分から3か月分。期限までに書類が揃わない設計になっているのです。この記事では、3類型のどれに当たるのかの見分け方、労働局の様式に書かれている添付書類をそのまま並べ、期限と噛み合わない部分をどう段取りすればいいかを整理します。
「添付書類は原則不要」は、どこまでが原則か
まず期限のほうを押さえます。雇用保険法施行規則第6条第1項は、事業主は労働者が被保険者となったことについて「当該事実のあつた日の属する月の翌月十日までに、雇用保険被保険者資格取得届……を提出しなければならない」と定めています（e-Gov 雇用保険法施行規則）。4月1日入社なら5月10日、4月20日入社でも5月10日です。入社日ではなく、入社した月の翌月10日。この期限は、添付書類が必要な場合でも変わりません。期限の数え方そのものは雇用保険の資格取得届の期限は翌月10日で詳しく扱っています。
そのうえで、「添付書類は原則不要」の“原則”から外れるのが次の3類型です。
- 兼務役員（取締役などの役員でありながら、従業員としての仕事もしている人） - 同居の親族（事業主と同居している親族を雇っている場合） - 在宅勤務者（事業所に出勤せず、自宅で働く人）
この3つが並ぶ理由は、一見ばらばらに見えて、実は同じです。どれも「雇われて働いている」ことが書類の表から読み取れないのです。役員なら、指示を受ける側なのか、指示を出す側なのか分からない。事業主の家族なら、仕事なのか家の手伝いなのか分からない。在宅勤務なら、そもそも出勤していないので勤務の事実が見えない。だからハローワークは、ふつうなら聞かないことを様式で聞きます。
ひとつ注意が要るのは、この雇用実態証明書は各労働局の「独自様式」として用意されているものだという点です。全国どこでも同じ1枚、ではありません。あとで触れますが、求められる添付書類の期間は労働局によって違います。
3類型のどれに当たるか
① 兼務役員：代表権・業務執行権があるかどうか
役員は、原則として雇用保険の被保険者になりません。ただし、役員の肩書きを持ちながら、実態としては従業員として働いている人がいます。これが兼務役員です。
宮城労働局の様式を見ると、ハローワークが何を見ているかがそのまま分かります（兼務役員雇用実態証明書 提出時必要書類／様式そのもの）。欄は「役員（委任）関係」と「従業員（雇用）関係」の2段に分かれていて、左に代表権の有無・業務執行権の有無・役員名称・就任年月日、右に前職名称（役員就任前職名）・雇用年月日・従業員としての労務内容・指揮命令権者を書かせます。
いちばん重い欄は代表権と業務執行権です。ここに「有」が付くと、指示を受ける側ではなくなるため、従業員としての面がどれだけあっても被保険者にはなりません。だから添付書類の先頭が定款で、しかも「代表権・業務執行権の有無等の確認」と用途まで明記され、「記載が無ければ、（定款に加えて）申立書を作成」と続きます。
次に見られるのが報酬の分け方です。様式は「役員報酬」と「従業員賃金」を別の欄に書かせ、さらに決算の際に役員報酬として計上するか／賃金・給料として計上するかまで聞きます。様式に付いている記入例では、役員報酬を月額15万円、従業員賃金を月額35万円として、従業員としての部分のほうが大きい形になっています。賃金のほうが手厚いという事実が、従業員としての面が主であることの裏付けになる、という組み立てです。
② 同居の親族：まず「入れない」から始まる
ここはいちばん誤解されやすいところです。福岡労働局の案内は、冒頭で「事業主と同居している親族は、原則として雇用保険被保険者となりません」とはっきり書いています（「『同居の親族』雇用実態証明書」に関する提出書類のご案内）。入れるのが原則で例外的に書類が要る、のではなく、入れないのが原則で、証明書と資料を出して労働者性が認められたときだけ入れる。順番が逆なのです。
同案内は続けて、証明書と確認資料を提出してもらい「内容を確認したうえで労働者性を判断します」と述べ、あわせて「同居の親族の雇用保険被保険者資格簡易判定票」を参考にするよう案内しています。
様式の欄も、ほかの従業員との比較が軸になっています（「『同居の親族』雇用実態証明書」提出時必要書類）。事業主との続柄、役員就任の有無、常用雇用労働者数と「労働者のうち親族以外の者」の人数、就業規則等の適用の有無（一部適用なら適用除外条項まで）、指揮命令権者、出退勤確認の方法、基本給支払内訳を「一般給与」と「役員報酬」に分けて記入、欠勤控除の有無。そして最後の特記事項が核心で、「上記の条件及びその他の就労条件について、他の労働者と異なった取扱いがある場合はその内容を記入すること」とされています。
つまりここで問われているのは、家族かどうかではなく、同じ職場のほかの人と同じ扱いをしているかです。家族だけ出退勤の記録を取っていない、家族だけ欠勤控除をしていない、家族だけ就業規則の適用から外している——こうした違いが1つでもあると、労働者性の説明が苦しくなります。
③ 在宅勤務者：出勤しないから、勤務の事実が見えない
3つのうち、在宅勤務者だけは性質が違います。在宅勤務の人は、ふつうに雇われた労働者です。役員でもなく、家族でもない。にもかかわらず証明書を求められるのは、事業所に出勤しないため、雇用関係を示す手がかりが外から見えないという一点に尽きます。
様式の欄立てが、そのまま「何をもって雇用関係と見るか」の答えになっています（「在宅勤務雇用実態証明書」提出時必要書類）。
- 就業規則の適用状況＝「1.全部適用／2.適用無し／3.一部適用／4.在宅勤務者に関する規則を適用」の4択。2なら理由、3・4なら内容と理由を具体的に記載 - 勤務管理の方法＝出勤簿・タイムカード・その他のいずれか、または「無」 - 所定労働時間と、週あたりの所定労働時間 - 事業所への出勤の有無＝有の場合は出勤指定日または1週間あたりの回数 - 兼業禁止の有無 - 備品・原材料等の購入（賃貸）の負担が本人か事業主か、負担を定めた規定の有無 - 保守整備・通信費の負担が本人か事業主か、負担を定めた規定の有無 - 諸帳簿等への登録整備状況＝労働者名簿・賃金台帳・出勤簿・雇用契約書
並べてみると、後半の「備品は誰が買ったか」「通信費は誰が払っているか」「兼業を禁止しているか」は、雇用か業務委託かを分ける論点そのものです。在宅で働く人を、実質的に外注と同じ条件で使っていないかを見られている、と読むのが正確です。
ここは求人を出す段階とも地続きになります。在宅勤務の条件をどこまで書くかは求人の「テレワーク・在宅勤務可」の書き方で扱っていますが、求人票に書いた在宅勤務の条件が、そのままこの様式の記入内容になると考えておくと、後で辻褄が合わなくなりません。
要る添付書類（労働局の案内そのまま）
宮城労働局の案内に載っている書類を、3類型で並べます。※の注記も原文のとおりです。
| | 兼務役員 | 同居の親族 | 在宅勤務者 | |---|---|---|---| | 証明書 | 兼務役員雇用実態証明書 | 同居の親族雇用実態証明書 | 在宅勤務雇用実態証明書 | | 賃金台帳 | 役員就任時より3か月分～申請時まで | 採用日時より1か月分 | 採用時より1ヶ月分 | | 出勤簿 | 必要 | 必要（参考のため他の従業員の分も） | 「勤務実績が確認できる書類」 | | 労働者名簿 | 個人の管理台帳等で採用日などが記載されているもの | 同左 | 同左 | | 雇用契約書 | 就業規則・賃金規定（無い場合には雇用契約書） | 必要 | 必要 | | 就業規則 | 就業規則・賃金規定 | — | 就業規則・賃金規定 | | 登記関係 | 定款／就任時の議事録等または登記事項証明書 | 商業登記簿謄本（現在事項全部証明）※法人の場合のみ | — | | その他 | 人事組織図／役員報酬規程・報酬額の根拠／（総勘定元帳）／申立書 | — | — | | 取得届 | 資格取得届（または資格取得確認通知書） | 同左 | 同左 |
兼務役員だけ格段に重いのが見て取れます。定款、議事録または登記事項証明書、人事組織図、役員報酬規程。しかも役員報酬額が明記されたものが無ければ申立書を作り、それでも確認できない場合は総勘定元帳の「役員報酬額及び従業員賃金額が記載された部分」まで求められます。
落とし穴① 賃金台帳の期間が、翌月10日と噛み合わない
ここが実務でいちばん効く話です。
期限は翌月10日。一方、添付に求められる賃金台帳は在宅勤務者と同居の親族で1か月分、兼務役員では役員就任時から3か月分です。同時に満たせないことがある、というより、兼務役員はそもそも間に合いません。
月末締め翌月25日払いの会社で考えます（※以下は記入例としての前提です）。
10月1日入社の場合
10月分の賃金台帳は10月31日締めで作れる。11月10日の期限までに「1か月分」が揃う。10月20日入社の場合
11月10日の時点で作れているのは10月20日〜31日の分だけ。「1か月分」には届かない。兼務役員（3か月分）の場合
就任から3か月分が揃うのは、どう転んでも翌月10日より後。
やりがちなのは、書類が揃うのを待って資格取得届ごと止めてしまうことです。そうすると期限を過ぎた理由が「書類を集めていた」になり、説明がややこしくなります。段取りとしては、先に管轄のハローワークへ相談して、出す順番を決めてから動くのが確実です。実態証明書は資格取得届と一緒に出すこともあれば、すでに取得済みの人について後から出すこともあり、宮城の案内も添付書類に「資格取得届または資格取得確認通知書」と両方を並べています。つまり「届出が先、証明が後」も想定された流れです。どちらで扱うかは窓口の判断になるので、自己流で順番を決めないほうが早く済みます。
なお、期限を過ぎて提出する場合は遅延理由書を求められるのが通例です。間に合わないことが事前に分かっているなら、理由書も含めて先に聞いておくほうが二度手間になりません。
落とし穴② 要る期間が、労働局によって違う
これは見落としやすいところです。同じ「同居の親族」でも、求められる期間が違います。
- 宮城労働局……賃金台帳「採用日時より1か月分」、出勤簿は「参考のため他の従業員の分も」 - 福岡労働局（福岡中央ハローワーク）……出勤簿・賃金台帳とも「資格取得日（または同居の親族となった日）から2か月分及び最新の月」。さらに「①〜③は、親族以外の労働者（できるだけ同居親族と同等の者）の同期間分の写しもご提出ください」
1か月分と、2か月分＋最新月。どちらが正しいという話ではなく、独自様式なので管轄ごとに運用が違うということです。ここを他県の労働局のPDFで準備してしまうと、窓口で足りないと言われます。
福岡が「できるだけ同居親族と同等の者」の分も求めているのは、②で見た比較の考え方がそのまま出たものです。家族従業員の書類だけ見ても扱いが同じかどうかは判断できないので、比べる相手の書類をセットで出させる。宮城が出勤簿に「参考のため他の従業員の分も」と添えているのも同じ趣旨です。
実務上の答えは一つで、着手前に管轄のハローワークの様式と案内を取る。検索で出てきた他県のPDFを使わない。これだけで、やり直しのほとんどが防げます。
落とし穴③ さかのぼるときは、全期間と遅延理由書
兼務役員の案内には、出勤簿の欄にこう書かれています。
遡って資格取得も同時に処理する場合は、加入時からのすべての期間の賃金台帳・出勤簿。（6か月以上さかのぼる場合には、更に「遅延理由書」。）
「3か月分」で済むのは、資格取得そのものは済んでいて兼務役員の確認だけをする場合です。加入手続きごと忘れていて、まとめて処理するとなると、加入時からの全期間になります。半年を超えれば遅延理由書も付きます。
加入漏れに気づいたときは、期間が長いほど集める書類が増えます。先に「いつから漏れているか」を確定させてから窓口に行くほうが、往復が減ります。
やりがちなNG
- 「添付書類は原則不要」と書いた一般の解説だけを見て、3類型も同じだと思って手ぶらで窓口に行く - 他県の労働局のPDFを使って準備する（独自様式なので期間や添付が違う） - 家族従業員だけ出退勤の記録を取っていない／欠勤控除をしていない状態で、同居の親族の証明書を出す - 在宅勤務者の備品代・通信費を本人負担にしておきながら、規定を作っていない - 書類が揃うまで資格取得届ごと止めてしまう - 兼務役員で、定款にも議事録にも代表権・業務執行権の記載がないまま提出する（申立書が必要になる） - 加入漏れを「3か月分でいける」と考えて、全期間の資料を用意しない
直す順番
いちばん手前は、その人が3類型に当たるかを採用前に見分けることです。役員の肩書きを付ける話が出ている、事業主の家族を雇う、完全在宅で採る——このどれかなら、入社手続きの段取りが変わります。
次に、管轄のハローワークの様式と案内を取る。期間と添付が分かれば、いつまでに何を作っておくべきかが逆算できます。
そのうえで、様式の欄を先に読んで、埋められない欄を潰しておく。在宅勤務なら就業規則の適用と費用負担の規定、同居の親族ならほかの従業員と同じ記録の取り方、兼務役員なら定款と議事録と役員報酬の根拠。この3つは、入社後に慌てて作ると日付が合わなくなります。
離職のときに遡って効いてくるのも同じ書類です。賃金台帳と出勤簿が整っていないと、離職証明書の書き方で求められる賃金支払基礎日数も埋められません。入口で揃えておくと、出口が楽になります。
自分の会社の手続きは、どこでつまずくか
ここまで読んで、「うちは家族が働いているから当たりそうだ」「完全在宅で採る予定がある」と思い当たった方もいると思います。3類型は、どれも中小企業のほうが当たりやすい類型です。役員と従業員を兼ねる人がいる、家族が現場に入っている、人手が足りないので在宅でも採る——どれも規模が小さいほどよく起きます。
よくある質問（FAQ）
Q. 雇用実態証明書は、どこでもらえますか？ A. 各労働局・ハローワークのサイトに「独自様式」として置かれています。全国共通の1枚ではないため、管轄のハローワークのものを使ってください。他県のPDFだと、求められる添付書類の期間が違うことがあります。
Q. 資格取得届と一緒に出すのですか、それとも後からですか？ A. どちらもあります。宮城労働局の案内では添付書類に「資格取得届または資格取得確認通知書」と並んでおり、すでに取得済みの人について後から出す流れも想定されています。どちらになるかは窓口の判断なので、先に相談してから動くほうが確実です。
Q. 翌月10日までに賃金台帳が1か月分揃いません。どうすれば？ A. 月の途中入社だと物理的に揃わないことがあり、兼務役員の3か月分は構造上間に合いません。期限そのものは雇用保険法施行規則第6条第1項で動かないので、間に合わないことが分かった時点で管轄のハローワークに相談し、提出の順番と遅延理由書の要否を確認してください。黙って止めるのがいちばん面倒になります。
Q. 同居の親族は、証明書を出せば必ず加入できますか？ A. いいえ。福岡労働局の案内は「事業主と同居している親族は、原則として雇用保険被保険者となりません」とした上で、証明書と資料の内容を確認して「労働者性を判断します」としています。様式にも「被保険者性 あり／なし」の記入欄があり、認められない結論もありえます。
Q. 在宅勤務者は労働者なのに、なぜ証明書が要るのですか？ A. 在宅勤務者は原則として被保険者になりますが、事業所に出勤しないため勤務の事実が外から確認できません。様式では就業規則の適用状況、勤務管理の方法、事業所への出勤の回数、備品・通信費の負担などを聞いており、実質的に業務委託と変わらない使い方になっていないかを見られていると読むのが正確です。
この記事は、中小企業の採用運用を支援する SaishiLu（運営：株式会社プラスメイト）が作成しています。本文中の条文は e-Gov の原文、添付書類の記載は各労働局が公開している案内の原文を確認して記載しました。添付書類の期間・様式は管轄のハローワークによって異なるため、実際の手続きは管轄窓口でご確認ください。