「店長は管理職だから、タイムカードは押していません」。従業員が数十名の会社で労務の話をしていると、わりと高い確率でこの話が出てきます。残業代を月給に含めた「管理職手当」を払っていて、本人も納得している。だから勤怠は本人任せ、記録は残っていない——という形です。
この話を聞いたときに多くの人が思い浮かべるのが、「いや、その人は本当に管理監督者と言えるんですか」という論点です。それはそれで大事な話なのですが、ここで先に確かめておきたいのは別のところです。仮にその人が、誰から見ても文句のつけようがない管理監督者だったとしても、労働時間の記録を残さなくていいことにはならないという点です。
理由は、根拠になる法律が2つあって、それぞれ対象者の決め方が違うからです。残業代の話は労働基準法。けれど労働時間の記録については、2019年4月から労働安全衛生法に別の義務が入りました。そしてこちらは、管理監督者を外していません。この記事では、条文と通達の原文で対象者の範囲を確かめたうえで、「給与計算の勤怠データがあるから足りている」と思っている会社がいちばん落ちやすい穴と、把握したあとに続いて動く義務までを、順番に見ていきます。
まず条文：外れるのは1種類だけ
根拠は労働安全衛生法66条の8の3です。原文はこれだけです。
事業者は、第六十六条の八第一項又は前条第一項の規定による面接指導を実施するため、厚生労働省令で定める方法により、労働者（次条第一項に規定する者を除く。）の労働時間の状況を把握しなければならない。
（e-Gov 法令検索・労働安全衛生法）
読むべきはかっこの中です。「労働者（次条第一項に規定する者を除く。）」。次条、つまり66条の8の4第1項を見ると、そこに書かれているのは「労働基準法第四十一条の二第一項の規定により労働する労働者」——高度プロフェッショナル制度の対象者です。
つまり、この義務から除かれているのは高度プロフェッショナル制度の対象者だけです。労基法41条2号の管理監督者は、ここに出てきません。裁量労働制の人も、事業場外みなしの人も出てきません。
通達も、わざわざ一問を立てて同じことを書いています。厚生労働省の解釈通達（平成31年3月29日付け基発0329第2号）の問11と答11です。
問11 労働時間の状況を把握しなければならない労働者には、裁量労働制の適用者や管理監督者も含まれるか。
答11 労働時間の状況の把握は、労働者の健康確保措置を適切に実施するためのものであり、その対象となる労働者は、高度プロフェッショナル制度対象労働者を除き、①研究開発業務従事者、②事業場外労働のみなし労働時間制の適用者、③裁量労働制の適用者、④管理監督者等、⑤（略）派遣労働者、⑥（略）短時間労働者、⑦（略）有期契約労働者を含めた全ての労働者である。
（厚生労働省・法令等データベース）
管理監督者だけでなく、パート・アルバイト（短時間労働者）も、契約社員（有期契約労働者）も、名指しで入っています。「社員だけは勤怠システムで管理していて、パートは紙のシフト表のまま」という状態も、ここでは足りていません。
方法と保存期間は、安全衛生規則52条の7の3が決めています。1項が「タイムカードによる記録、パーソナルコンピュータ等の電子計算機の使用時間の記録等の客観的な方法その他の適切な方法」。2項が「把握した労働時間の状況の記録を作成し、三年間保存するための必要な措置を講じなければならない」です（e-Gov 法令検索・労働安全衛生規則）。
事業場の人数要件はありません。10人の会社でも、5人の店でも、対象です。
「労働時間」ではなく「労働時間の状況」——目的が違う
ここで条文の言葉づかいに注目しておくと、話がすっきりします。66条の8の3が把握を求めているのは「労働時間」ではなく「労働時間の状況」です。
同じ通達の問9が、この語を定義しています。
新安衛法第66条の8の3に規定する労働時間の状況の把握とは、労働者の健康確保措置を適切に実施する観点から、労働者がいかなる時間帯にどの程度の時間、労務を提供し得る状態にあったかを把握するものである。
「賃金を計算するために何時間働いたかを確定する」話ではなく、「いつ・どれくらい、働ける状態で拘束されていたか」を押さえる話です。目的が健康確保にあるので、残業代が発生しない人でも必要になる。ここが、労基法の発想のまま読むと腑に落ちないところです。
同じ問9は、把握の方法について「原則として、タイムカード、パーソナルコンピュータ等の電子計算機の使用時間（ログインからログアウトまでの時間）の記録、事業者（事業者から労働時間の状況を管理する権限を委譲された者を含む。）の現認等の客観的な記録により、労働者の労働日ごとの出退勤時刻や入退室時刻の記録等を把握しなければならない」としています。押さえるのは「日ごとの出退勤時刻」で、月の合計時間数ではありません。
2017年のガイドラインだけを読むと、ここが抜ける
「管理監督者は労働時間管理の対象外」という理解が広く残っているのは、たぶん2017年のガイドラインが出典です。平成29年1月20日の「労働時間の適正な把握のために使用者が講ずべき措置に関するガイドライン」。あのガイドラインは対象労働者を、こう限定しています。
対象となる労働者は、労働基準法第41条に定める者及びみなし労働時間制が適用される労働者（事業場外労働を行う者にあっては、みなし労働時間制が適用される時間に限る。）を除くすべての労働者です。
（厚生労働省・ガイドラインの主なポイント（PDF））
たしかに管理監督者は外れています。これは労基法の話なので、そうなります。ただし同じPDFには、注記としてこうも書かれています。「本ガイドラインが適用されない労働者についても、健康確保を図る必要がありますので、使用者は過重な長時間労働を行わせないようにするなど、適正な労働時間管理を行う責務があります」。
そしてこの注記にあたる部分が、2019年4月に安衛法66条の8の3として義務になりました。ガイドラインで「対象外」だった層が、別の法律で「対象」に入ったという二階建てになっているわけです。ガイドラインだけを読んで止まっていると、ちょうどこの層が抜けます。
いちばん多い穴：賃金台帳では代替できない（管理監督者だけ）
ここが、この記事でいちばん伝えたい一点です。
通達の問9には、ありがたいことに代替手段が書かれています。「労働時間の状況の把握は、労働基準法施行規則第54条第1項第5号に掲げる賃金台帳に記入した労働時間数をもって、それに代えることができるものである」。つまり、給与計算で使っている賃金台帳の労働時間数があれば、それで足りる。多くの会社がこれで済んでいます。
ところが、その直後に「ただし」が付いています。
ただし、労基法第41条各号に掲げる者（以下「管理監督者等」という。）並びに労基法第38条の2に規定する事業場外労働のみなし労働時間制が適用される労働者……並びに労基法第38条の3第1項及び第38条の4第1項に規定する業務に従事する労働者（以下「裁量労働制の適用者」という。）については、この限りではない。
代替できないのは、ちょうど「勤怠をつけていない人たち」です。
なぜこうなるのか。労基法施行規則54条をたどると答えが出てきます。同条1項は賃金台帳の記載事項を1号から8号まで並べていて、5号が「労働時間数」、6号が「延長時間数、休日労働時間数及び深夜労働時間数」。そして同条5項がこれです。
法第四十一条各号のいずれかに該当する労働者及び法第四十一条の二第一項の規定により労働させる労働者については第一項第五号及び第六号は、これを記入することを要しない。
（e-Gov 法令検索・労働基準法施行規則）
管理監督者については、そもそも賃金台帳に労働時間数を書く義務がない。書く義務のない欄で代替はできないので、通達の「ただし」になる——という筋です。
実務に落とすとこうなります。給与計算ソフトの勤怠データが管理職だけ空欄になっている会社は、その人の分だけ記録がゼロです。ほかの従業員は賃金台帳で足りているのに、いちばん長く働いている可能性が高い人の分だけ残っていない。これは珍しい状態ではなく、むしろよく見る形です。
直し方は難しくありません。給与計算とは切り離して、出退勤時刻だけを日ごとに残す。タイムカードを押してもらってもいいし、PCのログイン・ログアウトでも、入退室のICカードでもかまいません。残業代の計算に使うわけではないので、賃金の締め日に縛られる必要もありません。
※記入例（管理監督者の記録として残す最小限の形）
| 日付 | 出勤 | 退勤 | 在社時間 | 備考 |
| --- | --- | --- | --- | --- |
| 11/4（火） | 9:05 | 20:40 | 11:35 | — |
| 11/5（水） | 8:50 | 22:10 | 13:20 | 棚卸 |
| 11/6（木） | 直行 10:00 | 直帰 19:30 | 9:30 | 社内システムのログで確認 |※日付・時刻はすべて架空の記入例です。
この表を3年分とっておけるようにする。それが規則52条の7の3第2項の「三年間保存するための必要な措置」にあたります。紙で出力してもよく、磁気ディスク等への記録・保存でも差し支えないことは、通達の問15で確認されています。
自己申告が許されるのは、どういうときか
規則52条の7の3第1項の「その他の適切な方法」が自己申告のことです。ただし、通達の問12は、自己申告を使う場合に講じるべき措置をアからオまで挙げ、「以下のアからオまでの措置を全て講じる必要がある」としています。要点だけ抜くと、
- ア：対象になる本人に、実態を正しく記録し適正に申告することを十分に説明する - イ：労働時間の状況を管理する側（上司）にも、適正な運用について十分に説明する - ウ：申告された時間が実際と合っているか、必要に応じて実態調査をして補正する - エ：申告を超えて事業場内にいた時間の理由を報告させる場合、その報告が適正かを確認する。休憩や自主的な学習と報告されていても、実際には指示により業務に従事していた時間は労働時間の状況として扱う - オ：申告できる時間に上限を設けて超える申告を認めないなど、適正な申告を阻害する措置を講じてはならない。時間外労働手当の定額払や削減のための社内通達が阻害要因になっていないかも確認する
オの「定額払が阻害要因になっていないか」は、管理職手当で残業代を含めている会社にそのまま刺さる項目です。「手当をもらっているから、長く在社していると書きにくい」という空気が本人の側にできていないか、ここで確認することになります。
そして問13が、「やむを得ず客観的な方法により把握し難い場合」の線を引いています。直行直帰の営業がいる会社は、ここを読んでおいたほうがいいです。
ただし、労働者が事業場外において行う業務に直行又は直帰する場合などにおいても、例えば、事業場外から社内システムにアクセスすることが可能であり、客観的な方法による労働時間の状況を把握できる場合もあるため、直行又は直帰であることのみを理由として、自己申告により労働時間の状況を把握することは、認められない。
さらに「タイムカードによる出退勤時刻や入退室時刻の記録やパーソナルコンピュータの使用時間の記録などのデータを有する場合……にもかかわらず、自己申告による把握のみにより労働時間の状況を把握することは、認められない」とも書かれています。客観的なデータがあるのに自己申告で上書きする運用は通らない、ということです。
申告のタイミングについては、問14が「その日の労働時間の状況を翌労働日までに自己申告させる方法が適当」としています。宿泊を伴う出張などで日ごとが難しい場合は後日一括でも差し支えないとしつつ、月次の算定期日は守らなければならないので、出張の途中でも申告を求める必要がある場合がある、と注意書きが付いています。
把握したあとに動く3つの義務
把握は、それ自体が目的ではありません。条文の冒頭が「面接指導を実施するため」と書いているとおり、記録はこの先の手続きの入口です。把握できると、続けて3つのことが動きます。
1. 月1回以上、一定の期日を定めて算定する
安全衛生規則52条の2第1項は、面接指導の対象になる要件を「休憩時間を除き一週間当たり四十時間を超えて労働させた場合におけるその超えた時間が一月当たり八十時間を超え、かつ、疲労の蓄積が認められる者」と定めています。そして同条2項が「前項の超えた時間の算定は、毎月一回以上、一定の期日を定めて行わなければならない」。
「一定の期日を定めて」です。気がついたときに数えるのではなく、締め日を決めて毎月やる。給与の締め日に合わせるのがいちばん現実的です。
なお、所定労働時間が週40時間に満たない事業場でも、基準は法定労働時間の40時間で算定すればよいことが通達の答1で示されています。また、事業場の事情で休憩時間等を除けず、休憩を含んだ時間で把握している人については、その時間で判断することになる（問10・答10）とされています。
2. 80時間を超えた本人に通知する
規則52条の2第3項です。「事業者は、第一項の超えた時間の算定を行つたときは、速やかに、同項の超えた時間が一月当たり八十時間を超えた労働者に対し、当該労働者に係る当該超えた時間に関する情報を通知しなければならない」。
「速やかに」の目安は、通達の答5が「おおむね2週間以内」としています。方法は答4で「書面や電子メール等により通知する方法が適当」とされ、続けてこう書かれています。「なお、給与明細に時間外・休日労働時間数が記載されている場合には、これをもって労働時間に関する情報の通知としても差し支えない」。
ここで、さきほどの労基法施行規則54条5項がもう一度効いてきます。管理監督者の給与明細には、時間外・休日労働時間数が載っていないことがほとんどです。書く義務がない項目なので、載せていない。つまり、ほかの従業員は給与明細で通知が成立しているのに、管理監督者だけは別に通知しないと成立しません。
記録が空欄 → 算定もされない → 通知もされない。穴が3つつながっているのが、この層の実態です。逆に言えば、記録を取り始めるだけで3つとも動き出します。
通知は、本人が面接指導を申し出るきっかけを作るためのものです（答3）。面接指導は規則52条の3第1項により本人の申出で行い、申出があれば事業者は遅滞なく実施しなければなりません（同3項）。産業医は、要件に該当する人に申出の勧奨ができます（同4項）。なお、80時間を超えていない人から自分の労働時間の情報の開示を求められた場合も、「これに応じることが望ましい」とされています（答6）。
3. 産業医（または医師等）に情報を提供する
安全衛生規則14条の2第1項2号は、産業医に提供すべき情報として「第五十二条の二第一項……の超えた時間が一月当たり八十時間を超えた労働者の氏名及び当該労働者に係る当該超えた時間に関する情報」を挙げています。提供の時期は同条2項2号で、算定を行った後「速やかに」。
ここで、50人未満だから関係ないと読み飛ばさないでください。規則15条の2第3項が、産業医を選任すべき事業場以外の事業場についても、医師等に健康管理等を行わせるにあたって14条の2を準用しています。50人未満で地域産業保健センターなどを使っている場合も、渡す情報は同じです。
50人を超えたときの選任義務のほうは衛生管理者と産業医を50人で選任する期限に、50人未満の会社が無料で医師の面接指導を受けられる窓口は地域産業保健センターの利用手順にまとめてあります。
派遣スタッフは、把握する会社と面接指導する会社が別
派遣を受け入れている会社は、ここも押さえておくと迷いません。労働者派遣法45条1項は、派遣先の事業を行う者を事業者とみなして適用する安衛法の条文を列挙していて、その中に「第六十六条の八の三」が入っています（e-Gov 法令検索・労働者派遣法）。
そして同条の読替規定が、66条の8の3の「第六十六条の八第一項」を「派遣元の事業……の事業者が、第六十六条の八第一項」と読み替えています。整理すると、労働時間の状況を把握するのは派遣先、その記録をもとに面接指導を行うのは派遣元という分担です。
派遣スタッフの出退勤を派遣先で記録していない現場は、ここが抜けます。派遣元に渡すべき情報の入口を、派遣先が持っているという構図です。
罰則はどこにあるのか
気になるところなので、条文の列挙で確かめておきます。安衛法120条1号は50万円以下の罰金の対象を列挙していて、66条台で名指しされているのは「第六十六条第一項から第三項まで」（健康診断）、「第六十六条の三」（結果の記録）、「第六十六条の六」（結果の通知）、「第六十六条の八の二第一項」（研究開発業務従事者の面接指導）、「第六十六条の八の四第一項」（高度プロフェッショナル制度対象者の面接指導）です。119条には66条台は出てきません。
66条の8の3は、この列挙に入っていません。申出によって行う面接指導（66条の8第1項）も入っていません。罰金が付いているのは、本人の申出がなくても実施しなければならない2つの面接指導だけです。
とはいえ、罰則がないことは「やらなくていい」とは別の話です。記録がないと、長時間労働があったのかなかったのかを、会社の側から示せる材料が何もない状態になります。そこがいちばん実務的なリスクです。
やりがちなNG
- 「管理職だからタイムカードは不要」で止めている。不要なのは賃金台帳の労働時間数の記入（労基則54条5項）で、労働時間の状況の把握（安衛法66条の8の3）は別の義務 - 賃金台帳の労働時間数で全員分を代替したつもりになっている。管理監督者・事業場外みなし・裁量労働制の適用者は代替できない（通達 答9のただし書） - 月の合計時間だけを残している。求められているのは労働日ごとの出退勤時刻・入退室時刻 - 直行直帰だから自己申告、と決めている。社内システムへのアクセス記録があれば客観的な方法で把握できる場合がある。直行直帰だけを理由にした自己申告は認められない（答13） - 80時間超の通知を給与明細で済ませたつもりになっている。管理監督者の給与明細には時間外・休日労働時間数が載っていないことが多い - 算定を「気づいたとき」にしている。毎月1回以上、一定の期日を定めて行う（則52条の2第2項） - パート・アルバイトをシフト表だけで管理している。通達 答11の列挙に短時間労働者も有期契約労働者も入っている
直す順番
1. 誰の記録が残っていないかを、名簿で1人ずつ確認する。たいてい管理職・直行直帰の営業・在宅勤務者・パートのどれかで止まっています 2. 出退勤時刻だけを日ごとに残す方法を決める。タイムカード、PCのログイン・ログアウト、ICカード、どれでもよい。賃金計算と切り離して考える 3. 算定の期日を決める。給与の締め日に合わせて月1回。カレンダーに固定する 4. 80時間を超えた人への通知の形を決める。給与明細に載らない人の分は、書面かメールの定型文を1つ用意しておく 5. 産業医または地域産業保健センターへの連絡先を、通知とセットの手順にしておく 6. 3年分の記録を置く場所を決める。紙でも電子でも可。労働者名簿・賃金台帳の保存年数とは保存期間の根拠が別なので、同じ棚で同じ年数にしないこと
自分の求人はどこでつまずくか
労働時間の記録は、採用とは関係のない話に見えます。けれど実際には、ここが整っていない会社の求人は、だいたい同じところでつまずきます。「残業は月◯時間程度」と書けないのです。根拠になる記録がないので、書けば不確かになる。だから「残業あり」「繁忙期は変動します」といった曖昧な表現になって、求職者はそこで判断を保留します。
逆に、日ごとの出退勤が3年分残っている会社は、「平均◯時間、多い月でも◯時間」と自社の実データで書けます。入ったあとに「思っていたのと違う」で辞められる確率も下がります。記録を取ることは、労務の守りの話であると同時に、求人に書ける材料を作る作業でもあります。
よくある質問（FAQ）
Q. 管理監督者にもタイムカードを押させると、「労働時間を管理しているから管理監督者ではない」と言われませんか？ A. 心配になるところですが、労働時間の状況の把握は法律が事業者に義務づけているものです。安衛法66条の8の3の対象から外れているのは高度プロフェッショナル制度の対象者だけで、通達の答11は管理監督者等を名指しで対象に含めています。管理監督者にあたるかどうかは、労働条件の決定その他労務管理について経営者と一体的な立場にあるか、職務内容や権限、待遇の実態で判断されるものです。記録を取ったこと自体で結論が変わる筋ではありません。むしろ、義務である記録を残していないほうが説明に困ります。
Q. 給与計算に使っている賃金台帳の労働時間数があれば、それで足りますか？ A. 多くの従業員については足ります。通達の答9が「賃金台帳に記入した労働時間数をもって、それに代えることができる」としています。ただし同じ答9のただし書で、労基法41条各号に掲げる者（管理監督者等）、事業場外労働のみなし労働時間制の適用者、裁量労働制の適用者は「この限りではない」とされています。労基法施行規則54条5項により、これらの人は賃金台帳に労働時間数を記入する義務がないためです。この層だけは、別に出退勤の記録が必要になります。
Q. 記録は何年とっておけばいいですか。労働者名簿や賃金台帳と同じですか？ A. 労働時間の状況の記録は、安全衛生規則52条の7の3第2項により3年間です。これは本則で3年と定められているもので、労働基準法109条の記録（労働者名簿・賃金台帳など）の保存年数とは根拠条文が別です。保存方法は、紙への出力のほか、磁気テープ・磁気ディスクその他これに準ずるものへの記録・保存でも差し支えないとされています（通達 答15）。
Q. 従業員が10人の会社ですが、産業医もいません。80時間を超えた人が出たらどうすればいいですか？ A. まず本人に、超えた時間を書面かメールで通知してください（則52条の2第3項）。産業医の選任義務は50人以上の事業場なので10人の会社に選任義務はありませんが、規則15条の2第3項は、産業医を選任すべき事業場以外についても、医師等に健康管理等を行わせるにあたって14条の2（80時間超の労働者の氏名と超えた時間の提供）を準用しています。50人未満の事業場は地域産業保健センターで医師の面接指導を受けられる仕組みがあるので、通知と同時に相談先として案内できる形にしておくのが現実的です。
Q. 労働時間の状況の把握を怠った場合、罰則はありますか？ A. 安衛法120条1号の列挙を1つずつ当たると、66条台で名指しされているのは66条1項から3項、66条の3、66条の6、66条の8の2第1項、66条の8の4第1項で、66条の8の3は入っていません（119条にも出てきません）。したがって把握義務そのものに罰金の定めはありません。ただし義務であることは変わらず、記録がなければ長時間労働の有無を会社の側から示す材料がなくなります。個別の事案の取扱いは所轄の労働基準監督署にご確認ください。
この記事は、中小企業の採用運用を支援する SaishiLu（運営：株式会社プラスメイト）が作成しています。本文中の条文は e-Gov 法令検索、解釈は厚生労働省の公表する通達および同省のガイドライン資料によります。記入例として示した日付・時刻はすべて架空のものです。個別の事案の取扱いは、所轄の労働基準監督署にご確認ください。