健康診断の結果が病院から戻ってきて、封筒のまま事務机の引き出しに入っている。ストレスチェックを外部に頼んだら、個人結果の扱いをどうするか聞かれた。社会保険労務士から「健康情報等の取扱規程は作ってありますか」と言われた——このあたりで、はじめてこの規程の名前を知る会社がほとんどだと思います。
そして検索すると、「定めるべき9項目」を並べた記事と、「ひな形あり」のページがずらりと出てきます。ところが読み進めると、どれも衛生委員会で審議して、産業医や保健師に情報を扱わせて、という話になっている。産業医もいない、衛生委員会もない、人事部もない会社にとっては、どこから手を付ける話なのかが見えません。
ここで「うちの規模では無理だから、大きい会社のひな形を薄めて使うしかない」と考えてしまいがちですが、その必要はありません。厚生労働省のひな形は、はじめから2本用意されています。「常時使用する労働者が10人以上の事業場の例」と「10人未満の事業場の例」です。そして10人未満の例では、産業医や衛生推進者にあたる区分が、表から丸ごと消えています。薄めるのではなく、最初からそう設計された別のひな形がある、ということです。
この記事では、その2本の差がどこにあるのかを欄単位で確認したうえで、ひな形をコピーする前に必ず直さなければならない場所——引用されている法律の条文番号が古いままになっている点——まで見ていきます。出典は事業場における労働者の健康情報等の取扱規程を策定するための手引き（厚生労働省・2019年3月）と、法令そのものです。
まず、何の規程で、どこまでが義務なのか
根拠は労働安全衛生法104条です。条文はこうなっています。
事業者は、この法律又はこれに基づく命令の規定による措置の実施に関し、労働者の心身の状態に関する情報を収集し、保管し、又は使用するに当たつては、労働者の健康の確保に必要な範囲内で労働者の心身の状態に関する情報を収集し、並びに当該収集の目的の範囲内でこれを保管し、及び使用しなければならない。（労働安全衛生法104条1項）
2項で「適正に管理するために必要な措置を講じなければならない」と続き、3項で「厚生労働大臣は、前二項の規定により事業者が講ずべき措置の適切かつ有効な実施を図るため必要な指針を公表するものとする」としています。この3項を受けて出たのが「労働者の心身の状態に関する情報の適正な取扱いのために事業者が講ずべき措置に関する指針」（平成30年9月7日・指針公示第1号）で、その指針が取扱規程の策定を求めている。手引きは、その指針を実務に落とすための資料です。つまり規程の策定は、法律の条文そのものではなく、法律に基づく指針が求めているものという構造になっています。
「規程がない」罰則と、「漏らした」罰則は別
よく「2019年4月から義務化された」と書かれますが、罰則の話まで含めると、もう少し正確に言えます。安全衛生法の罰則は119条と120条が条文を1つずつ列挙する形になっていて、この列挙に104条は入っていません。規程を作っていないこと自体に、直接の罰金はありません。代わりに104条4項が、厚生労働大臣は「当該指針に関し必要な指導等を行うことができる」としています。
一方で、同じ章の105条は罰則の列挙に入っています。
第六十五条の二第一項及び第六十六条第一項から第四項までの規定による健康診断、……の実施の事務に従事した者は、その実施に関して知り得た労働者の秘密を漏らしてはならない。（労働安全衛生法105条）
これに違反すると119条1号により6月以下の拘禁刑または50万円以下の罰金で、さらに122条の両罰規定により、行為者を罰するほか法人にも同額の罰金が科されます。
ここが実務で大事なところです。「健康診断の実施の事務に従事した者」は、産業医だけではありません。健診の日程を組み、受診券を配り、戻ってきた結果を仕分けて保管する事務担当者が入ります。小さな会社では、それは社長自身か、総務を兼任している1人です。規程を作らないことには罰則がなく、作らないまま扱って漏らすことには罰則がある。この非対称が、規程を作る実務的な理由になります。規程は、罰を避けるための書類ではなく、誰が何をどこまで見るかを決めて事故を起こさないための手順書です。
「健康情報」と「健康情報等」の「等」
手引きは用語を2段階に分けています。「心身の状態に関する情報」のうち、個人情報保護法2条3項の要配慮個人情報にあたるものを「健康情報」と呼び、要配慮個人情報にあたらないものも含めた全体を「健康情報等」と呼ぶ、という整理です。
この「等」の一文字が効くのは、たとえば健康診断の受診・未受診の情報です。手引きは、これは要配慮個人情報にあたらない情報の例だとしています。誰が受けていないかという情報は、病気の情報ではないので要配慮個人情報ではない。けれども会社は未受診者を把握して受けさせなければならないので、扱う必要がある。だから規程の対象には入る——「等」はそこを拾っています。規程の名前が「健康情報の取扱規程」ではなく「健康情報等の取扱規程」になっているのは、このためです。
厚生労働省のひな形は、1本ではなく2本ある
ここが本題です。手引きの参考2に載っている取扱規程のひな形は、第1条から第16条までの本文と、別表1から別表5までで構成されています。このうち別表3（健康情報等を取り扱う者の分類）と別表4（取り扱う者及びその権限並びに取り扱う健康情報等の範囲）には、「常時使用する労働者が10人以上の事業場の例」と「10人未満の事業場の例」の2種類が並べて掲載されています。
検索上位の解説記事は、ほぼ例外なく前者を前提に書かれています。衛生委員会で審議し、産業保健業務従事者に情報を集約させる、という説明がそれです。10人未満の会社がその説明を読むと、自社に存在しない役職の話が続くことになります。
10人未満の例では、産業保健業務従事者の区分が消えている
別表3を2つ並べると、差がはっきりします。
| | 10人以上の事業場の例 | 10人未満の事業場の例 | | --- | --- | --- | | 人事に関して直接の権限を持つ監督的地位にある者（社長、役員、人事部門の長） | 担当ア | 担当オ | | 産業保健業務従事者（産業医、保健師・看護師、衛生管理者、衛生推進者） | 担当イ | 区分なし | | 管理監督者（労働者本人の所属長） | 担当ウ | 担当カ | | 人事部門の事務担当者（人事部門の長以外） | 担当エ | 担当キ |
10人未満の例は、4区分ではなく3区分です。産業保健業務従事者の行が存在しません。
なぜ10人で切れているのかというと、法令の選任義務の境目がそこにあるからです。衛生推進者（安全衛生推進者）の選任義務について、労働安全衛生規則12条の2はこう定めています。
法第十二条の二の厚生労働省令で定める規模の事業場は、常時十人以上五十人未満の労働者を使用する事業場とする。（労働安全衛生規則12条の2）
つまり10人未満の事業場には、産業医（50人以上で選任義務）も衛生管理者（50人以上）も衛生推進者（10人以上）も、選任義務が一つもありません。だから別表3の「産業保健業務従事者」の行には、入れる人がいない。ひな形がその行を消しているのは、手を抜いたからではなく、法令の構造に合わせた結果です。
ここを知らずに10人以上版のひな形を使うと、自社に誰もいない「担当イ」に全情報の管理を割り当てた規程ができあがります。規程に書いた担当者が実在しない状態は、運用が最初から破綻しているということです。
誰が「加工」するのかが、10人未満版では外に出る
別表4は、別表1に並んだ19種類の情報（枝番を含めて25行）について、担当ごとの権限を記号で割り振る表です。記号の意味はこうなっています。
- ◎：事業者が直接取り扱う - ○：情報の収集、保管、使用、加工、消去を行う - △：情報の収集、保管、使用を行う（加工・消去は含まない）
25行のうち◎が付いているのは9行で、この9行は2つの例で完全に同じです。健康診断の受診・未受診の情報、医師から聴取した意見、事業者が講じた措置の内容、面接指導の申出の有無——いずれも、法令上の義務を果たすために社長が把握しないと手続が進まないものです。残る16行は△、つまり中身をそのまま持つのではなく、加工された形で扱う情報です。
違いは、○（加工までできる人）がどこに付くかです。
| | 10人以上の例 | 10人未満の例 | | --- | --- | --- | | ◎が付く行数 | 9行（25行中） | 9行（同じ9行） | | ○（加工・消去まで）を持つ区分 | 担当イ＝産業保健業務従事者が25行すべて | 担当カ＝管理監督者が、◎の付く9行だけ | | 管理監督者（所属長）の権限 | すべて△ | ◎の9行は○、残り16行は△ | | △の注記にある「加工」の担い手 | 医療職が集約・整理・解釈する | 地域産業保健センター等の事業場外資源を活用し、医療職が集約・整理・解釈する |
最後の行が、10人未満版のいちばん実務的な違いです。10人以上版の△の注記は「医療職が集約・整理・解釈するなど適切に加工した情報を取り扱う」ですが、10人未満版は「必要に応じて地域産業保健センター等の事業場外資源を活用し、医療職が集約・整理・解釈するなど適切に加工した情報を取り扱う」と書き換えられています。
社内に医療職がいない会社は、加工の役を社外に置く。それも民間サービスを探してこいという話ではなく、産業保健総合支援センターの地域窓口（地域産業保健センター）という名前が指定されています。労働者数50人未満の事業場を対象に、医師や保健師による健康相談・健康診断結果についての意見聴取などを提供している公的な窓口です。ひな形はこの窓口を前提に、小規模事業場でも△の運用が成り立つように設計されています。
もうひとつ細かい差として、別表4の最後に近い⑱の項目名が、10人以上版では「（上記のほか）産業保健業務従事者（担当イ）が労働者の健康管理等を通じて得た情報」なのに対し、10人未満版では「（上記のほか）労働者の健康管理等を通じて得た情報」になっています。産業保健業務従事者という語が落ちている。こうした一語単位の書き換えが入っているので、10人未満の会社は後者をベースにしたほうが、直す手間が確実に少なく済みます。
50人未満の会社は、衛生委員会の代わりに何をするか
もう一つのつまずきが、策定の手続です。指針と手引きは、取扱規程を労使の協議により策定することを求めていて、常時50人以上の事業場では原案を作ったうえで衛生委員会（または安全衛生委員会）で審議することになっています。50人未満の事業場に、この委員会の設置義務はありません。
では何もしなくてよいのかというと、そうではなく、手引きはこう書いています。
常時使用する労働者が50人未満の事業場においては、衛生委員会等の設置義務はありませんが、安全衛生の委員会、労働者の常会、職場懇談会等の「関係労働者の意見を聴くための機会」を設け、取扱規程について労働者の意見を聴取した上で、策定することが求められます。
この「関係労働者の意見を聴くための機会」は、思いつきの言葉ではなく、労働安全衛生規則23条の2という条文名のある仕組みです。
委員会を設けている事業者以外の事業者は、安全又は衛生に関する事項について、関係労働者の意見を聴くための機会を設けるようにしなければならない。（労働安全衛生規則23条の2）
委員会がない会社のための受け皿が、もともと規則の側に用意されている、という構造です。やることは、朝礼やミーティングの場で規程案を見せて意見を聞き、その日付と出席者、出た意見を1枚記録に残すこと。手引きは「労働者の常会、職場懇談会等」を例として挙げているので、既にある全員の集まりを使って構いません。新しく委員会を作る必要はありません。
規程を検討・策定する単位も、事業場単位でなくて構いません。手引きは「健康情報等に関する運用の実情を踏まえ、事業場単位ではなく、企業単位とすることも可能です」としています。店舗や現場が複数あって、健診も採用もすべて本社でまとめている会社は、1本の規程を全社で使えます。
あわせて、手引きは取扱規程を就業規則その他の社内規程に位置づけることが望ましいとしています。Q&Aでは「その実効性の確保や労働者への周知を図る上で、就業規則等に記載することが望ましいものと考えられます」とされています。就業規則の本文に全文を書き込む必要はなく、「健康情報等の取扱いについては別に定める健康情報等の取扱規程による」という一条を置いて、規程を附属文書にする形で足ります。
情報を3つに分ける——ここが規程の本体
9項目のうち、実際に手が止まるのは2番目の「健康情報等を取り扱う者及びその権限並びに取り扱う健康情報等の範囲」です。指針は、心身の状態の情報を性質によって3つに分類しています。
| 分類 | 中身 | 取扱いの原則 | | --- | --- | --- | | ① | 安全衛生法令に基づき事業者が直接取り扱うこととされており、法令上の義務を履行するために必ず取り扱わなければならない情報 | 法令に基づき収集する必要があり、事業者が直接取り扱う | | ② | 法令に基づき本人の同意を得ずに収集できるが、取扱規程により内部の適正な取扱いを定めて運用することが適当な情報 | 法令に基づき収集するが、事業者が直接把握する必要はなく、担当者を定めて取り扱う | | ③ | 法令において事業者が直接取り扱うことが規定されていないため、あらかじめ本人の同意を得ることが必要な情報 | 本人の同意を得て収集し、担当者を定めて取り扱う |
①の例が、健康診断の受診・未受診の情報、面接指導の申出の有無、医師から聴取した意見、事業者が講じた措置の内容。②の例が、健康診断の結果（法定の項目）、長時間労働者に対する面接指導の結果。③の例が、健康診断の結果（法定外項目）、がん検診の結果、治療と仕事の両立支援等のための医師の意見書、通院状況等疾病管理のための情報、そして任意に労働者から提供された本人の病歴です。
同じ健診結果の1枚に、②と③が同居している
この表をそのまま貼って終わっている解説が多いのですが、現場で効くのは1枚の紙の中で分類が割れるという事実です。
定期健康診断の結果は、②の「健康診断の結果（法定の項目）」です。ところが同じ健診で法定外の項目を会社が足していれば、その部分は③になり、本人の同意が必要になります。ひな形の別表1が、この分岐をわざわざ枝番で立てています。
②安衛法第66条の第1項から第4項までの規定に基づき会社が実施した健康診断の結果並びに安衛法第66条第5項及び第66条の2の規定に基づき従業員から提出された健康診断の結果
②－1 上記の健康診断を実施する際、当社が追加して行う健康診断による健康診断の結果
同じ健診、同じ1枚の用紙に印字されていても、別の行として管理する前提になっている。再検査も同じで、法定の項目と同一のものに限って②、それ以外は③です。がん検診やオプション検査を会社の費用で足している会社、「健康経営」で独自の項目を入れている会社は、ここで同意の要否が変わります。
実務の落とし方は、紙が届いた時点で分けることです。健診機関から結果が戻ってきたら、法定項目だけの部分と、会社が足した項目の部分を分けて保管する。分けられない様式で返ってくるなら、健診機関に「法定項目と追加項目を分けて出せるか」を確認する。ここを曖昧にしたまま全部を同じ引き出しに入れると、③の情報を同意なしに保有している状態になります。
手引きの表と指針の表で、分類が1か所食い違う
もう一つ、照らし合わせないと気づかない点があります。手引きの本体（2ページ目以降の解説部分）に載っている分類表と、巻末の参考1に全文掲載されている指針の分類表を並べると、保健指導の結果と健康相談の結果の置き場所が違います。
| 項目 | 指針の表 | 手引き本体の表 | | --- | --- | --- | | 保健指導の結果 | ③（同意が必要） | 法令に基づく場合は②／基づかない場合は③ | | 健康相談の結果 | ③（同意が必要） | 法令に基づく場合は②／基づかない場合は③ | | 保健指導・健康相談の実施の有無 | 記載なし | 法令に基づく場合は② |
指針の表は「保健指導の結果」「健康相談の結果」と条件なしに書いて③に置いています。手引き本体の表は、同じ項目を「（法令に基づく場合）」と「（法令に基づかない場合）」に割って、前者を②に上げています。手引きのほうが細かく整理した結果なので矛盾とまでは言えませんが、どちらの表を見たかで「同意を取るかどうか」の結論が変わる1か所ではあります。
ではどちらで運用するのか。答えはひな形の別表1の書き方に出ています。別表1は19項目のすべてに根拠条文を書き込んでいて、保健指導はこうなっています。
④安衛法第66条の7の規定に基づき会社が実施した保健指導の内容
安全衛生法66条の7に基づく保健指導なら②、会社が独自に実施した健康相談や面談なら③。根拠条文を項目名に書き込んでおけば、迷いが起きないという設計です。だから、ひな形をコピーするときに「条文番号は読みにくいから消そう」としてはいけません。あの番号は、分類を決める根拠そのものです。
小規模事業場は「情報を制限せず、事業者自らが直接扱う」方法も認められている
②の情報は「担当者を定めて取り扱う」「情報を取り扱う者を制限する」「情報を加工する」が原則です。社内に医療職がいる会社なら、健診結果の原本は産業医や保健師に止めて、社長には加工後の情報だけを渡す、という運用になります。
では、誰もいない会社はどうするのか。指針には、小規模事業場についての項が置かれています。
小規模事業場においては、産業保健業務従事者の配置が不十分である等、（9）の原則に基づいた十分な措置を講じるための体制を整備することが困難な場合にも、事業場の体制に応じて合理的な措置を講じることが必要である。この場合、……特に、（9）の表の②に該当する心身の状態の情報の取扱いについては、衛生推進者を選任している場合は、衛生推進者に取り扱わせる方法や、取扱規程に基づき適切に取り扱うことを条件に、取り扱う心身の状態の情報を制限せずに事業者自らが直接取り扱う方法等が考えられる。
社長が②の情報を全部見る、という運用が、条件付きで認められています。その条件が「取扱規程に基づき適切に取り扱うこと」です。つまり小規模事業場にとって取扱規程は、情報を遠ざけるための書類ではなく、社長自身が全部見ることを正当化するための根拠になります。この順番が分かると、規程を作る動機が変わってくると思います。
※記入例として、10人未満の会社の第4条まわりはこう書けます。
第4条（健康情報等を取り扱う者及びその権限並びに取り扱う健康情報等の範囲）
健康情報等を取り扱う者を、別表3のとおり区分する。
2 健康情報等を取り扱う責任者は、代表取締役とする。
3 当事業場には産業医、衛生管理者及び衛生推進者の選任義務がないため、別表4の△に定める情報の加工については、必要に応じて◯◯産業保健総合支援センター◯◯地域窓口（地域産業保健センター）の医師等の助言を得て行う。
4 別表4に定めた権限を越えて健康情報等を取り扱う場合は、責任者の承認を得るとともに、従業員本人の同意を得る。
5 健康情報等を取り扱う者は、職務を通じて知りえた従業員の健康情報等を他人に漏らしてはならない。
ひな形をコピーする前に、条文番号を洗い替える
ここは、ひな形をそのまま使うと確実に古くなる場所です。手引きは2019年3月に公表されたもので、2026年10月現在も改訂版は出ていません。そして個人情報保護法は2022年4月に施行された改正で条文番号が大きく振り直されました。ひな形が引用している番号は、すべて改正前のものです。
現行法の条文見出しと突き合わせると、対応はこうなります。
| ひな形・手引きの表記（旧） | 現行の条文 | 見出し | | --- | --- | --- | | 第16条第3項 | 第18条第3項 | 利用目的による制限 | | 第17条第2項 | 第20条第2項 | 適正な取得（要配慮個人情報の取得） | | 第18条 | 第21条 | 取得に際しての利用目的の通知等 | | 第20条 | 第23条 | 安全管理措置 | | 第21条 | 第24条 | 従業者の監督 | | 第22条 | 第25条 | 委託先の監督 | | 第23条第1項・第5項 | 第27条第1項・第5項 | 第三者提供の制限 | | 第25条 | 第29条 | 第三者提供に係る記録の作成等 | | 第26条 | 第30条 | 第三者提供を受ける際の確認等 | | 第28条 | 第33条 | 開示 | | 第29条 | 第34条 | 訂正等 | | 第30条 | 第35条 | 利用停止等 | | 第35条 | 第40条 | 個人情報取扱事業者による苦情の処理 |
ひな形の第1条2項は「個人情報保護法第16条第3項の各号に該当する場合を除く」、第8条は「個人情報保護法第23条第1項に該当する場合を除く」、第9条は「個人情報保護法第26条に則り」と書かれています。これらは順に18条3項・27条1項・30条に直す必要があります。番号だけの話ではありますが、規程を根拠に社内で判断するとき、引いた条文が別の内容を指しているのは困ります。
「安衛法104条の秘密保持義務」という記載も古い
同じ理由で古くなっている箇所がもう一つあります。手引きの参考1に収録されている2017年の通達の抜粋に、ストレスチェック結果を人事担当者に扱わせる場合の周知事項として、こうあります。
（a）当該者には安衛法第104条の規定に基づき秘密の保持義務が課されること。
ところが、現在の安全衛生法104条は、この記事の最初に引いたとおり「心身の状態に関する情報の取扱い」の条文です。秘密の保持義務は105条に移っています。働き方改革関連法による改正で、104条に心身の状態に関する情報の取扱いが新設され、もとの秘密保持の規定が1条ずつ繰り下がったためです。手引きの参考1に載っている法令抜粋そのものは現行の条文（104条＝情報の取扱い／105条＝秘密の保持）が正しく引かれていて、通達の引用部分だけが改正前の番号のまま残っています。
同じ資料の中で番号が2通りあるので、ここをそのまま社内文書に写すと、社員向けの説明で誤った条文を案内することになります。秘密保持義務の根拠は105条、罰則は119条1号と覚えておけば足ります。
ひな形に自社の言葉を入れておく欄
ひな形の本文は第1条から第16条までで、●●●で空欄になっている箇所があります。空欄のまま回らなくなるのは、だいたい次のところです。
第11条（苦情の処理）——窓口の部署名、電話、メールが空欄です。小さな会社で「人事部」と書けない場合は、役職と個人の連絡先で構いません。手引きは、苦情を受け付ける窓口の連絡先や手続を労働者に広く周知する必要があるとしています。
※記入例：「健康情報等の取扱いに関する苦情・相談は、総務担当（◯◯）が担当する。電話 ◯◯◯-◯◯◯◯／メール ◯◯@◯◯.co.jp。担当者本人に関わる苦情の場合は、代表取締役が直接受け付ける。」——最後の一文は、担当者が1人の会社ほど入れておきたいところです。扱う人と苦情を受ける人が同一だと、相談が出てきません。
第12条（周知の方法）——手引きが挙げている周知方法は、常時作業場の見やすい場所に掲示する、備え付ける、イントラネットに掲載する、社内研修で説明する、です。2項には「従業員が退職後に、健康情報等を取り扱う目的を変更した場合には、変更した目的を退職者に対して周知する」という、見落としやすい定めも入っています。
第13条（教育・啓発）——「●●ごと（頻度）に研修を行う」が空欄です。年1回と書いたら年1回やることになります。健康診断の時期に合わせて15分の説明を入れる、くらいの現実的な頻度にしておくほうが続きます。
第15条（見直し）——「年1回及び必要に応じて、本取扱規程の見直しを行う。改訂は●●●（会議名等）において行う」。50人未満の会社なら、ここに書く会議名は衛生委員会ではなく、実際にやっている全員ミーティングの名前です。
取得そのものを避けるべき情報がある
手引きが引いている通達には、分類の表には出てこない線引きがあります。
HIV感染症やB型肝炎等の職場において感染したり、蔓延したりする可能性が低い感染症に関する情報や、色覚検査等の遺伝性疾病に関する情報については、職業上の特別な必要性がある場合を除き、事業者は、労働者等から取得すべきでない。ただし、労働者の求めに応じて、これらの疾病等の治療等のため就業上の配慮を行う必要がある場合については、当該就業上の配慮に必要な情報に限って、事業者が労働者から取得することは考えられる。
同意を取れば何でも集めてよい、ということではありません。本人から申し出があって、就業上の配慮のために必要な範囲に限るという条件が付いています。入社時の健康状態の申告書に病歴のチェック欄を広く並べている会社は、ここを一度読み直す価値があります。
なお手引きには、法令に基づかずに健康情報等を集めるときの同意書のひな形（「健康状況自己申告書 兼 同意書」）も載っています。冒頭に、何のために尋ねるのか、どう使うのか、どの規程に基づいて扱うのかを書く形式になっていて、規程がないとこの同意書の文面が埋まらない作りです。規程が先、同意書が後、という順番がここに表れています。
同意しないことを理由にした不利益取扱いの禁止
指針は、情報の取扱いに労働者が同意しないことを理由として、または健康確保措置・安全配慮義務の履行に必要な範囲を超えて、不利益な取扱いを行ってはならないとしています。具体的に挙げられているのは、解雇すること、期間を定めて雇用される者について契約の更新をしないこと、退職勧奨を行うこと、不当な動機・目的をもってなされたと判断されるような配置転換または職位の変更を命じること、その他労働契約法等の労働関係法令に違反する措置を講じることです。
ひな形の本文にはこの条項が入っていないので、自社で1条足しておくと規程が強くなります。同意を求める立場の会社が、同意しない選択を不利に扱わないと自分で書いておく。これがないと、同意書は実質的に断れない紙になります。
自発的に出してもらった情報と、会社から照会する情報は違う
もう一つ、同意の扱いで混ざりやすい点です。指針はこう整理しています。労働者本人が自発的に事業者に提出した情報については「あらかじめ労働者本人の同意」を得たものと解される。ただし、その情報について事業者等が医療機関等に直接問い合わせる場合には、別途、労働者本人の同意を得る必要がある。
診断書を本人が持ってきた、という場面がこれです。持ってきてもらった分には同意があると見てよい。けれども、その診断書の内容について会社が病院に電話して詳しく聞こうとするなら、そこで改めて同意が必要になります。ひな形の第4条4項「別表4に定めた権限を越えて健康情報等を取り扱う場合は、責任者の承認を得るとともに、従業員本人の同意を得る」が、この場面に効く条項です。
作る順番
10人未満・50人未満の会社が、現実的に進める順番としてはこうなります。
1. 手引きのひな形のうち、別表3・別表4は「10人未満の事業場の例」を使う（10人以上50人未満なら10人以上版を使い、担当イを衛生推進者に置き換える）。 2. 別表1に、自社に実際にある情報だけを残す。ストレスチェックを実施していない50人未満の会社なら、⑧⑨⑨-1⑩は現状では発生しません。発生したときに足す前提で、残すか削るかを決めます。根拠条文の番号は消さないこと。 3. 個人情報保護法の条文番号を、上の対照表で現行に差し替える。 4. ●●●の空欄を埋める。責任者、苦情窓口、周知方法、研修頻度、主幹部署、施行日。 5. 全員が集まる場で案を見せて意見を聴き、日付・出席者・出た意見を1枚残す（労働安全衛生規則23条の2の「関係労働者の意見を聴くための機会」）。 6. 就業規則に「健康情報等の取扱いについては別に定める規程による」の一条を置き、規程を掲示またはファイルで常時見られる場所に備える。 7. 健康診断の結果が戻ってきたら、法定項目と会社が足した項目を分けて保管する。ここが実際の運用の入口です。
書類を1本作ることが目的ではなく、健診結果の封筒をどこに置くか、誰が開けるか、社長が全部見ていいのかを決めるための作業だと考えると、手が進みやすいと思います。
自分の求人は、どこでつまずくか
ここまでの話は、採用の場面にもつながります。健康情報の扱いを決めていない会社は、応募者から提出された診断書や健康状態の申告をどう扱うかも決まっていません。採用選考の過程で健康情報を広く集めてしまう、集めたものを面接に関わる全員が見てしまう、という形になりがちです。規程の対象は在籍している労働者ですが、誰が何をどこまで見るかという考え方は、応募者の情報にもそのまま使えます。
よくある質問（FAQ）
Q. 従業員が5人の会社でも、健康情報等の取扱規程は作らないといけませんか。 A. 指針は事業場の規模で対象を切っていないので、健康診断などを通じて従業員の心身の状態に関する情報を持つ会社は対象になります。ただし、作っていないこと自体に罰則はありません（安全衛生法104条は119条・120条の罰則の列挙に入っていません）。実務上の理由は別のところにあって、健康診断の実施事務に従事した者が秘密を漏らすと105条違反で6月以下の拘禁刑または50万円以下の罰金、122条の両罰規定で法人にも罰金が及びます。5人の会社では、その事務をしているのは社長か総務の1人です。誰が何をどこまで見るかを先に決めておくほうが安全です。
Q. ひな形はどれを使えばいいですか。10人以上版と10人未満版の違いは大きいですか。 A. 別表3・別表4は、自社の人数に合う方を使ってください。10人未満版は区分が4つではなく3つで、産業保健業務従事者の行がありません。労働安全衛生規則12条の2により衛生推進者の選任義務が10人以上50人未満なので、10人未満の事業場には産業保健スタッフの選任義務が一つもない、という前提で作られています。加工の担い手も「地域産業保健センター等の事業場外資源を活用し」という書き方に差し替えられています。規程の本文（第1条〜第16条）は共通です。
Q. 産業医も保健師もいません。健康診断の結果を社長が全部見てもよいのですか。 A. 指針の小規模事業場の項は、②に分類される情報について「取扱規程に基づき適切に取り扱うことを条件に、取り扱う心身の状態の情報を制限せずに事業者自らが直接取り扱う方法」も考えられるとしています。条件は、取扱規程があり、それに沿って扱うことです。加工が必要な情報については、必要に応じて地域産業保健センター等の事業場外資源を活用することが想定されています。
Q. 衛生委員会がないので審議ができません。どうやって策定すればよいですか。 A. 50人未満の事業場には衛生委員会の設置義務がないので、労働安全衛生規則23条の2の「関係労働者の意見を聴くための機会」を使います。手引きは、安全衛生の委員会、労働者の常会、職場懇談会等を例に挙げています。既にある全員の集まりで案を見せて意見を聴き、日付・出席者・出た意見を記録に残しておく形で足ります。新しく委員会を設ける必要はありません。
Q. 厚生労働省のひな形をそのままコピーして使えますか。 A. 条文番号の差し替えが必要です。手引きは2019年3月公表で改訂版が出ておらず、引用されている個人情報保護法の番号は2022年4月施行の改正前のものです。第三者提供の制限は旧23条→現27条、要配慮個人情報の取得は旧17条2項→現20条2項、開示は旧28条→現33条などと変わっています。また参考1の通達抜粋にある「安衛法第104条の規定に基づき秘密の保持義務」は、現行では105条です。別表1に書かれている安全衛生法の条文番号（66条の7など）は情報の分類を決める根拠なので、こちらは消さずに残してください。
この記事は、中小企業の採用運用を支援する SaishiLu（運営：株式会社プラスメイト）が作成しています。本文中の指針・手引き・ひな形の引用は厚生労働省の公表資料により、条文は e-Gov 法令検索の現行法によります。制度の適用や個別の対応は、所轄の労働基準監督署・労働局や社会保険労務士にご確認ください。