11月になると、年末調整の書類と一緒に「来年分の扶養控除等申告書」を配ります。社員の顔ぶれも家族構成も去年とまったく同じ。それでも全員に、氏名・住所・マイナンバー・配偶者・子どもの生年月日まで、去年と一字一句同じことを書かせている——。10人、20人の会社でも、これは毎年けっこうな量の作業です。
ここで「前年と変わらない人は『異動なし』と書くだけでいい」という話を聞いたことがあるかもしれません。これは本当で、所得税法に根拠がある正式な手続きです。国税庁は「簡易な申告書」と呼んでいます。
ただ、「簡易」という名前から想像するほど、会社の事務が軽くなる制度ではありません。従業員が書く量が減る代わりに、前年の申告書を"現役の台帳"として持ち続ける仕事が、会社側に移ります。 書かせるのをやめた分、照合して保存する責任が増える——という形の制度です。
ここを知らずに「来年から全員簡易でいこう」と決めてしまうと、翌年の源泉徴収票を書く段階や、社員が1人辞めた段階で、参照すべき紙が見つからないという詰まり方をします。この記事では、出せる人・出せない人の線引きと、会社側に移る仕事を、条文と国税庁のFAQから順に整理します。
「簡易な申告書」の根拠は所得税法194条2項
まず、制度の形を押さえます。扶養控除等申告書そのものは所得税法194条1項が定めていて、「毎年最初に給与等の支払を受ける日の前日までに」提出するものです。1月の給与が最初になる会社なら、実務上は年末調整と同時に回収するあの紙です。
その次の2項が、簡易な申告書の条文です。
前項の規定による申告書を同項の給与等の支払者を経由して提出する場合において、当該申告書に記載すべき事項がその年の前年において当該支払者を経由して提出した同項の規定による申告書（その者が当該前年の中途において次項の規定による申告書を当該支払者を経由して提出した場合には、当該前年の最後に提出した同項の規定による申告書）に記載した事項と異動がないときは、居住者は、前項の規定により記載すべき事項に代えて当該異動がない旨を記載した同項の規定による申告書を提出することができる。
（所得税法194条2項）
長い条文ですが、読むべき点は3つです。
比較の相手は「前年に出した申告書」
「前年と異動がないとき」なので、比べる相手は同じ会社に前年提出した扶養控除等申告書です。他社に出したものや、本人の記憶ではありません。
ただし前年に異動申告書を出していたら、基準はそちら
条文の括弧書きがここを言っています。前年の途中で結婚・出生・離職などがあって異動申告書（194条3項の申告書）を出していた場合、比較の基準は「当該前年の最後に提出した」異動申告書です。年初に出した申告書ではありません。
これは実務でよく取り違えるところです。たとえば令和8年の7月に子どもが生まれて異動申告書を出した社員について、令和9年分を簡易で出してもらうなら、照合する相手は令和8年1月の申告書ではなく、7月の異動申告書になります。国税庁のFAQも、凡例でここを明示しています（簡易な扶養控除等申告書に関するFAQ、2-1）。
「従たる給与についての扶養控除等申告書」も対象
見落とされがちですが、簡易な申告書の対象は扶養控除等申告書だけではありません。FAQの1-1は、簡易化の対象として「給与所得者の扶養控除等申告書及び『従たる給与についての扶養控除等申告書』」の両方を挙げ、記載事項を条文に沿って列挙した後、こう書いています。
２以降の取扱いは、「従たる給与についての扶養控除等申告書」についても同様となります。
掛け持ちの社員から従たる給与の申告書を受けている会社は、こちらも簡易で受けられます。
出せない13項目——国税庁のチェックリスト
では「異動がない」とは具体的に何か。ここは国税庁が従業員向けのリーフレット（扶養控除等申告書の提出について、令和8年8月）でチェックリストにしています。1つでも当たれば簡易な申告書は使えず、全項目を記載した申告書が必要になります。令和8年8月版のチェック項目は13あります。
1. あなたや源泉控除対象配偶者、源泉控除対象親族などの住所又は居所が異動した 2. あなたや源泉控除対象親族などの氏名に変更があった 3. あなたや源泉控除対象配偶者、源泉控除対象親族などのマイナンバー（個人番号）に変更があった 4. 源泉控除対象配偶者や源泉控除対象親族、16歳未満の扶養親族（年少扶養親族）に新たに該当することとなる（又は該当しなくなる）人がいる 5. あなたが寡婦、ひとり親、勤労学生に該当することとなる（又は該当しなくなる） 6. あなたや同一生計配偶者、扶養親族が（特別）障害者に該当することとなる（又は該当しなくなる） 7. 源泉控除対象配偶者の所得の見積額が95万円超となる 8. 控除対象扶養親族や年少扶養親族、障害者である同一生計配偶者の所得の見積額が62万円超となる 9. 特定親族の所得の見積額が100万円超となる 10. 特定親族の所得の見積額が62万円以下となり、特定扶養親族に該当することとなる 11. 源泉控除対象親族の年齢の変動により控除の区分が変わる 12. 扶養控除の対象となる国外居住親族について、扶養控除の適用要件の区分が変わる 13. 年少扶養親族が16歳になり控除対象扶養親族（源泉控除対象親族）に該当することとなる
※ここでの「特定親族」は、生計を一にする親族のうち年齢19歳以上23歳未満で、その年中の所得の見積額が62万円超100万円以下の人をいいます（リーフレット注）。金額はいずれも、令和8年8月1日現在の法令等にもとづく令和9年分以後の取扱いです。
「増えたら異動」ではなく「変わったら異動」
このリストを配るときに、ひとこと添えたほうがいいのが10番です。特定親族の所得の見積額が62万円以下に"下がった"ケースですが、これも異動に当たります。区分が特定親族から特定扶養親族に移るからです。
同じ発想は4番にも入っています。FAQ 2-2の注も、わざわざ減る方向を名指ししています。
前年は源泉控除対象親族に該当していた親族が、本年は源泉控除対象親族に該当しない親族となる場合など、前年に提出した扶養控除等申告書に記載した事項について、本年は記載を要しなくなった場合は、異動があったものとなりますので、簡易な申告書を提出することはできません。
社員に「去年から増えた人はいますか」と聞くと、子どもが就職して扶養から外れた人は「増えていません」と答えます。聞き方は「去年の紙と1行でも違うところはありますか」でなければ拾えません。
所得の見積額が少し動いた人は、どう扱うか
ここがもっとも相談の多いところです。配偶者のパート収入は毎年多少変わります。そのたびに全項目を書き直させるのかというと、そうではありません。
FAQ 2-3は、その年と前年の両方で同じ区分に収まっているなら、異動がないものとして取り扱って差し支えないとしています。該当するのは次の5つで、カッコ内はFAQが挙げている例です。
| 区分 | 異動なしとして扱える範囲 | FAQの例 | | --- | --- | --- | | 源泉控除対象配偶者 | 所得の見積額が95万円以下 | 前年30万円（給与収入104万円）→本年40万円（給与収入114万円） | | 控除対象扶養親族・年少扶養親族 | 所得の見積額が62万円以下 | 前年35万円（給与収入109万円）→本年10万円（給与収入84万円） | | 障害者である同一生計配偶者 | 所得の見積額が62万円以下 | 前年20万円（給与収入94万円）→本年48万円（給与収入122万円） | | 控除対象扶養親族以外の源泉控除対象親族 | 所得の見積額が62万円超100万円以下 | 前年70万円（給与収入144万円）→本年90万円（給与収入164万円） | | 勤労学生控除の適用を受ける人 | 所得の見積額が89万円以下で、かつそのうち事業・給与・退職・雑以外の所得が10万円以下 | 前年60万円（給与収入134万円、懸賞賞金50万円）→本年65万円（給与収入139万円） |
つまり、金額が動いたかどうかではなく、区分の線をまたいだかどうかで見ます。線を一度も踏まなければ、見積額の数字が変わっていても簡易な申告書で出せます。
障害の等級は、またぐ線が1本だけある
FAQ 2-3の⑷は、障害の程度（等級）に変動があった場合も、原則として異動なしとして扱えるとしています。ただし除外があります。
（特別）障害者控除の対象となる人の障害の程度（等級）等に変動があった場合（障害の程度等に変動があり、特別障害者から障害者になる場合又は障害者から特別障害者になる場合を除きます。）
FAQが挙げている例で言えば、身体障害者手帳の等級が4級から3級になった場合は簡易で出せる。一方、3級から2級になった場合は、特別障害者に該当することになるため簡易では出せない。等級が1つ上がった、という事実だけでは判定できず、特別障害者の線をまたいだかどうかで分かれます。
年齢で異動になる6パターン
子どもの年齢は毎年必ず上がるので、ここは機械的に拾えます。FAQ 2-4が挙げているのは次の6つです。
1. 控除対象扶養親族の年齢が70歳に達し、老人扶養親族に該当することとなる場合 2. 控除対象扶養親族の年齢が19歳に達し、特定扶養親族に該当することとなる場合 3. 特定扶養親族の年齢が23歳に達し、特定扶養親族に該当しない控除対象扶養親族に該当することとなる場合 4. 特定親族の年齢が23歳に達し、源泉控除対象親族に該当しないこととなる場合 5. 年少扶養親族の年齢が16歳に達し、控除対象扶養親族に該当することとなる場合 6. 国外居住親族について扶養控除の適用を受けている場合で、年齢の変動により扶養控除の適用要件である年齢等の区分が変わる場合
16歳・19歳・23歳・70歳の4つが節目です。扶養親族の生年月日を持っている会社なら、来年中にこの4つの年齢に達する人を抽出すれば、「この人は簡易では出せません」というリストが先に作れます。配る前に会社側で当たりを付けておくと、回収後の差し戻しが減ります。
書き方——書くのは3つと、余白の1行
簡易な申告書の記載方法は、FAQ 3-1がこう定めています。
簡易な申告書を提出する人本人の氏名、住所又は居所及びマイナンバー（個人番号）を記載の上、前年に提出した扶養控除等申告書に記載した事項から異動がない旨を余白に記載する等して提出してください。
専用の様式はありません。その年分の扶養控除等申告書の用紙を使い、本人欄だけ埋めて、余白に異動がない旨を書く、という形です。
あわせてFAQは、会社がマイナンバーを記載した一定の帳簿を備えているときは、その記載をしなくてよいとしています。帳簿方式を採っている会社なら、実際に書いてもらうのは氏名と住所だけです。
従業員に配る案内文の例として、次のような形にすると迷いが減ります。
※記入例
【前年と同じ場合の書き方】
① 用紙の一番上の「あなたの氏名」「あなたの住所又は居所」を記入してください（マイナンバーは当社で帳簿を備えているため記入不要です）。
② 配偶者・扶養親族の欄は記入しないでください。
③ 用紙の余白に、次の一文を書いて押印または署名してください。
「前年に提出した扶養控除等申告書に記載した事項から異動はありません。」
④ 別紙のチェックリスト13項目に1つでも当てはまる方は、この簡易な方法は使えません。すべての欄を記入してご提出ください。
一方、従来どおりの書き方はこうなります。
※記入例（全部記載する場合）
氏名・住所・マイナンバー／源泉控除対象配偶者の氏名・個人番号・生年月日・所得の見積額／源泉控除対象親族の氏名・個人番号・生年月日・続柄・所得の見積額・区分（特定扶養親族／特定親族／老人扶養親族）／16歳未満の扶養親族／障害者・寡婦・ひとり親・勤労学生の該当欄……
減る量を見れば、従業員側の手間は確かに大きく減ります。問題は、その先です。
「書かなくていい」と「出さなくていい」は別のこと
ここが、解説記事であまり触れられていない分かれ目です。
簡易な申告書で省けるのは、申告書に記載する事項だけです。添付・提示する書類は省けません。 しかもこれは解釈ではなく、条文が括弧書きで名指ししています。
勤労学生の証明書類（194条4項）。
第一項又は前項の規定による申告書に勤労学生に該当する旨の記載をした居住者（第二項の規定により当該記載に代えて異動がない旨の記載をした居住者を含む。）で……これらの者に該当する旨を証する書類を提出し、又は提示しなければならない。
国外居住親族の親族関係書類（194条5項）。
第一項又は第三項の規定による申告書に第一項第七号に掲げる事項の記載をした居住者（第二項の規定により当該記載に代えて異動がない旨の記載をした居住者を含む。）は……当該記載がされた者……が当該居住者の親族に該当する旨を証する書類……を提出し、又は提示しなければならない。
どちらも「（第二項の規定により……異動がない旨の記載をした居住者を含む。）」がわざわざ入っています。つまり簡易な申告書を出した人も、毎年この書類を出すか見せるかしなければならないという読み方です。従業員向けリーフレットの注記も同じことを書いています。
勤労学生控除や国外居住親族について扶養控除等を受ける場合は、扶養控除等申告書の提出とは別に、証明書類を勤務先に提出又は提示する必要があります。
専修学校・各種学校の学生や認定職業訓練の訓練生の場合は、文部科学大臣または厚生労働大臣の証明書の写しと、その課程を履修していることの証明書の2点が必要です（FAQ 3-2）。国外居住親族は年齢等の区分に応じて、親族関係書類、留学ビザ等書類が必要になります（FAQ 3-3）。
国外居住親族がいる人は、年末調整でもう一度動く
さらにもう一段あります。国外居住親族について扶養控除等の適用を受けるときは、年末調整の際に扶養控除等申告書へ「生計を一にする事実」——つまりその年に送金等をした金額の合計額——を記載することになっています（194条6項）。ところが簡易な申告書には、その欄を書いていません。
FAQ 3-3は、この場面の手当てとして2つの方法を示しています。
① 当初提出した簡易な申告書を給与等の支払者から返却してもらい、国外居住親族の氏名及びその親族に送金等をした金額の合計額を追記（「生計を一にする事実」欄又は余白に記載）して再度提出する方法
② 国外居住親族への送金等をした金額の合計額を記載した扶養控除等申告書を別途提出する方法
①は、会社が一度受け取って保存している紙を本人に戻し、追記させて再提出させる、という手順です。保存している書類を年の途中で出し入れすることになるので、国外居住親族がいる社員については簡易を使わず、はじめから全部書いてもらうほうが事務は静かになります。ここは会社ごとの判断です。
会社側に移る3つの仕事
従業員の記入が減った分、会社側には次の3つが生じます。制度を入れる前に、この3つの置き場所を決めておく必要があります。
① 前年の申告書を「現役の台帳」として参照できる状態にする
FAQ 2-1の答えが、制度の核心を言っています。
給与等の支払者は、この簡易な申告書の提出を受けた場合には、前年に提出を受けた扶養控除等申告書に記載された事項がその簡易な申告書に記載されているものとして、源泉徴収事務を行うこととなります。
つまり簡易な申告書は、それ自体では源泉徴収の計算に使えません。前年の紙と組み合わせて初めて「申告内容」になります。だから同じ答えの注が、こう続きます。
給与等の支払者は、連年簡易な申告書の提出を受けた場合においても適正に源泉徴収事務を行うことができるよう、従業員の方から提出を受けた扶養控除等申告書を、システムを使用してその申告データを管理する又は書面でその申告書の管理をするなど、最後に提出を受けた簡易な申告書以外の扶養控除等申告書の内容を確認できるようにしておく必要があります。
3年続けて簡易で出した社員がいれば、計算の根拠は3年前の申告書です。その紙が年末調整の繁忙期にすぐ出てくるか——という話になります。
② 異動の有無を従業員に確認させる手段を用意する
「前年から異動がない」と書かせるには、前年に何を書いたかを本人に見せなければなりません。FAQ 2-5は、方法として次を挙げています。
- システム等を利用して、前年に提出を受けた申告書の申告データを従業員に確認してもらう方法 - 前年に提出を受けた申告書の写しを従業員に交付して確認してもらう方法
そして連年簡易な人には、「最後に提出を受けた簡易な申告書以外の扶養控除等申告書の記載内容」から異動がないかを確認してもらう必要がある、と付けています。給与システムに前年データの表示機能がない会社だと、人数分の写しを取って配る作業が毎年発生します。10人なら現実的ですが、ここは入れる前に一度試算したほうがいい部分です。
③ 保存——7年の起算と、7年を過ぎても捨てられない紙
扶養控除等申告書の保存期間は、提出期限の属する年の翌年1月10日の翌日から7年間です（国税庁 No.2503）。簡易な申告書も同じ扱いで、FAQ 5-1は提出期限を「毎年最初に給与等の支払を受ける日の前日」として、そこから起算すると書いています。
問題は、①で見たとおり計算の根拠が「最後に提出を受けた簡易な申告書以外の申告書」側にあることです。連年簡易が続けば、その紙は7年を越えていきます。FAQ 5-2は、この状態を前提にした問答になっています。
連年簡易な申告書の提出を受けている場合、源泉徴収票を作成する際などには、最後に提出を受けた簡易な申告書以外の扶養控除等申告書でその従業員の方のマイナンバー（個人番号）を確認することができますので、その確認のために、その申告書を保存している場合はマイナンバー（個人番号）のマスキング等の措置は必要ありません。
マスキングしなくてよい、という答えですが、裏返すと保存年限を過ぎてもマイナンバー入りの申告書を持ち続ける状態が想定されているということです。個人番号は保管できる期間が限られる情報なので、社内の文書管理規程や個人番号の取扱規程が「7年で廃棄」と一律に書かれていると、簡易な申告書の運用と噛み合わなくなります。制度を入れるなら、規程側に「源泉徴収事務の確認のために保存を継続する場合」の例外を書き足しておく必要があります。
源泉徴収票の「配偶者の合計所得」欄で詰まる
もう1か所、年末に効いてくるところがあります。簡易な申告書には配偶者の所得の見積額が書かれていないので、源泉徴収票の「配偶者の合計所得」欄の出どころがなくなります。
FAQ 5-3の答えは2段になっています。
- 原則：その年の「配偶者控除等申告書」を基に記載する - 退職等の理由により配偶者控除等申告書の提出を受けられなかった場合：最後に提出を受けた簡易な申告書以外の扶養控除等申告書に記載されている源泉控除対象配偶者の「所得の見積額」欄を基に記載する
年の途中で辞めた社員の源泉徴収票を作る場面が、ちょうどこの後者に当たります。配偶者控除等申告書は年末調整のときに回収するものなので、7月に辞めた人からは受け取っていません。このとき参照するのが、何年前のものかもしれない「最後の簡易でない申告書」です。退職手続きの流れの中でここを探すことになるので、①の台帳が整っていないと止まります。
年の途中で異動したら、簡易でも異動申告書は出す
簡易な申告書を出した後に異動があった場合は、通常どおり異動申告書を提出します。期限は年末ではなく、異動を生じた日後最初に給与等の支払を受ける日の前日までです（194条3項）。
FAQ 4-1は、このときの記載方法を会社の実務に合わせて選べるとしており、例として2つを挙げています。
① 異動月日及び異動事由を明らかにした上で該当する全ての事項を記載してもらう方法
② 給与等の支払者のシステム対応等の状況に応じて、異動があった事項だけを記載してもらう方法
②のほうが従業員は楽ですが、翌年の照合は「簡易な申告書＋異動分だけの異動申告書＋その前の全記載の申告書」の3枚を突き合わせる形になります。紙で管理している会社なら①、申告データをシステムで持てる会社なら②、という切り分けが素直です。
入れるかどうかを決める順番
ここまでを踏まえると、判断の順番はこうなります。
1. 前年の内容を本人に見せる手段があるか。 給与システムに前年データの表示機能があるなら、簡易は入れやすい。写しを配るしかないなら、配る手間と書かせる手間を比べてから決める。
2. 最後の「全部記載の申告書」を、年末調整と退職手続きの場ですぐ出せるか。 出せないなら、先にそこを整えるほうが順番として先です。
3. 全員一律にしない。 来年中に16歳・19歳・23歳・70歳に達する扶養親族がいる人、国外居住親族がいる人、勤労学生控除を受けている人は、はじめから全記載で回したほうが差し戻しも書類の出し入れも起きません。残りの人に簡易を案内する、という形が現実的です。
やりがちなNG
- 「前年と同じですか」と口頭で聞いて終わらせる。 本人は増減だけを見ます。チェックリスト13項目を紙で渡して、本人に当てさせる形にしないと、区分の移動は拾えません。 - 会社が代わりに「異動なし」と書く。 簡易な申告書は本人が提出するものです。会社が余白を埋めるものではありません。 - 文書管理規程を見ないまま導入する。 7年を越えて保存し続ける紙が出るため、個人番号の廃棄ルールと衝突します。 - 国外居住親族がいる人に簡易を勧める。 年末調整で申告書を返却・追記する手順が増えます。
自分の求人はどこでつまずくか
ここまでは、採ったあとの給与事務の話でした。前年と同じ顔ぶれで年を越せる会社は、それだけで一定の落ち着きがあります。一方で、同じ求人を出し続けているのに人が決まらず、毎年この書類の枚数が変わらない——という手前の詰まりもよく聞きます。
よくある質問（FAQ）
Q. 簡易な申告書に専用の様式はありますか。 A. ありません。その年分の扶養控除等申告書の用紙を使い、本人の氏名・住所又は居所・マイナンバーを記載したうえで、前年に提出した申告書から異動がない旨を余白に記載する等の方法で提出します（FAQ 3-1）。会社がマイナンバーを記載した一定の帳簿を備えているときは、マイナンバーの記載は不要です。
Q. 前年の途中で異動申告書を出した社員は、何と比べればよいですか。 A. 年初の申告書ではなく、前年の最後に提出した異動申告書と比べます。所得税法194条2項の括弧書きがこの基準を定めています。年の途中で結婚・出生・離職などがあった社員は、ここを取り違えると照合が合いません。
Q. 配偶者のパート収入が去年より増えました。簡易な申告書は使えませんか。 A. 源泉控除対象配偶者の所得の見積額が、その年と前年の両方で95万円以下に収まっているなら、異動がないものとして取り扱って差し支えないとされています（FAQ 2-3）。見積額が95万円を超える場合は、チェックリストの7番に当たるため全記載の申告書が必要です。
Q. 子どもが19歳になります。所得も住所も変わっていませんが、簡易で出せますか。 A. 出せません。控除対象扶養親族が19歳に達して特定扶養親族に該当することとなる場合は、異動があったものとされます（FAQ 2-4）。年齢の節目は16歳・19歳・23歳・70歳の4つで、扶養親族の生年月日から事前に抽出できます。
Q. 連年で簡易な申告書を受けていると、古い申告書は7年で廃棄してよいですか。 A. 源泉徴収事務の根拠が「最後に提出を受けた簡易な申告書以外の申告書」側にあるため、確認のために保存を続けることが前提になっています。この場合、マイナンバーのマスキング等の措置は必要ないとされています（FAQ 5-2）。社内の個人番号取扱規程が一律廃棄になっていると衝突するので、導入前に確認してください。
Q. 従たる給与についての扶養控除等申告書も簡易にできますか。 A. できます。FAQ 1-1は簡易化の対象として「従たる給与についての扶養控除等申告書」も挙げ、2以降の取扱いも同様としています。掛け持ちの社員から従たる給与の申告書を受けている会社は、同じ判定で運用できます。
この記事は、中小企業の採用運用を支援する SaishiLu（運営：株式会社プラスメイト）が作成しています。本文の条文は e-Gov 法令検索、取扱いは国税庁「簡易な扶養控除等申告書に関するFAQ」（令和8年8月改訂）・従業員向けリーフレット「扶養控除等申告書の提出について」・タックスアンサーによります。所得の見積額の金額は、令和8年8月1日現在の法令等にもとづく令和9年分以後の取扱いです。記入例・案内文はすべて自作の例で、実在の会社のものではありません。個別の判断は所轄の税務署または税理士にご確認ください。